¿Qué hace un asistente ejecutivo?
Un asistente ejecutivo dedica su carrera a ayudar a un funcionario corporativo, generalmente proporcionando una combinación de asesoramiento profesional y apoyo administrativo. Si bien las responsabilidades asociadas con el trabajo varían según la cultura que prevalece en una compañía determinada, hay algunas tareas básicas que todos los asistentes realizan. La mayoría de estos están relacionados con el trabajo de secretaría, la programación y la gestión de contactos. Muchos ejecutivos tratan a sus asistentes como sus personas favoritas para ideas, recomendaciones y ayuda confidencial, y ayudan con todo, desde la fotocopia hasta las sesiones informativas.
jerarquía
Las empresas con asistentes ejecutivos generalmente asignan un asistente por ejecutivo. El asistente es responsable de manejar tareas delegadas por el ejecutivo que se desempeña como su supervisor inmediato. En muchos casos, los asistentes tienen escritorios fuera de las oficinas de sus ejecutivos, para ser lo más accesibles posible.
Asistentes ejecutivos típicoy respuesta a solo su nombre Superior. Actúan como el confidente y el ayudante de oficina de esta persona. Cualquier cosa que el ejecutivo necesita, el asistente lo hace. Pueden acompañar su ejecutivo a las reuniones de negocios, y están a cargo de conocer detalles sobre otros asistentes. Dependiendo de las necesidades del ejecutivo, los asistentes también pueden aparecer en viajes corporativos. En esta capacidad, el asistente suele ser responsable de administrar el horario del ejecutivo, organizar reuniones y garantizar que haya leído el material informativo correcto y esté listo para hacer las presentaciones o comentarios necesarios.
deberes administrativos
No todo sobre el trabajo es tan glamoroso como los viajes y las reuniones de alto perfil. Muchas de las tareas cotidianas de un asistente ejecutivo son de naturaleza clerical. Los asistentes suelen ser responsables de manejar el papeleo de su superior. Esto incluye correo, correspondencias entre oficinas yPresentación básica. También se puede pedir al asistente que administre un calendario, realizando un seguimiento de los horarios de las reuniones, los nombramientos oficiales y los contactos importantes.
Requisitos de gestión
Dependiendo de la estructura y el tamaño de la empresa, un asistente ejecutivo puede tener uno o más asistentes suyos para ayudar con la carga de trabajo. Estos son típicamente secretarios o más asociados de nivel de entrada. El asistente ejecutivo suele ser responsable de administrar sus tareas y delegarles las tareas según sea necesario.
En la mayoría de los casos, el ejecutivo corporativo tiene poco o nada sobre la estructura secretarial que presenta su asistente. Las decisiones sobre disciplina, recomendaciones y aumentos a menudo se dejan a discreción del asistente, a menudo en consulta con el departamento de recursos humanos de la compañía.
Entrenamiento y experiencia
La obtención de un trabajo de asistente ejecutivo generalmente requiere una combinación de capacitación y experiencia práctica. En genRAL, los ejecutivos esperan que sus asistentes sean expertos en políticas y procedimientos de la empresa, así como competentes con las funciones básicas de la oficina. No es inusual que un empleado se convierta en asistente ejecutivo después de trabajar en otro puesto dentro de la estructura de la empresa. Muchos secretarios de nivel inferior, por ejemplo, avanzan al estado del asistente ejecutivo después de varios años de un fuerte desempeño laboral.
La mayoría de las empresas prefieren que los asistentes tengan un grado de algún tipo. Los cursos de gestión, recursos humanos o incluso sociología pueden ser beneficiosos, pero generalmente simplemente tener un título en algo es suficiente. Los gerentes de contratación corporativa a menudo ven la educación universitaria como más una marca de prestigio e intelecto general que como una fuente de conocimiento específico relacionado con el trabajo.
Esto no quiere decir que se requiere un título universitario para convertirse en asistente ejecutivo. En muchos casos, la experiencia es más importante que la educación formal. Si bien puede ser difícil ser contratado en la EEl nivel XECUTIVO inmediatamente después de la escuela secundaria, alguien con solo un diploma de escuela secundaria que ha pasado varios años trabajando como miembro del personal de apoyo en un entorno corporativo puede ser el candidato más convincente. Las empresas a menudo están más interesadas en qué tan bien un candidato puede realizar el trabajo que las escuelas nombradas en un currículum.
prestigio y beneficios
Los asistentes ejecutivos generalmente se consideran algo de élite, al menos cuando se trata de apoyar al personal. Tienden a tener privilegios no compartidos por otros asistentes administrativos, tanto en términos de recursos como de salario. En algunas compañías, un asistente ejecutivo con una larga tenencia puede ser elegible para participar en programas de pensiones u otras ventajas que no están disponibles para los empleados en puestos menores.
Relación con asistentes personales
En algunos casos, los asistentes ejecutivos también pueden realizar ciertas tareas personales, como recoger la limpieza en seco o hacer arreglos de vacaciones para una mascota familiar. Estos no son normales JoB Obligaciones, sin embargo. La mayoría de las veces, este tipo de trabajos no oficiales son tareas de un asistente personal. Puede ser fácil confundir asistentes personales y ejecutivos, aunque el trabajo que hacen es técnicamente distinto. El único papel oficial de un asistente ejecutivo es ayudar a un superior a tener éxito en el trabajo. Un asistente personal, por otro lado, generalmente es responsable de ayudar a una persona importante a organizar su vida en general, tanto personal como profesionalmente.