Hvad gør en udøvende assistent?
En udøvende assistent afsætter sin karriere til at hjælpe en virksomhedstjenestemand, normalt ved at give en kombination af professionel rådgivning og administrativ support. Mens ansvaret forbundet med arbejdet varierer afhængigt af den kultur, der hersker i en given virksomhed, er der et par basale opgaver, som alle assistenter udfører. De fleste af disse er relateret til sekretærarbejde, planlægning og kontaktadministration. Mange ledere behandler deres assistenter som deres gå til folk for ideer, henstillinger og fortrolig hjælp, og de hjælper med alt fra fotokopiering til presse briefinger.
Hierarki
Virksomheder med eksekutivassistenter tildeler typisk en assistent pr. Direktør. Assistenten er ansvarlig for håndtering af opgaver, der er delegeret af den udøvende, der fungerer som hans eller hendes øjeblikkelige vejleder. I mange tilfælde har assistenter skriveborde lige uden for deres lederes kontorer for at være så tilgængelige som muligt.
Executive assistenter svarer typisk kun til deres navngivne overordnede. De fungerer som denne persons fortrolige og kontorhjælper. Alt, hvad den udøvende har brug for, gør assistenten. De kan ledsage deres direktør til forretningsmøder og er ansvarlige for at vide detaljer om andre deltagere. Afhængig af lederens behov kan assistenter også komme med på forretningsrejser. I denne egenskab er assistenten normalt ansvarlig for at styre den udøvende tidsplan, arrangere møder og sikre, at han eller hun har læst det rigtige orienteringsmateriale og er klar til at komme med eventuelle nødvendige præsentationer eller bemærkninger.
Præsterer
Ikke alt ved jobbet er lige så glamorøst som rejser og højprofilerede møder. Mange af en administrerende assistents daglige opgaver er gejstlige. Assistenter er normalt ansvarlige for håndtering af deres overordnede papirarbejde. Dette inkluderer mail, korrespondencer på kontoret og grundlæggende arkivering. Assistenten kan også opfordres til at styre en kalender, holde styr på mødetider, officielle aftaler og vigtige kontakter.
Ledelseskrav
Afhængigt af virksomhedens struktur og størrelse kan en udøvende assistent have en eller flere egne assistenter til at hjælpe med arbejdsbyrden. Det drejer sig typisk om sekretærer eller flere tilknytningspligtige på entry-level. Den udøvende assistent er normalt ansvarlig for at styre deres opgaver og delegere opgaver til dem efter behov.
I de fleste tilfælde har koncerndirektøren ringe eller ingen mening om den sekretærstruktur, som hans eller hendes assistent opretter. Beslutninger om disciplin, ros og hævninger overlades ofte til assistentens skøn, ofte i samråd med virksomhedens personaleafdeling.
Træning og oplevelse
At sikre et udøvende assistentjob kræver typisk en kombination af træning og praktisk erfaring. Generelt forventer ledere, at deres assistenter er eksperter i virksomhedens politikker og procedurer samt dygtige med grundlæggende kontorfunktioner. Det er ikke usædvanligt, at en medarbejder bliver administrerende assistent efter at have arbejdet i en anden stilling inden for virksomhedsstrukturen. Mange sekretærer på lavere niveau går for eksempel til status som administrerende assistent efter flere års stærk jobydelse.
De fleste virksomheder foretrækker, at assistenter har en grad af en eller anden type. Kursusarbejde i ledelse, menneskelige ressourcer eller endda sociologi kan være en fordel, men som regel er det nok at holde en grad i noget . Virksomheds ansættelsesledere betragter ofte universitetsuddannelse som mere et mærke af prestige og overordnet intellekt end som en kilde til specifik jobrelateret viden.
Dette er ikke at sige, at en college grad er krævet for at blive en udøvende assistent, dog. I mange tilfælde er erfaring vigtigere end formel uddannelse. Selvom det kan være svært at blive ansat på udøvende niveau umiddelbart efter gymnasiet, kan en med kun et gymnasiumseksamen, der har tilbragt et antal år arbejde som et medlem af supportpersonale i en virksomhedsindstilling, være den mest overbevisende kandidat. Virksomheder er ofte mere interesserede i, hvor godt en kandidat kan udføre jobbet end de skoler, der er navngivet på en CV.
Prestige og fordele
Eksekutivassistenter betragtes normalt som noget elite, i det mindste når det kommer til supportpersonale. De har en tendens til at have privilegier, der ikke deles af andre administrative assistenter, både med hensyn til ressourcer og løn. I nogle virksomheder kan en administrerende assistent med en lang periode være berettiget til at deltage i pensionsprogrammer eller andre frynsegoder, som ikke er tilgængelige for ansatte i mindre stillinger.
Forhold til personlige assistenter
I nogle tilfælde kan eksekutivassistenter også udføre visse personlige opgaver, såsom at afhente renseri eller arrangere ferieordninger for et familiekæledyr. Dette er dog ikke normale jobforpligtelser. Det meste af tiden er disse former for ikke-kontoropgaver en personlig assistent. Det kan være let at forveksle personlige assistenter, men det arbejde, de udfører, er teknisk adskilt. En udøvende assistents eneste officielle rolle er at hjælpe en overlegen succes på jobbet. En personlig assistent er derimod normalt ansvarlig for at hjælpe en vigtig person med at organisere sit liv generelt, både personligt og professionelt.