Co dělá administrativní úředník?

Primárním úkolem jakéhokoli administrativního důstojníka je řídit papírování a personální úkoly potřebné k zajištění hladce každodenního podnikání. Tyto druhy odborníků jsou obvykle poněkud vysoce postavené a obvykle mají kromě své práce na stole. Většina korporací a vládních subjektů zaměstnává tyto druhy lidí, aby pomohly zajistit, aby se interní operace a obchodní funkce děly tak, jak by měly. V téměř každém kontextu tato práce zahrnuje čtyři hlavní funkce: komunikace, koordinace, denní administrativní úkoly a dlouhodobé plánování.

Role v korporacích

Mnoho z nejznámějších administrativních úředníků pracuje ve společnostech. Ve velkých podnicích je často celá divize věnována administrativním záležitostem a důstojník slouží jako jeho hlava. Menší organizace obvykle najímají tento druh profesionála, aby spolupracovali s ostatními vůdci mnohem praktičtějším způsobem. V obou případech práce cvstupuje do řízení. Správní úředník má na starosti dohled nad procesy a personálem, aby se ujistil, že společnost je schopna splnit určité definované cíle. To může zahrnovat vše od přiřazení projektů až po psaní zpráv a analýzy výstupních čísel. Mnoho práce je „interní“, což znamená, že je založeno na hlášení a podání papíru.

vládní pozice

Většina vlád také potřebuje administrativní úředníky, ačkoli svět těchto odborníků má tendenci být poněkud odlišný. Spíše než pomoci společnosti splnit své vlastní cíle, úkolem této osoby je pomáhat sdělit veřejnosti, jak volí nebo jmenovaní vůdci dělají. Může také spolupracovat přímo s těmito vůdci, aby se ujistil, že zůstanou na správné cestě. Práce je stále velmi zaměřená na papír a zahrnuje spoustu psaní zpráv a drcení čísel. Hlavní rozdíl je zamýšlené publikum a tOn zastřešující cíl.

Komunikace

administrativní úředníci v obou společnostech a vládních úřadech se obvykle musí hodně soustředit na komunikaci. Tito odborníci jsou obvykle spojeni s vedoucím managementem i přední linií a do jisté míry jsou na starosti přinášení zpráv mezi těmito dvěma skupinami. Veškerá komunikace musí být obvykle jasná, stručná a mít profesionální tón. Schopnost určit, jaké informace sdílet a nejlepší metoda, ve které se má komunikovat, je obvykle velmi důležitá.

Koordinační aktivity týmu

Většina administrativních důstojníků se také zaměří také na svou pozornost na sdružování různých skupin lidí, buď k vytvoření konkrétních zpráv, nebo aby získala určité informace o tom, jak se věci děje. Typy aktivit a týmů, které musí být koordinovány, závisí na průmyslu, obchodní funkci a celkové obchodní praktiky. Například ve firmě služeb mohou důstojníci nEED pro koordinaci umístění techniků, pracovní místa a dodávky produktů. V lékařské praxi se práce může točit kolem zefektivnění informačního toku mezi pacienty, obchodními zástupci, konzultanty a zdravotnickými pracovníky, kteří tvoří jádro praxe.

Denní administrativní úkoly

Téměř každá organizace má také mnoho menších úkolů, které se mohou zdát světské, ale musí být dokončeny pro podnikání jako obvykle. Hodně z toho souvisí s papírováním a většina z nich spadá pod hlavní popis práce administrativního úředníka. To zahrnuje placení účtů, vydávání faktur zákazníkům, zpracování obdržených plateb a vytváření mezd pro zaměstnance. Remitence pro vládu a další agentury musí být také zaslány se správnou podpůrnou dokumentací.

V malých společnostech nebo agenturách má administrativní úředník často na starosti tyto úkoly. Vedoucí pracovníci s vyšším výkonem často nedělají tyto druhy úkolů osobně, str.Místo toho je odkazují na jejich delegování na více juniorských zaměstnanců - ale obvykle zůstávají zodpovědní za to, že jsou provedeny správně a včas. Když má společnost problém s fakturací nebo zaostává při velkých platbách, je administrativní důstojník často jedním z prvních lidí.

Plánovací role

Práce administrativního úředníka ho obvykle staví do centra všech obchodních aktivit, což dává zajímavou perspektivu, jak spousta různých věcí běží a funguje. Podniky a vlády mohou hledat způsoby využití tohoto druhu přístupu „vidět vše“, pokud jde o plánování celé organizace. To může být stejně jednoduché jako stanovení přiměřených cílů pro nadcházející čtvrtletí nebo pomoci strategizovat přístup k kampani. Administrativní úředník může být obviněn z nalezení většího prostoru pro organizaci, plánováním přesunu a například navrhování pracovního prostoru nebo může být za úkol zjistit, co občané potřebují, kdyžPřichází k něčemu konkrétnímu, jako je daňová úleva, poté hledána různá řešení a možné opravy.

Získání úlohy

Neexistuje žádný jediný seznam toho, co je zapotřebí k tomu, aby se stal administrativním důstojníkem, částečně kvůli tomu, kolik různých příležitostí existuje. Požadavky na vedení ve velké korporaci se skutečně liší od požadavků v malé neziskové nebo místní správě. Většina kandidátů dokončila postsekundární vzdělávací program v oboru Business Administration nebo Management, který prokazuje jejich důvtipný, pokud jde o vnitřní operace a personální koordinaci. Kromě základního vzdělávání je však hodně ponecháno na jednotlivé společnosti.

Mnoho zaměstnavatelů má větší zájem o související pracovní zkušenosti než akademické údaje. Zkušenosti s řešením problémů, řízení konfliktů a používání počítačových systémů je velmi důležité. Schopnost zvládnout tlak, pracovat v časových omezeních a řešit protichůdné priority může být velmi využívánataké pul. Ve většině případů je pečlivý přezkum konkrétního popisu práce nejlepším způsobem, jak uchazeči zjistit, co konkrétní příležitost skutečně bude vyžadovat.

Vyhýbání se zmatku se správci kanceláře

Název „administrativního referent“ může být někdy snadno zaměňovatelný s podobným znějícím „správcem kanceláří“ a „administrativním kancelářským asistentem“, i když oba jsou obvykle zcela odlišné. Správce kanceláře nebo kancelářský asistent je v podstatě tajemníkem nebo podpůrným zaměstnancem, který hraje velmi juniorskou roli při podání, odpovídání na telefony a další administrativní práci na nízké úrovni. Důstojníci jsou častěji vedoucí pracovníci, kteří mají hodně školení a odbornosti a fungují spíše jako vůdci než příznivci. Obě druhy úloh zahrnují správu různých papírových úkolů, jen na velmi odlišných úrovních.