エグゼクティブアシスタントは何をしますか？

エグゼクティブアシスタントは、通常、専門的なアドバイスと管理サポートの組み合わせを提供することにより、企業の役人を支援することにキャリアを捧げます。作業に関連する責任は、特定の企業で優先する文化によって異なりますが、すべてのアシスタントが実行するいくつかの基本的なタスクがあります。これらのほとんどは、秘書の仕事、スケジューリング、および連絡先管理に関連しています。多くの幹部は、アシスタントをアイデア、推奨、秘密のヘルプのために彼らの頼りになる人々として扱い、コピーからプレスブリーフィングまで、あらゆるものを支援します。

階層

エグゼクティブアシスタントを持つ企業は、通常、エグゼクティブごとに1人のアシスタントを割り当てます。アシスタントは、即時の監督者を務める幹部によって委任されたタスクを処理する責任があります。多くの場合、アシスタントは、可能な限りアクセスできるように、幹部のオフィスのすぐ外に机を持っています。

典型的なエグゼクティブアシスタントy指名された上司だけに答えます。彼らはこの人の親友とオフィスのヘルパーとして行動します。エグゼクティブが必要とすることは何でも、アシスタントはそうします。彼らはエグゼクティブをビジネス会議に同行する可能性があり、他の参加者の詳細を知ることを担当しています。エグゼクティブのニーズに応じて、アシスタントは企業旅行にも登場する場合があります。この能力において、アシスタントは通常、エグゼクティブのスケジュールを管理し、会議を手配し、適切なブリーフィング資料を読んで、必要なプレゼンテーションや発言をする準備ができていることを確認します。

事務義務

仕事に関するすべてが旅行や著名な会議ほど魅力的ではありません。エグゼクティブアシスタントの日々のタスクの多くは、本質的に事務的です。アシスタントは通常、上司の書類を処理する責任があります。これには、メール、オフィス間の対応、および基本的な提出。アシスタントは、カレンダーを管理し、会議時間、公式の任命、および重要な連絡先を追跡することも求められる場合があります。

管理要件

会社の構造とサイズに応じて、エグゼクティブアシスタントには、ワークロードを支援するために自分のアシスタントが1人以上のアシスタントを持つ場合があります。 これらは通常、秘書またはより多くのエントリーレベルの事務員です。エグゼクティブアシスタントは通常、タスクを管理し、必要に応じて課題を委任する責任があります。

ほとんどの場合、企業の幹部は、彼または彼女のアシスタントが設定する秘書の構造についてほとんど、またはまったく発言していません。規律、称賛、および昇給に関する決定は、多くの場合、会社の人事部門と協議して、アシスタントの裁量に任されています。

トレーニングと経験

エグゼクティブアシスタントの仕事を確保するには、通常、トレーニングと実際の経験の組み合わせが必要です。 遺伝子でRAL、幹部は、アシスタントが会社のポリシーと手順の専門家であり、基本的なオフィス機能に熟練することを期待しています。 従業員が会社の構造内で別の職位で働いた後、エグゼクティブアシスタントになることは珍しいことではありません。 たとえば、多くの下位レベルの秘書は、数年にわたる強力な仕事のパフォーマンスの後、エグゼクティブアシスタントステータスに進みます。

ほとんどの企業は、アシスタントがある程度のタイプを保持することを好みます。管理、人事、または社会学のコースワークは有益ですが、通常は何かで学位を取得するだけで十分です。企業の雇用マネージャーは、大学教育を特定の職務関連の知識の源泉としてよりも、名声と全体的な知性のマークと見なすことがよくあります。

これは、大学の学位がエグゼクティブアシスタントになるために必要であると言うことではありません。 多くの場合、経験は正式な教育よりも重要です。 eで雇われるのは難しいかもしれませんが高校の直後のXecutiveレベル、企業環境でサポートスタッフのメンバーとして長年働いてきた高校の卒業証書を持っている人は、最も説得力のある候補者かもしれません。多くの場合、企業は、履歴書に名前が付けられた学校よりも、候補者が仕事をどれだけうまく実行できるかに関心があることがよくあります。

威信と利点

エグゼクティブアシスタントは、少なくともサポートスタッフに関しては、通常、ややエリートと見なされます。彼らは、リソースと給与の両方で、他の管理アシスタントが共有しない特権を持っている傾向があります。一部の企業では、長期の在職期間を持つエグゼクティブアシスタントが、より少ないポジションの従業員が利用できない年金プログラムまたはその他の特典に参加する資格がある場合があります。

パーソナルアシスタントとの関係

場合によっては、エグゼクティブアシスタントは、ドライクリーニングの拾い上げや家族のペットの休暇の手配など、特定の個人的な義務を果たすこともあります。これらは普通のJoではありませんしかし、B義務。ほとんどの場合、これらの種類の非オフィスジョブは、パーソナルアシスタントのタスクです。個人的なアシスタントとエグゼクティブアシスタントを混乱させるのは簡単ですが、彼らが行う仕事は技術的には異なります。エグゼクティブアシスタントの唯一の公式の役割は、優れた人が仕事で成功するのを支援することです。一方、パーソナルアシスタントは、通常、重要な人が個人的にも職業的にも自分の人生を一般的に組織するのを支援する責任があります。