Co robi urzędnik administracyjny?
Podstawowym zadaniem każdego urzędnika administracyjnego jest zarządzanie formalnościami i zadaniami personelu niezbędnymi do zapewnienia sprawnego funkcjonowania codziennych spraw. Tego rodzaju specjaliści są zwykle nieco wysoko postawieni i zazwyczaj oprócz pracy przy biurku mają obowiązki przywódcze. Większość korporacji i instytucji rządowych zatrudnia tego rodzaju ludzi, aby mieć pewność, że operacje wewnętrzne i funkcje biznesowe przebiegają tak, jak powinny. W prawie każdym kontekście praca obejmuje cztery główne funkcje: komunikację, koordynację, codzienne zadania administracyjne i planowanie długoterminowe.
Rola w korporacjach
Wielu najbardziej znanych urzędników administracyjnych pracuje w firmach. W dużych przedsiębiorstwach często działa cały dział zajmujący się sprawami administracyjnymi, a jego szefem jest oficer. Mniejsze organizacje zazwyczaj zatrudniają tego rodzaju specjalistów do pracy z innymi liderami w znacznie bardziej praktyczny sposób. W obu przypadkach centra pracy dotyczące zarządzania. Urzędnik administracyjny nadzoruje procesy i personel, aby upewnić się, że firma jest w stanie osiągnąć określone cele. Może to obejmować wszystko, od przypisywania projektów do pisania raportów i analizowania liczb wyjściowych. Wiele pracy jest „wewnętrznych”, co oznacza, że opiera się na papierowych raportach i archiwizacjach.
Stanowiska rządowe
Większość rządów potrzebuje także urzędników administracyjnych, choć świat tych specjalistów jest nieco inny. Zamiast pomagać firmie w osiąganiu własnych celów, zadaniem tej osoby jest uświadomienie opinii publicznej, jak radzą sobie wybrani lub mianowani liderzy. Może on również współpracować bezpośrednio z tymi liderami, aby upewnić się, że dotrzymują kroku. Zadanie wciąż koncentruje się na papierze i wymaga dużo pisania raportów i łamania liczb. Główną różnicą jest zamierzona publiczność i nadrzędny cel.
Komunikacja
Urzędnicy administracyjni zarówno w spółkach, jak i urzędach państwowych zwykle muszą się bardzo koncentrować na komunikacji. Ci specjaliści są zazwyczaj związani zarówno z wyższym kierownictwem, jak i personelem pierwszej linii, i do pewnego stopnia są odpowiedzialni za przekazywanie wiadomości w obie strony między tymi dwiema grupami. Cała komunikacja zazwyczaj musi być jasna, zwięzła i mieć profesjonalny ton. Umiejętność ustalenia, jakie informacje należy udostępnić, oraz najlepsza metoda komunikacji są zwykle bardzo ważne.
Koordynacja działań zespołu
Większość urzędników administracyjnych również skupi wiele uwagi na zbliżaniu różnych grup ludzi, albo w celu przygotowania konkretnych raportów lub uzyskania pewnych informacji o tym, jak się sprawy mają. Rodzaje działań i zespołów, które muszą być koordynowane, zależą od branży, funkcji biznesowej i ogólnych praktyk biznesowych. Na przykład w firmie usługowej funkcjonariusze mogą potrzebować koordynować lokalizacje techników, miejsca pracy i dostawy produktów. W praktyce medycznej praca może polegać na usprawnieniu przepływu informacji między pacjentami, przedstawicielami handlowymi, konsultantami i specjalistami medycznymi, którzy stanowią rdzeń praktyki.
Codzienne zadania administracyjne
Prawie każda organizacja ma również wiele mniejszych zadań, które mogą wydawać się przyziemne, ale muszą zostać ukończone, aby firma działała jak zwykle. Wiele z tych kwestii związanych jest z formalnościami, a większość z nich objęta jest głównym opisem stanowiska urzędnika. Obejmuje to płacenie rachunków, wystawianie faktur klientom, przetwarzanie otrzymanych płatności i tworzenie listy płac dla pracowników. Przekazy pieniężne do instytucji rządowych i innych agencji również muszą być wysyłane z odpowiednią dokumentacją uzupełniającą.
