Cosa fa un funzionario amministrativo?
Il compito principale di qualsiasi funzionario amministrativo è quello di gestire le pratiche burocratiche e il personale necessarie per garantire che le attività quotidiane si svolgano senza intoppi. Questi tipi di professionisti sono di solito un po 'di alto livello e in genere hanno responsabilità di leadership oltre al loro lavoro di scrivania. La maggior parte delle società e degli enti governativi impiegano questo tipo di persone per assicurarsi che le operazioni interne e le funzioni aziendali stiano avvenendo nel modo in cui dovrebbero. In quasi tutti i contesti, il lavoro prevede quattro funzioni principali: comunicazione, coordinamento, attività amministrative quotidiane e pianificazione a lungo termine.
Ruolo nelle società
Molti dei più noti funzionari amministrativi lavorano nelle aziende. Nelle grandi aziende, c'è spesso un'intera divisione dedicata agli affari amministrativi e l'ufficiale ne è il capo. Le organizzazioni più piccole di solito assumono questo tipo di professionisti per lavorare al fianco di altri leader in un modo molto più pratico. In entrambi i casi, il lavoro è incentrato sulla gestione. Il responsabile amministrativo è responsabile della supervisione dei processi e del personale per assicurarsi che la società sia in grado di raggiungere determinati obiettivi definiti. Ciò può comportare qualsiasi cosa, dall'assegnazione di progetti alla scrittura di report e all'analisi dei numeri di output. Gran parte del lavoro è "interno", il che significa che si basa su rapporti cartacei e archiviazione.
Posizioni governative
La maggior parte dei governi ha anche bisogno di funzionari amministrativi, anche se il mondo di questi professionisti tende a essere leggermente diverso. Piuttosto che aiutare un'azienda a raggiungere i propri obiettivi, il lavoro di questa persona è di aiutare a comunicare al pubblico come stanno andando i leader eletti o nominati. Lui o lei può anche lavorare direttamente con quei leader per assicurarsi che rimangano sulla buona strada. Il lavoro è ancora molto incentrato sulla carta e comporta un sacco di stesura di rapporti e scricchiolii di numeri. La differenza principale è il pubblico previsto e l'obiettivo generale.
Comunicazione
I funzionari amministrativi di entrambe le società e gli uffici governativi di solito devono concentrarsi molto sulla comunicazione. Questi professionisti di solito sono collegati sia al senior management che al personale di prima linea e, in una certa misura, hanno il compito di portare avanti e indietro i messaggi tra questi due gruppi. Tutte le comunicazioni in genere devono essere chiare, concise e avere un tono professionale. La capacità di determinare quali informazioni condividere e il metodo migliore in cui comunicare è di solito molto importante.
Coordinamento delle attività del team
La maggior parte dei funzionari amministrativi focalizzerà inoltre gran parte della loro attenzione sull'unione di diversi gruppi di persone, sia per produrre report specifici sia per ottenere determinate informazioni su come stanno andando le cose. I tipi di attività e team che devono essere coordinati dipendono dal settore, dalla funzione aziendale e dalle pratiche commerciali generali. Ad esempio, in una società di servizi, i funzionari potrebbero dover coordinare le posizioni dei tecnici, i siti di lavoro e le consegne dei prodotti. In una pratica medica, il lavoro può ruotare intorno alla semplificazione del flusso di informazioni tra pazienti, rappresentanti di vendita, consulenti e professionisti medici che costituiscono il nucleo della pratica.
Attività amministrative quotidiane
Quasi ogni organizzazione ha anche molte attività più piccole che possono sembrare banali ma devono essere completate affinché le attività possano funzionare normalmente. Molto di questo è legato alle pratiche burocratiche e la maggior parte rientra nella descrizione del lavoro principale dell'ufficiale amministrativo. Ciò include il pagamento di fatture, l'emissione di fatture ai clienti, l'elaborazione dei pagamenti ricevuti e la creazione di buste paga per il personale. Anche le rimesse al governo e ad altre agenzie devono essere inviate con la documentazione giustificativa corretta.
Nelle piccole aziende o agenzie, il responsabile amministrativo è spesso responsabile di questi compiti da solo. I dirigenti di alto livello spesso non svolgono personalmente questo tipo di compiti, preferendo invece delegarli a personale più giovane, ma di solito rimangono responsabili per assicurarsi che vengano svolti correttamente e in tempo. Quando un'azienda ha un problema di fatturazione o rimane indietro con pagamenti importanti, il responsabile amministrativo è spesso una delle prime persone accusate.
Ruolo di pianificazione
Il lavoro dell'ufficiale amministrativo di solito lo pone al centro di tutte le attività commerciali, il che fornisce una prospettiva interessante su come molte cose diverse funzionano e funzionano. Le aziende e i governi possono cercare modi per sfruttare questo tipo di approccio "vedi tutto" quando si tratta di pianificazione a livello di organizzazione. Questo può essere semplice come stabilire obiettivi ragionevoli per un trimestre in arrivo o aiutare a strategare un approccio per una campagna. Un funzionario amministrativo può essere incaricato di trovare uno spazio più ampio per l'organizzazione, pianificare la mossa e progettare l'area di lavoro, ad esempio, o può essere incaricato di capire di cosa hanno bisogno i cittadini quando si tratta di qualcosa di specifico come uno sgravio fiscale, quindi cercare diverse soluzioni e possibili correzioni.
Ottenere il lavoro
Non esiste un unico elenco di ciò che serve per diventare un funzionario amministrativo, in parte a causa di quante diverse opportunità ci sono. I requisiti per la leadership in una grande azienda sono davvero diversi da quelli di un piccolo ufficio governativo senza scopo di lucro o locale. La maggior parte dei candidati ha completato un programma di formazione post-secondaria in amministrazione aziendale o gestione, che dimostra la propria competenza in termini di operazioni interne e coordinamento del personale. Al di là dell'istruzione di base, tuttavia, molto è lasciato alla singola azienda.
Molti datori di lavoro sono più interessati all'esperienza lavorativa correlata che alle credenziali accademiche. L'esperienza nella risoluzione dei problemi, nella gestione dei conflitti e nell'uso dei sistemi informatici è molto importante. Anche la capacità di gestire la pressione, lavorare con vincoli temporali e gestire priorità contrastanti può essere molto utile. Nella maggior parte dei casi, un'attenta revisione di una particolare descrizione del lavoro è il modo migliore per i candidati di capire quale opportunità specifica sarà effettivamente richiesta.
Evitare la confusione con gli amministratori di Office
Il titolo di lavoro di "funzionario amministrativo" a volte può essere facile da confondere con i simili lavori di "amministratore dell'ufficio" e "assistente di ufficio amministrativo", sebbene i due siano di solito abbastanza diversi. Un amministratore di ufficio o un assistente di ufficio è fondamentalmente un segretario o una persona del personale di supporto che svolge un ruolo molto minore nell'archiviazione, nella risposta ai telefoni e in altri lavori amministrativi di basso livello. Gli ufficiali sono più spesso dirigenti che hanno molta formazione e competenza e funzionano più come leader che come sostenitori. Entrambi i tipi di lavoro comportano la gestione di diversi compiti cartacei, solo a livelli molto diversi.