Was macht ein Verwaltungsbeamter?

Die Hauptaufgabe eines Verwaltungsbeamten besteht darin, die Papier- und Personalarbeiten zu erledigen, die für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts erforderlich sind. Diese Art von Fachleuten ist normalerweise etwas hochrangig und hat normalerweise zusätzlich zu ihrer Schreibtischarbeit Führungsverantwortung. Die meisten Unternehmen und staatlichen Stellen beschäftigen diese Art von Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass die internen Abläufe und Geschäftsfunktionen so ablaufen, wie sie sollten. In fast jedem Kontext umfasst der Job vier Hauptfunktionen: Kommunikation, Koordination, tägliche Verwaltungsaufgaben und langfristige Planung.

Rolle in Unternehmen

Viele der bekanntesten Verwaltungsbeamten arbeiten in Unternehmen. In großen Unternehmen gibt es oft eine ganze Abteilung, die sich mit Verwaltungsangelegenheiten befasst, und der Offizier ist dessen Leiter. Kleinere Unternehmen stellen in der Regel einen solchen Fachmann ein, um viel praxisnaher mit anderen Führungskräften zusammenzuarbeiten. In beiden Fällen konzentriert sich der Job auf das Management. Der Verwaltungsbeamte ist für die Überwachung der Prozesse und des Personals verantwortlich, um sicherzustellen, dass das Unternehmen bestimmte definierte Ziele erreichen kann. Dies kann alles umfassen, von der Zuweisung von Projekten über das Erstellen von Berichten bis hin zur Analyse von Ausgabenummern. Ein Großteil der Arbeit ist „intern“, was bedeutet, dass die Berichterstattung und Archivierung in Papierform erfolgt.

Regierungspositionen

Die meisten Regierungen brauchen auch Verwaltungsbeamte, obwohl die Welt dieser Fachleute etwas anders ist. Anstatt einem Unternehmen zu helfen, seine eigenen Ziele zu erreichen, besteht die Aufgabe dieser Person darin, der Öffentlichkeit zu vermitteln, wie sich gewählte oder ernannte Führungskräfte verhalten. Er oder sie kann auch direkt mit diesen Führungskräften zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass sie auf dem richtigen Weg bleiben. Der Job ist immer noch sehr papierorientiert und erfordert viel Schreiben von Berichten und Zahlenverarbeitung. Der Hauptunterschied ist das angestrebte Publikum und das übergeordnete Ziel.

Kommunikation

Verwaltungsbeamte in Unternehmen und Behörden müssen sich in der Regel stark auf die Kommunikation konzentrieren. Diese Fachkräfte sind in der Regel sowohl mit leitenden Angestellten als auch mit Mitarbeitern an vorderster Front verbunden und in gewisser Weise dafür verantwortlich, Nachrichten zwischen diesen beiden Gruppen hin und her zu bringen. Jede Kommunikation muss in der Regel klar, präzise und professionell sein. In der Regel ist es sehr wichtig zu bestimmen, welche Informationen weitergegeben werden sollen und auf welche Weise am besten kommuniziert werden kann.

Teamaktivitäten koordinieren

Die meisten Verwaltungsbeamten konzentrieren sich auch darauf, verschiedene Personengruppen zusammenzubringen, um entweder spezifische Berichte zu erstellen oder bestimmte Informationen über den Stand der Dinge zu erhalten. Die Arten von Aktivitäten und Teams, die koordiniert werden müssen, hängen von der Branche, der Geschäftsfunktion und den allgemeinen Geschäftspraktiken ab. In einem Dienstleistungsunternehmen müssen die Mitarbeiter beispielsweise möglicherweise die Standorte der Techniker, Einsatzorte und Produktlieferungen koordinieren. In einer medizinischen Praxis dreht sich die Aufgabe möglicherweise darum, den Informationsfluss zwischen Patienten, Vertriebsmitarbeitern, Beratern und medizinischen Fachkräften, die den Kern der Praxis ausmachen, zu optimieren.

Tägliche administrative Aufgaben

Fast jede Organisation hat auch viele kleinere Aufgaben, die banal erscheinen, aber erst erledigt werden müssen, damit das Geschäft wie gewohnt läuft. Ein Großteil davon hängt mit dem Papierkram zusammen, und der Großteil fällt unter die Hauptberufsbeschreibung des Verwaltungsbeamten. Dies umfasst das Bezahlen von Rechnungen, das Ausstellen von Rechnungen an Kunden, das Verarbeiten empfangener Zahlungen und das Erstellen von Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter. Überweisungen an Behörden und andere Stellen müssen ebenfalls mit den korrekten Belegen versandt werden.

