Co dělá administrativní pracovník?

Primárním úkolem jakéhokoli administrativního pracovníka je spravovat papírování a personální úkoly potřebné k zajištění hladkého fungování každodenního podnikání. Tito odborníci jsou obvykle poněkud vysoce postaveni a obvykle mají kromě své pracovní činnosti také vedoucí povinnosti. Většina společností a vládních subjektů zaměstnává tyto druhy lidí, aby pomohla zajistit, aby interní operace a obchodní funkce probíhaly tak, jak by měly. Téměř ve všech souvislostech má práce čtyři hlavní funkce: komunikaci, koordinaci, každodenní administrativní úkoly a dlouhodobé plánování.

Role v korporacích

Mnoho z nejznámějších administrativních pracovníků pracuje ve společnostech. Ve velkých podnicích je často celá divize věnována správním záležitostem a jako vedoucí slouží důstojník. Menší organizace obvykle najímají tohoto druhu profesionála, aby spolupracoval s ostatními vůdci mnohem praktičtěji. V obou případech se pracovní místa soustředí na řízení. Administrativní pracovník je pověřen dohledem nad procesy a zaměstnanci, aby se ujistil, že společnost je schopna splnit určité definované cíle. To může zahrnovat vše od přiřazení projektů k psaní zpráv a analýze výstupních čísel. Hodně práce je „interní“, což znamená, že je založeno na papírovém reportingu a podání.

Vládní pozice

Většina vlád také potřebuje administrativní úředníky, i když svět těchto profesionálů bývá poněkud odlišný. Místo toho, aby společnost pomohla splnit své vlastní cíle, je úkolem této osoby pomáhat veřejnosti informovat o tom, jak si zvolení nebo jmenovaní vedoucí vedou. Může také přímo spolupracovat s těmito vůdci, aby se ujistil, že zůstávají na dobré cestě. Úloha je stále velmi zaměřena na papír a vyžaduje mnoho zpráv a psaní čísel. Hlavním rozdílem je zamýšlené publikum a zastřešující cíl.

Sdělení

Administrativní pracovníci ve společnostech a úřadech vlády se obvykle musí hodně soustředit na komunikaci. Tito odborníci jsou obvykle spojeni jak s vrcholovým vedením, tak s pracovníky první linie, a do určité míry mají za úkol přinášet zprávy sem a tam mezi těmito dvěma skupinami. Veškerá komunikace musí být obvykle jasná, stručná a musí mít profesionální tón. Schopnost určit, jaké informace sdílet a nejlepší způsob, jak komunikovat, je obvykle velmi důležitá.

Koordinační týmové činnosti

Většina správních úředníků se také hodně zaměří na sdružování různých skupin lidí, ať už k vypracování konkrétních zpráv nebo k získání určitých informací o tom, jak se věci vyvíjejí. Typy činností a týmů, které musí být koordinovány, závisí na odvětví, obchodní funkci a celkových obchodních praktikách. Například ve společnosti poskytující služby může být potřeba koordinovat umístění techniků, místa výkonu práce a dodávky produktů. V lékařské praxi se práce může točit kolem zefektivnění toku informací mezi pacienty, obchodními zástupci, konzultanty a zdravotnickými profesionály, kteří tvoří jádro této praxe.

Denní administrativní úkoly

Téměř každá organizace má také spoustu menších úkolů, které se mohou zdát všední, ale musí být dokončeny, aby podnikání fungovalo jako obvykle. Hodně z toho souvisí s papírováním a většina z toho spadá pod hlavní popis práce úředníka. To zahrnuje placení účtů, vystavování faktur zákazníkům, zpracování přijatých plateb a vytváření mezd pro zaměstnance. Rovněž musí být zasílány peněžní prostředky vládě a jiným agenturám se správnou podpůrnou dokumentací.

V malých společnostech nebo agenturách je za tyto úkoly často odpovědný správní úředník. Vyšší výkonní manažeři často nedělají takové druhy úkolů osobně, raději místo toho, aby je delegovali na juniorské zaměstnance - ale obvykle zůstávají odpovědní za to, že jsou prováděny správně a včas. Když má společnost fakturační problém nebo zaostává při velkých platbách, je administrativní úředník často jedním z prvních viny.

Plánovací role

Práce správního úředníka ho obvykle staví do středu všech obchodních aktivit, což dává zajímavý pohled na to, jak mnoho různých věcí běží a funguje. Podniky a vlády mohou hledat způsoby, jak využít tohoto typu přístupu „vidět vše“, pokud jde o plánování celé organizace. To může být stejně jednoduché jako stanovení rozumných cílů pro nadcházející čtvrtletí nebo pomoc při strategizaci přístupu k kampani. Správní úředník může být obviněn z nalezení většího prostoru pro organizaci, plánování přesunu a navrhování pracovního prostoru, nebo může být pověřen zjišťováním, co občané potřebují, pokud jde o něco konkrétního, jako je daňová úleva, poté hledáním různá řešení a možné opravy.

Získání práce

Neexistuje jediný seznam toho, co je zapotřebí, aby se stal správním úředníkem, částečně kvůli tomu, kolik různých příležitostí existuje. Požadavky na vedení ve velké společnosti se opravdu liší od požadavků v malé neziskové nebo místní vládní kanceláři. Většina uchazečů absolvovala postsekundární školicí program v oblasti správy a řízení podniků, který prokazuje jejich důvtip, pokud jde o vnitřní operace a koordinaci personálu. Kromě základního vzdělání je však mnoho věcí ponecháno na jednotlivé společnosti.

Mnoho zaměstnavatelů se více zajímá o související pracovní zkušenosti než o akademické vzdělání. Zkušenosti s řešením problémů, řízení konfliktů a používání počítačových systémů jsou velmi důležité. Velmi užitečná může být také schopnost zvládat tlak, pracovat v časových omezeních a řešit konfliktní priority. Ve většině případů je pečlivé přezkoumání konkrétního popisu práce nejlepším způsobem, jak uchazeči zjistit, co konkrétní příležitost skutečně bude vyžadovat.

Vyhněte se záměně se správci Office

Název úlohy „administrativní úředník“ lze někdy snadno zaměnit s podobnými znějícími úkoly „správce kanceláře“ a „administrativní kancelářský asistent“, i když tyto dvě pozice jsou obvykle zcela odlišné. Administrativní pracovník nebo asistent úřadu je v podstatě tajemník nebo podpůrný personál, který hraje velmi mladou roli při podávání, odpovídání na telefony a další administrativní práci na nízké úrovni. Důstojníci jsou častěji vedoucí pracovníci, kteří mají hodně školení a odborných znalostí a fungují spíše jako vůdci než podporovatelé. Oba druhy úloh zahrnují správu různých úloh založených na papíru, jen na velmi rozdílných úrovních.