Wat doet een uitvoerend assistent?
Een uitvoerend assistent wijdt zijn of haar carrière aan het helpen van een bedrijfsfunctionaris, meestal door een combinatie van professioneel advies en administratieve ondersteuning. Hoewel de verantwoordelijkheden van het werk variëren, afhankelijk van de cultuur die heerst in een bepaald bedrijf, zijn er enkele basistaken die alle assistenten uitvoeren. De meeste hiervan houden verband met secretarieel werk, planning en contactbeheer. Veel leidinggevenden behandelen hun assistenten als hun go-to mensen voor ideeën, aanbevelingen en vertrouwelijke hulp, en ze helpen met alles, van fotokopiëren tot persbriefings.
Hiërarchie
Bedrijven met uitvoerende assistenten wijzen doorgaans één assistent per leidinggevende toe. De assistent is verantwoordelijk voor de afhandeling van taken die worden gedelegeerd door de leidinggevende die optreedt als zijn of haar directe supervisor. In veel gevallen hebben assistenten bureaus net buiten de kantoren van hun leidinggevenden, zodat ze zo toegankelijk mogelijk zijn.
Uitvoerende assistenten beantwoorden meestal alleen hun benoemde meerdere. Ze fungeren als vertrouwenspersoon en kantoorhelper van deze persoon. Alles wat de leidinggevende moet doen, doet de assistent. Ze kunnen hun leidinggevende vergezellen naar zakelijke bijeenkomsten en zijn belast met het kennen van details over andere aanwezigen. Afhankelijk van de behoeften van de leidinggevende, kunnen assistenten ook meegaan op zakenreizen. In deze hoedanigheid is de assistent meestal verantwoordelijk voor het beheren van het schema van de leidinggevende, het organiseren van vergaderingen en ervoor zorgen dat hij of zij het juiste briefingmateriaal heeft gelezen en klaar is om de nodige presentaties of opmerkingen te maken.
Administratieve taken
Niet alles aan het werk is zo glamoureus als reizen en spraakmakende vergaderingen. Veel van de dagelijkse taken van een uitvoerend assistent zijn administratief van aard. Assistenten zijn meestal verantwoordelijk voor het papierwerk van hun leidinggevende. Dit omvat post, correspondentie tussen kantoren en basisarchivering. De assistent kan ook worden opgeroepen om een kalender te beheren, vergadertijden, officiële afspraken en belangrijke contacten bij te houden.
Beheervereisten
Afhankelijk van de structuur en de grootte van het bedrijf, kan een uitvoerend assistent een of meer eigen medewerkers hebben om te helpen met de werklast. Dit zijn meestal secretaresses of meer administratieve medewerkers op instapniveau. De uitvoerend assistent is meestal verantwoordelijk voor het beheren van hun taken en het delegeren van opdrachten aan hen indien nodig.
In de meeste gevallen heeft de directeur weinig tot geen zeggenschap over de secretariële structuur die zijn of haar assistent heeft opgezet. Beslissingen over discipline, complimenten en loonsverhogingen worden vaak overgelaten aan het oordeel van de assistent, vaak in overleg met de personeelsafdeling van het bedrijf.
Training en ervaring
Het beveiligen van een uitvoerend assistent-functie vereist meestal een combinatie van training en praktische ervaring. Over het algemeen verwachten leidinggevenden dat hun assistenten experts zijn in bedrijfsbeleid en -procedures en dat ze bekwaam zijn in elementaire kantoorfuncties. Het is niet ongebruikelijk dat een medewerker uitvoerend assistent wordt nadat hij in een andere functie binnen de bedrijfsstructuur heeft gewerkt. Veel secretaresses op een lager niveau gaan bijvoorbeeld over naar de status van uitvoerend assistent na enkele jaren van sterke taakprestaties.
De meeste bedrijven geven er de voorkeur aan dat assistenten een bepaalde graad hebben. Cursussen in management, human resources of zelfs sociologie kunnen nuttig zijn, maar meestal is het voldoende om een diploma te behalen. Personeelsmanagers beschouwen universiteitsopleiding vaak als een teken van prestige en algeheel intellect dan als een bron van specifieke werkgerelateerde kennis.
Dit wil echter niet zeggen dat een universitair diploma vereist is om een uitvoerend assistent te worden. In veel gevallen is ervaring belangrijker dan formeel onderwijs. Hoewel het misschien moeilijk is om direct na de middelbare school aangenomen te worden op directieniveau, is iemand met alleen een middelbare schooldiploma die een aantal jaren als ondersteunend personeel in een zakelijke omgeving heeft gewerkt de meest aantrekkelijke kandidaat. Bedrijven zijn vaak meer geïnteresseerd in hoe goed een kandidaat het werk kan uitvoeren dan de scholen die op een cv staan vermeld.
Prestige en voordelen
Executive assistants worden meestal als een beetje elite beschouwd, tenminste als het gaat om ondersteunend personeel. Ze hebben meestal privileges die niet worden gedeeld door andere administratieve assistenten, zowel in termen van middelen als salaris. In sommige bedrijven kan een uitvoerend assistent met een lange ambtstermijn in aanmerking komen om deel te nemen aan pensioenprogramma's of andere voordelen die niet beschikbaar zijn voor werknemers in mindere functies.
Relatie met persoonlijke assistenten
In sommige gevallen kunnen uitvoerende assistenten ook bepaalde persoonlijke taken uitvoeren, zoals het ophalen van een stomerij of het regelen van vakantie voor een huisdier. Dit zijn echter geen normale werkverplichtingen. Meestal zijn dit soort niet-kantoorbanen taken van een persoonlijke assistent. Het kan gemakkelijk zijn om persoonlijke en uitvoerende assistenten te verwarren, hoewel het werk dat zij doen technisch verschillend is. De enige officiële rol van een uitvoerend assistent is om een superieur op het werk te helpen. Aan de andere kant is een persoonlijke assistent meestal verantwoordelijk voor het helpen van een belangrijk persoon om zijn of haar leven in het algemeen te organiseren, zowel persoonlijk als professioneel.