W małych firmach lub agencjach urzędnik często sam odpowiada za te zadania. Menedżerowie o wyższych kwalifikacjach często nie wykonują tego rodzaju zadań osobiście, zamiast tego wolą powierzyć je większej liczbie młodszych pracowników - ale zwykle pozostają odpowiedzialni za upewnienie się, że są wykonywane prawidłowo i terminowo. Gdy firma ma problem z rozliczeniami lub zalega z dużymi płatnościami, urzędnik administracyjny jest często jedną z pierwszych osób.
Rola planowania
Praca urzędnika administracyjnego zwykle stawia go w centrum wszystkich działań biznesowych, co daje ciekawą perspektywę na to, jak działa wiele różnych rzeczy. Firmy i rządy mogą szukać sposobów wykorzystania tego rodzaju podejścia „zobacz wszystko”, jeśli chodzi o planowanie w całej organizacji. Może to być tak proste, jak ustalenie rozsądnych celów na nadchodzący kwartał lub pomoc w opracowaniu strategii dla kampanii. Urzędnikowi administracyjnemu może zostać na przykład powierzone zadanie znalezienia większej przestrzeni dla organizacji, zaplanowania przeprowadzki i zaprojektowania przestrzeni roboczej, lub też zadanie polegające na ustaleniu, czego potrzebują obywatele, jeśli chodzi o coś konkretnego, na przykład o uldze podatkowej, a następnie szukaniu różne rozwiązania i możliwe poprawki.
Zdobycie pracy
Nie ma jednej listy tego, co trzeba zrobić, aby zostać urzędnikiem administracyjnym, częściowo ze względu na liczbę różnych możliwości. Wymagania dotyczące przywództwa w dużej korporacji są naprawdę różne od wymagań w małym biurze non-profit lub lokalnym urzędzie. Większość kandydatów ukończyła pomaturalne szkolenie z zakresu administracji lub zarządzania przedsiębiorstwem, co pokazuje ich sprytne podejście do wewnętrznych operacji i koordynacji personelu. Jednak poza wykształceniem podstawowym wiele pozostaje w gestii indywidualnej firmy.
Wielu pracodawców bardziej interesuje powiązane doświadczenie zawodowe niż kwalifikacje akademickie. Bardzo ważne jest doświadczenie w rozwiązywaniu problemów, zarządzaniu konfliktami i korzystaniu z systemów komputerowych. Bardzo przydatna może być również umiejętność radzenia sobie z presją, pracy w ograniczonym czasie i radzenia sobie ze sprzecznymi priorytetami. W większości przypadków dokładny przegląd konkretnego opisu stanowiska pracy jest najlepszym sposobem dla kandydatów, aby dowiedzieć się, czego konkretnie będzie potrzebować.
Unikanie zamieszania wśród administratorów pakietu Office
Nazwę stanowiska „urzędnika administracyjnego” można czasem łatwo pomylić z podobnie brzmiącymi stanowiskami „administrator biura” i „asystent biura administracyjnego”, chociaż zazwyczaj oba są zupełnie różne. Administrator biura lub asystent biurowy jest w zasadzie sekretarzem lub pracownikiem pomocy technicznej, który odgrywa bardzo młodą rolę w archiwizowaniu, odbieraniu telefonów i innych pracach administracyjnych na niskim poziomie. Oficerowie to częściej kadra kierownicza, którzy mają duże przeszkolenie i wiedzę specjalistyczną i działają bardziej jako liderzy niż kibice. Oba rodzaje zadań obejmują zarządzanie różnymi zadaniami w formie papierowej, tylko na bardzo różnych poziomach.