エグゼクティブアシスタントは何をしますか？

エグゼクティブアシスタントは、通常、専門家のアドバイスと管理サポートを組み合わせて提供することにより、企業の役人を支援することに自分のキャリアを捧げます。 仕事に関連する責任は、特定の会社で普及している文化によって異なりますが、すべてのアシスタントが実行するいくつかの基本的なタスクがあります。 これらのほとんどは、秘書業務、スケジューリング、連絡先管理に関連しています。 多くの幹部は、アイデア、推奨事項、および機密のヘルプを求めて、アシスタントを頼りにしている人々として扱い、コピーから記者会見までのすべてを支援します。

階層

エグゼクティブアシスタントを持つ企業は通常、エグゼクティブごとに1人のアシスタントを割り当てます。 アシスタントは、直属の上司として機能するエグゼクティブによって委任されたタスクを処理する責任があります。 多くの場合、アシスタントは、できるだけアクセスしやすいように、エグゼクティブのオフィスのすぐ外にデスクを持っています。

エグゼクティブアシスタントは通常、指定された上司にのみ回答します。 彼らは、この人の親友でありオフィスヘルパーです。 エグゼクティブが行う必要のあることはすべて、アシスタントが行います。 彼らは、経営幹部をビジネス会議に同行させ、他の出席者の詳細を知る責任を負います。 幹部のニーズに応じて、アシスタントは出張にも同行する場合があります。 この能力では、アシスタントは通常、エグゼクティブのスケジュールの管理、会議の手配、適切なブリーフィング資料を読み、必要なプレゼンテーションや発言を行う準備ができていることを確認する責任があります。

事務職

仕事についてのすべてが旅行や有名な会議ほど魅力的というわけではありません。 エグゼクティブアシスタントの日々のタスクの多くは、本質的に事務的なものです。 アシスタントは通常、上司の書類を処理する責任があります。 これには、メール、社内連絡、および基本的なファイリングが含まれます。 また、アシスタントは、カレンダーの管理、会議時間、公式の予定、重要な連絡先の管理を依頼される場合があります。

管理要件

会社の構造と規模に応じて、エグゼクティブアシスタントは、ワークロードを支援するために、1人以上の自分のアシスタントを持っている場合があります。 これらは通常、秘書または初級レベルの事務職員です。 通常、エグゼクティブアシスタントは、タスクを管理し、必要に応じてタスクを割り当てます。

ほとんどの場合、企業幹部は、アシスタントが設定する秘書の構造についてほとんど何も言いません。 規律、表彰、昇給に関する決定は、多くの場合、会社の人事部と相談しながら、アシスタントの裁量に委ねられます。

トレーニングと経験

エグゼクティブアシスタントの仕事を確保するには、通常、トレーニングと実務経験の組み合わせが必要です。 一般的に、エグゼクティブは、アシスタントが会社のポリシーと手順の専門家であり、基本的なオフィス機能に精通していることを期待しています。 従業員が会社構造内の別のポジションで働いた後にエグゼクティブアシスタントになることは珍しいことではありません。 たとえば、多くの下位レベルの秘書は、数年間の強力な職務遂行の後、エグゼクティブアシスタントステータスに進みます。

ほとんどの企業は、アシスタントがある程度の種類を持っていることを好みます。 管理、人事、または社会学のコースワークは有益な場合がありますが、通常は単に何かの学位を保持するだけで十分です。 企業の採用マネージャーは、大学教育を特定の職務に関連する知識の源としてではなく、名声と全体的な知性の印と見なすことがよくあります。

ただし、これは、大学の学位がエグゼクティブアシスタントになるために必要だということではありません。 多くの場合、正式な教育よりも経験が重要です。 高校卒業直後に役員レベルで採用するのは難しいかもしれませんが、高校の卒業証書しか持っていない人は、企業環境でサポートスタッフのメンバーとして何年も働いていますが、最も有力な候補者になるかもしれません。 企業は多くの場合、履歴書に記載されている学校よりも、候補者が仕事をどれだけうまく遂行できるかに関心があります。

威信と利点

エグゼクティブアシスタントは、通常、少なくともサポートスタッフに関しては、ある程度エリートと見なされます。 リソースと給与の両方の点で、他の管理アシスタントと共有されていない特権を持っている傾向があります。 一部の企業では、長期在職中のエグゼクティブアシスタントが、年金プログラムまたはより低い地位にある従業員が利用できない他の特典に参加する資格がある場合があります。

パーソナルアシスタントとの関係

場合によっては、エグゼクティブアシスタントがドライクリーニングを拾ったり、家族のペットの休暇の手配をするなど、特定の個人的な義務を果たすこともあります。 ただし、これらは通常の職務上の義務ではありません。 ほとんどの場合、この種の非オフィスジョブはパーソナルアシスタントのタスクです。 個人的なアシスタントとエグゼクティブアシスタントを混同することは簡単ですが、彼らが行う仕事は技術的に異なります。 エグゼクティブアシスタントの唯一の公式な役割は、上司が仕事で成功するのを助けることです。 一方、パーソナルアシスタントは、通常、重要な人物が個人的および職業的に一般的に自分の人生を整理するのを支援する責任があります。