Was macht eine Assistentin der Geschäftsleitung?
Ein Assistent der Geschäftsleitung widmet sich in seiner beruflichen Laufbahn der Unterstützung eines Unternehmensmitarbeiters, in der Regel durch eine Kombination aus professioneller Beratung und administrativer Unterstützung. Während die mit der Arbeit verbundenen Aufgaben von der jeweiligen Unternehmenskultur abhängen, gibt es einige grundlegende Aufgaben, die alle Assistenten ausführen. Die meisten davon beziehen sich auf Sekretariatsarbeiten, Terminplanung und Kontaktverwaltung. Viele Führungskräfte behandeln ihre Assistenten als Ansprechpartner für Ideen, Empfehlungen und vertrauliche Hilfe und unterstützen sie bei allen Fragen, vom Fotokopieren bis zur Pressekonferenz.
Hierarchie
Unternehmen mit Assistenten der Geschäftsführung weisen in der Regel einen Assistenten pro Geschäftsführung zu. Der Assistent ist für die Abwicklung von Aufgaben verantwortlich, die von der Führungskraft delegiert werden, die als deren unmittelbarer Vorgesetzter fungiert. In vielen Fällen haben Assistenten Schreibtische direkt vor den Büros ihrer Führungskräfte, um so gut wie möglich erreichbar zu sein.
Assistenten der Geschäftsleitung antworten in der Regel nur auf ihren benannten Vorgesetzten. Sie fungieren als Vertraute und Bürohelfer dieser Person. Alles, was die Führungskraft tun muss, erledigt die Assistentin. Sie können ihre Führungskraft zu Geschäftstreffen begleiten und sind dafür verantwortlich, Einzelheiten zu anderen Teilnehmern zu erfahren. Je nach Bedarf der Geschäftsleitung können Assistenten auch auf Geschäftsreisen mitreisen. In dieser Funktion ist der Assistent in der Regel dafür verantwortlich, den Zeitplan der Führungskraft zu verwalten, Besprechungen zu arrangieren und sicherzustellen, dass er oder sie das richtige Briefing-Material gelesen hat und bereit ist, erforderliche Präsentationen oder Bemerkungen abzugeben.
Geistliche Pflichten
Nicht alles am Job ist so glamourös wie Reisen und hochkarätige Meetings. Viele der alltäglichen Aufgaben eines Assistenten der Geschäftsführung sind klerikaler Natur. Assistenten sind in der Regel für die Bearbeitung der Papiere ihres Vorgesetzten verantwortlich. Dies beinhaltet Post, Korrespondenz zwischen den Büros und die grundlegende Archivierung. Der Assistent kann auch aufgefordert werden, einen Kalender zu verwalten und die Besprechungszeiten, offiziellen Termine und wichtigen Kontakte zu protokollieren.
Management-Anforderungen
Abhängig von der Struktur und Größe des Unternehmens kann ein Assistent der Geschäftsleitung einen oder mehrere eigene Assistenten zur Unterstützung der Arbeitsbelastung einsetzen. Dies sind in der Regel Sekretärinnen oder Angestellte mit höherem Einstiegsniveau. Der Assistent der Geschäftsleitung ist in der Regel für die Verwaltung seiner Aufgaben verantwortlich und delegiert die Aufgaben nach Bedarf an diese.
In den meisten Fällen hat der Unternehmensleiter wenig bis gar nichts zu sagen über die Sekretariatsstruktur, die sein Assistent eingerichtet hat. Entscheidungen über Disziplin, Belobigungen und Erhöhungen liegen oft im Ermessen des Assistenten, oft in Absprache mit der Personalabteilung des Unternehmens.
Ausbildung und Erfahrung
Die Sicherung eines Assistentenberufs erfordert in der Regel eine Kombination aus Schulung und praktischer Erfahrung. Im Allgemeinen erwarten die Führungskräfte von ihren Assistenten, dass sie Experten für Unternehmensrichtlinien und -verfahren sind und die grundlegenden Funktionen des Büros beherrschen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Mitarbeiter ein Assistent der Geschäftsleitung wird, nachdem er in einer anderen Position innerhalb der Unternehmensstruktur gearbeitet hat. So steigen beispielsweise viele untergeordnete Sekretäre nach mehreren Jahren starker Arbeitsleistung in den Status eines Assistenten der Geschäftsleitung auf.
Die meisten Unternehmen ziehen es vor, dass Assistenten einen Abschluss haben. Kursarbeit in Management, Personalwesen oder sogar Soziologie kann von Vorteil sein, aber normalerweise reicht es aus, nur einen Abschluss in etwas zu haben. Manager für Unternehmenseinstellungen betrachten die Hochschulausbildung oft eher als Zeichen von Prestige und allgemeinem Intellekt als als eine Quelle für spezifisches berufsbezogenes Wissen.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass ein Hochschulabschluss erforderlich ist, um Executive Assistant zu werden. In vielen Fällen ist Erfahrung wichtiger als formale Bildung. Während es schwierig sein kann, direkt nach dem Abitur eine Anstellung auf Führungsebene zu bekommen, kann es sein, dass jemand mit nur einem Abitur, der mehrere Jahre als Support-Mitarbeiter in einem Unternehmen gearbeitet hat, der überzeugendste Kandidat ist. Unternehmen interessieren sich oft mehr dafür, wie gut ein Kandidat die Arbeit ausführen kann, als die in einem Lebenslauf genannten Schulen.
Prestige und Vorteile
Assistentinnen und Assistenten der Geschäftsführung gelten in der Regel als etwas Elite, zumindest wenn es um Support-Mitarbeiter geht. Sie haben in der Regel Privilegien, die nicht von anderen Verwaltungsassistenten geteilt werden, sowohl in Bezug auf die Ressourcen als auch auf das Gehalt. In einigen Unternehmen kann ein Assistent der Geschäftsleitung mit einer langen Amtszeit berechtigt sein, an Pensionsprogrammen oder anderen Vergünstigungen teilzunehmen, die Mitarbeitern in niedrigeren Positionen nicht zur Verfügung stehen.
Beziehung zu persönlichen Assistenten
In einigen Fällen können die Assistenten der Geschäftsleitung auch bestimmte persönliche Aufgaben übernehmen, z. B. die chemische Reinigung oder Urlaubsarrangements für ein Familienhaustier. Dies sind jedoch keine normalen beruflichen Verpflichtungen. In den meisten Fällen handelt es sich bei solchen Jobs außerhalb des Büros um Aufgaben eines persönlichen Assistenten. Es kann leicht sein, persönliche und leitende Angestellte zu verwirren, obwohl die von ihnen geleistete Arbeit technisch unterschiedlich ist. Die einzige offizielle Rolle eines Assistenten besteht darin, einem Vorgesetzten zu helfen, im Job erfolgreich zu sein. Ein persönlicher Assistent hingegen ist in der Regel dafür verantwortlich, einer wichtigen Person zu helfen, ihr Leben im Allgemeinen sowohl persönlich als auch beruflich zu organisieren.