Cosa fa un ufficiale amministrativo?
Il lavoro principale di qualsiasi ufficiale amministrativo è gestire le attività di scartoffie e personale necessarie per assicurarsi che gli affari quotidiani siano senza intoppi. Questi tipi di professionisti sono generalmente un po 'di alto livello e in genere hanno responsabilità di leadership oltre al lavoro della scrivania. La maggior parte delle società e delle entità governative impiegano questo tipo di persone per aiutare a garantire che le operazioni interne e le funzioni aziendali stiano avvenendo nel modo che dovrebbero. In quasi ogni contesto, il lavoro prevede quattro funzioni principali: comunicazione, coordinamento, compiti amministrativi quotidiani e pianificazione a lungo termine.
Ruolo nelle corporazioni
Molti dei funzionari amministrativi più noti lavorano nelle aziende. Nelle grandi imprese, c'è spesso un'intera divisione dedicata agli affari amministrativi e l'ufficiale funge da capo. Le organizzazioni più piccole in genere assumono questo tipo di professionista per lavorare insieme ad altri leader in un modo molto più pratico. In entrambi i casi, il lavoro Centra in gestione. Il funzionario amministrativo è incaricato di supervisionare i processi e il personale per assicurarsi che la società sia in grado di raggiungere determinati obiettivi definiti. Ciò può comportare tutto, dall'assegnazione di progetti alla scrittura di report e all'analisi dei numeri di output. Gran parte del lavoro è "interno", il che significa che è basato sul reporting e sull'archiviazione della carta.
Posizioni governative
La maggior parte dei governi ha anche bisogno di funzionari amministrativi, sebbene il mondo di questi professionisti tende a essere in qualche modo diverso. Piuttosto che aiutare un'azienda a raggiungere i propri obiettivi, il compito di questa persona è aiutare a trasmettere al pubblico come stanno facendo i leader eletti o nominati. Lui o lei può anche lavorare direttamente con quei leader per assicurarsi che rimangano in pista. Il lavoro è ancora molto incentrato su carta e comporta un sacco di report-scrittura e scricchiolio dei numeri. La differenza principale è il pubblico previsto e tHa un obiettivo generale.
Comunicazione
I funzionari amministrativi sia nelle società che negli uffici governativi di solito devono concentrarsi molto sulla comunicazione. Questi professionisti sono generalmente collegati al personale senior management e di prima linea e in una certa misura sono incaricati di portare avanti e indietro i messaggi tra questi due gruppi. Tutta la comunicazione in genere deve essere chiara, concisa e avere un tono professionale. La capacità di determinare quali informazioni condividere e il metodo migliore in cui comunicare è generalmente molto importante.
Coordinando le attività del team
La maggior parte degli ufficiali amministrativi concentrerà anche molta della loro attenzione nel riunire diversi gruppi di persone, per produrre rapporti specifici o per ottenere determinate informazioni su come stanno andando le cose. I tipi di attività e team che devono essere coordinati dipendono dal settore, dalla funzione aziendale e dalle pratiche commerciali generali. Ad esempio, in una società di servizi, i funzionari possono NEED per coordinare le posizioni dei tecnici, i siti di lavoro e le consegne del prodotto. In una pratica medica, il lavoro può ruotare attorno alla razionalizzazione del flusso di informazioni tra pazienti, rappresentanti di vendita, consulenti e professionisti medici che costituiscono il nucleo della pratica.
Attività amministrative quotidiane
Quasi ogni organizzazione ha anche molti compiti più piccoli che possono sembrare banali ma devono essere completati affinché le aziende possano funzionare come al solito. Molto di questo è legato alle scartoffie e la maggior parte rientra nella principale descrizione del lavoro del funzionario amministrativo. Ciò include il pagamento delle bollette, l'emissione di fatture ai clienti, i pagamenti di elaborazione ricevuti e la creazione di stipendi per il personale. Le rimesse al governo e ad altre agenzie devono essere inviate anche con la corretta documentazione di supporto.
In piccole aziende o agenzie, l'ufficiale amministrativo è spesso responsabile di questi compiti. I dirigenti più alti non svolgono spesso questo tipo di compiti, PFacendo invece riferimento per delegarli a più staff junior, ma di solito rimangono responsabili di assicurarsi che vengano eseguiti correttamente e in tempo. Quando un'azienda ha un problema di fatturazione o non è in ritardo con i pagamenti importanti, l'ufficiale amministrativo è spesso una delle prime persone incolpate.
Ruolo di pianificazione
Il lavoro dell'ufficiale amministrativo di solito lo mette al centro di tutte le attività commerciali, il che offre una prospettiva interessante su come gestiscono e operano molte cose diverse. Le imprese e i governi possono cercare modi per sfruttare questo tipo di approccio "vedere tutto" quando si tratta di pianificazione a livello di organizzazione. Questo può essere semplice come stabilire obiettivi ragionevoli per un prossimo trimestre o contribuire a strategie per una campagna. Un ufficiale amministrativo può essere accusato di trovare uno spazio più ampio per l'organizzazione, pianificare la mossa e progettare l'area di lavoro, ad esempio, o può essere incaricato di capire di cosa hanno bisogno i cittadini quandoSi tratta di qualcosa di specifico come lo sgravio fiscale, quindi alla ricerca di soluzioni diverse e possibili correzioni.
Ottenere il lavoro
Non esiste un singolo elenco di ciò che serve per diventare un ufficiale amministrativo, in parte a causa di quante diverse opportunità ci sono. I requisiti per la leadership in una grande società sono davvero diversi da quelli di un piccolo ufficio no profit o del governo locale. La maggior parte dei candidati ha completato un programma di formazione post-secondario nell'amministrazione aziendale o nella gestione, che dimostra il loro esperto quando si tratta di operazioni interne e coordinamento del personale. Oltre all'istruzione di base, tuttavia, molto è lasciato alla singola azienda.
Molti datori di lavoro sono più interessati all'esperienza lavorativa correlata rispetto alle credenziali accademiche. Esperienza di risoluzione dei problemi, gestire i conflitti e utilizzare sistemi informatici è molto importante. La capacità di gestire la pressione, lavorare sotto vincoli di tempo e affrontare priorità contrastanti può essere molto utilizzataFul anche. Nella maggior parte dei casi, un'attenta revisione di una particolare descrizione del lavoro è il modo migliore per i candidati di capire cosa richiederà effettivamente un'opportunità specifica.
Evitare la confusione con gli amministratori dell'ufficio
Il titolo professionale del "responsabile amministrativo" a volte può essere facile da confondere con i lavori "Amministratore dell'ufficio" dal suono simile e "Assistente amministrativo dell'ufficio amministrativo", sebbene i due siano generalmente abbastanza diversi. Un amministratore o assistente di ufficio è sostanzialmente un segretario o uno staff di supporto che svolge un ruolo molto junior nel deposito, rispondendo ai telefoni e altri lavori amministrativi di basso livello. I funzionari sono più spesso dirigenti che hanno molta formazione e competenza e funzionano più come leader che sostenitori. Entrambi i tipi di posti di lavoro coinvolgono la gestione di diversi compiti basati su carta, solo a livelli molto diversi.