Co dělá výkonný asistent?

Výkonný asistent věnuje svou kariéru pomoci podnikovému úředníkovi, obvykle poskytováním kombinace profesionálního poradenství a administrativní podpory. Zatímco povinnosti spojené s prací se liší v závislosti na kultuře, která převládá v dané společnosti, existuje několik základních úkolů, které všichni asistenti vykonávají. Většina z nich souvisí se sekretářskou prací, plánováním a správou kontaktů. Mnoho vedoucích pracovníků považuje své asistenty za své lidi, kteří jdou za nápady, doporučeními a důvěrnou pomocí, a pomáhají se vším od kopírování po tiskové briefingy.

Hierarchie

Společnosti s výkonnými asistenty obvykle přidělí jednoho asistenta na manažera. Asistent je zodpovědný za zpracování úkolů, které jsou delegovány exekutivou, která slouží jako jeho přímý nadřízený. V mnoha případech mají asistenti stoly těsně před kancelářemi svých vedoucích, aby byli co nejvíce přístupní.

Výkonní asistenti obvykle odpovídají pouze svému nadřízenému. Působí jako důvěrník a pomocník této osoby. Asistent cokoli potřebuje, asistent dělá. Mohou doprovázet svého jednatele na obchodních jednáních a mají na starosti znát podrobnosti o dalších účastnících. V závislosti na potřebách exekutivy se mohou asistenti účastnit i firemních cest. V této funkci je asistent obvykle zodpovědný za řízení harmonogramu výkonného orgánu, za organizování schůzek a za to, že si přečetl ten správný materiál pro briefing a je připraven učinit jakékoli potřebné prezentace nebo poznámky.

Administrativní povinnosti

Ne všechno o práci je tak okouzlující jako cestování a setkání na vysoké úrovni. Mnoho každodenních úkolů výkonného asistenta má administrativní povahu. Asistenti jsou obvykle zodpovědní za zpracování papírování svého nadřízeného. To zahrnuje poštu, mezioborové korespondence a základní podání. Asistent může být rovněž vyzván, aby spravoval kalendář, sledoval časy schůzek, oficiální schůzky a důležité kontakty.

Požadavky na správu

V závislosti na struktuře a velikosti společnosti může mít výkonný asistent jednoho nebo více vlastních asistentů, kteří mu pomohou s pracovní zátěží. Tito jsou typicky sekretáři nebo více vstupních administrativních spolupracovníků. Výkonný asistent je obvykle zodpovědný za řízení svých úkolů a delegování úkolů na ně podle potřeby.

Ve většině případů má výkonný ředitel jen málo nebo vůbec co říci o struktuře sekretariátu, kterou nastaví jeho asistent. Rozhodnutí o disciplíně, pochvaly a zvýšení jsou často ponechána na uvážení asistenta, často po konzultaci s personálním oddělením společnosti.

Školení a zkušenosti

Zajištění zaměstnání asistenta manažera obvykle vyžaduje kombinaci školení a praktických zkušeností. Vedoucí pracovníci obecně očekávají, že jejich asistenti budou odborníky na firemní politiky a postupy a budou také zdatní se základními kancelářskými funkcemi. Není neobvyklé, že se zaměstnanec stane výkonným asistentem poté, co pracoval na jiné pozici ve struktuře společnosti. Mnoho tajemníků nižší úrovně například postupuje do postavení výkonného asistenta po několika letech silného pracovního výkonu.

Většina společností dává přednost tomu, aby asistenti měli nějaký stupeň. Kurz v oblasti řízení, lidských zdrojů nebo dokonce sociologie může být prospěšný, ale obvykle stačí držet titul v něčem . Firemní náboroví manažeři často považují vysokoškolské vzdělávání za spíše známku prestiže a celkového intelektu než za zdroj specifických znalostí souvisejících s prací.

Neznamená to však, že vysokoškolský titul se vyžaduje, aby se stal výkonným asistentem. V mnoha případech jsou zkušenosti důležitější než formální vzdělávání. I když může být obtížné najmout si na exekutivní úrovni ihned po ukončení střední školy, nejsnadnějším uchazečem může být někdo s maturitou, který strávil několik let prací jako podpůrný personál v podnikovém prostředí. Společnosti se často zajímají o to, jak dobře uchazeč může vykonávat práci, než školy uvedené na životopisu.

Prestige a výhody

Výkonní asistenti jsou obvykle považováni za poněkud elitní, alespoň pokud jde o podpůrný personál. Mají sklon mít výsady, které nesdílejí ostatní administrativní asistenti, a to jak z hlediska zdrojů, tak mzdy. V některých společnostech může být výkonný asistent s dlouhým funkčním obdobím způsobilý účastnit se penzijních programů nebo jiných výhod, které nejsou zaměstnancům k dispozici na nižších pozicích.

Vztah k osobním asistentům

V některých případech mohou výkonní asistenti vykonávat také určité osobní povinnosti, jako je vyzvednutí čistírny nebo uzavření prázdnin pro rodinné mazlíčky. Nejedná se však o běžné pracovní povinnosti. Většinu času jsou tyto druhy ne kancelářských úkolů úkolem osobního asistenta. Může být snadné zaměnit osobní a výkonné asistenty, i když jejich práce je technicky odlišná. Jedinou oficiální úlohou výkonného asistenta je pomáhat nadřízenému uspět v práci. Na druhé straně osobní asistent je obvykle zodpovědný za pomoc důležité osobě zorganizovat svůj život obecně, a to jak osobně, tak profesionálně.