In kleinen Unternehmen oder Agenturen ist der Verwaltungsbeamte häufig selbst für diese Aufgaben verantwortlich. Führungskräfte mit höheren Kompetenzen erledigen solche Aufgaben nicht oft persönlich, sondern delegieren sie lieber an mehr Nachwuchskräfte. In der Regel sind sie jedoch weiterhin dafür verantwortlich, dass sie ordnungsgemäß und pünktlich erledigt werden. Wenn ein Unternehmen ein Abrechnungsproblem hat oder bei größeren Zahlungen in Verzug gerät, wird der Verwaltungsbeamte häufig als einer der ersten beschuldigt.

Planungsrolle

Die Arbeit des Verwaltungsbeamten stellt ihn normalerweise in den Mittelpunkt aller Geschäftstätigkeiten, was eine interessante Perspektive darauf gibt, wie viele verschiedene Dinge ablaufen und funktionieren. Unternehmen und Regierungen suchen möglicherweise nach Wegen, um diese Art von „Alles-Sehen“ -Ansatz für die organisationsweite Planung zu nutzen. Dies kann so einfach sein, wie vernünftige Ziele für ein bevorstehendes Quartal festzulegen oder einen Ansatz für eine Kampagne zu strategisieren. Ein Verwaltungsbeamter kann beauftragt werden, einen größeren Raum für die Organisation zu finden, den Umzug zu planen und beispielsweise den Arbeitsbereich zu gestalten, oder er muss herausfinden, was die Bürger brauchen, wenn es um bestimmte Dinge wie Steuererleichterungen geht, und dann suchen verschiedene Lösungen und mögliche Lösungen.

Den Job bekommen

Es gibt keine einheitliche Liste der Voraussetzungen, um Verwaltungsbeamter zu werden, was zum Teil daran liegt, wie viele verschiedene Möglichkeiten bestehen. Die Anforderungen an die Führung in einem großen Unternehmen unterscheiden sich grundlegend von denen in einem kleinen gemeinnützigen oder lokalen Regierungsbüro. Die meisten Kandidaten haben ein postsekundäres Schulungsprogramm in Betriebswirtschaft oder Unternehmensführung absolviert, das zeigt, dass sie in Bezug auf interne Abläufe und Personalkoordinierung versiert sind. Über die Grundausbildung hinaus bleibt jedoch viel dem einzelnen Unternehmen überlassen.

Viele Arbeitgeber sind mehr an verwandten Berufserfahrungen interessiert als an akademischen Zeugnissen. Erfahrung in der Lösung von Problemen, im Umgang mit Konflikten und in der Verwendung von Computersystemen ist sehr wichtig. Die Fähigkeit, mit Druck umzugehen, unter Zeitbeschränkungen zu arbeiten und mit widersprüchlichen Prioritäten umzugehen, kann ebenfalls sehr nützlich sein. In den meisten Fällen ist eine sorgfältige Prüfung einer bestimmten Stellenbeschreibung der beste Weg, um herauszufinden, was eine bestimmte Gelegenheit tatsächlich erfordert.

Verwechslungen mit Office-Administratoren vermeiden

Die Berufsbezeichnung "Verwaltungsangestellter" kann manchmal leicht mit den ähnlich klingenden Berufen "Verwaltungsangestellter" und "Verwaltungsangestellter" verwechselt werden, obwohl die beiden in der Regel sehr unterschiedlich sind. Ein Bürokaufmann oder eine Bürokauffrau ist im Grunde eine Sekretärin oder eine Hilfsperson, die eine sehr untergeordnete Rolle bei der Einreichung, Beantwortung von Telefonanrufen und anderen Verwaltungsaufgaben auf niedriger Ebene spielt. Offiziere sind häufiger Führungskräfte, die über viel Schulung und Fachwissen verfügen und eher als Führungskräfte als als Unterstützer fungieren. Beide Arten von Jobs beinhalten die Verwaltung verschiedener papierbasierter Aufgaben auf sehr unterschiedlichen Ebenen.