Was macht ein Executive Assistent?
Eine Assistentin der Geschäftsführung widmet seine Karriere seiner Karriere der Unterstützung eines Unternehmensbeamten, in der Regel eine Kombination aus professioneller Beratung und administrativen Unterstützung. Während die mit der Arbeit verbundenen Verantwortung je nach Kultur, die in einem bestimmten Unternehmen herrscht, variieren, gibt es einige grundlegende Aufgaben, die alle Assistenten ausführen. Die meisten davon beziehen sich auf Sekretariatsarbeit, Planung und Kontaktmanagement. Viele Führungskräfte behandeln ihre Assistenten als ihre Anlaufstelle für Ideen, Empfehlungen und vertrauliche Hilfe und unterstützen alles, von der Fotokopie bis zum Pressekonferenz.
Hierarchie
Unternehmen mit Executive Assistants weisen in der Regel einen Assistenten pro Führungskraft zu. Die Assistentin ist verantwortlich für die Behandlung von Aufgaben, die von der Führungskraft delegiert werden, die als unmittelbarer Vorgesetzter dient. In vielen Fällen haben Assistenten Schreibtische direkt vor den Büros ihrer Führungskräfte, um so zugänglich wie möglich zu sein.
Executive Assistants Typically antworten nur auf ihren benannten überlegen. Sie fungieren als Vertrauter und Bürohelfer dieser Person. Alles, was die Führungskraft benötigt, tut der Assistent. Sie können ihre Führungskraft zu Geschäftstreffen begleiten und sind dafür verantwortlich, Details zu anderen Teilnehmern zu kennen. Abhängig von den Bedürfnissen der Führungskräfte können Assistenten auch auf Unternehmensreisen auftreten. In dieser Eigenschaft ist der Assistent in der Regel für die Verwaltung des Zeitplans der Führungskräfte, die Organisation von Besprechungen und die Sicherstellung, dass er oder sie das richtige Briefing -Material gelesen hat und bereit ist, alle erforderlichen Präsentationen oder Bemerkungen vorzunehmen.
Büroaufgaben
Nicht alles an dem Job ist so glamourös wie Reisen und hochkarätige Besprechungen. Viele der täglichen Aufgaben eines Executive Assistenten sind von Natur aus macherisch. Assistenten sind in der Regel für den Umgang mit den Unterlagen ihres Vorgesetzten verantwortlich. Dies schließt Mail, Inter-Office-Korrespondenzen und einGrundmeldung. Der Assistent kann auch aufgefordert werden, einen Kalender zu verwalten und die Besprechungszeiten, offizielle Termine und wichtige Kontakte zu verfolgen.
Managementanforderungen
Abhängig von der Struktur und Größe des Unternehmens kann ein Executive Assistent einen oder mehrere Assistenten von ihm haben, die bei der Arbeitsbelastung helfen. Dies sind typischerweise Sekretäre oder mehr Einstiegsklerische Mitarbeiter. Der Assistent der Geschäftsführung ist in der Regel für die Verwaltung seiner Aufgaben verantwortlich und delegiert nach Bedarf die Aufgaben an sie.
In den meisten Fällen hat der Corporate Executive wenig bis gar nicht über die Sekretariatsstruktur, die ihre Assistentin aufstellt. Entscheidungen über Disziplin, Belohnungen und Erhöhungen werden häufig dem Ermessen des Assistenten überlassen, häufig in Absprache mit der Personalabteilung des Unternehmens.
Training und Erfahrung
Die Sicherung eines Assistentenjobs von Führungskräften erfordert in der Regel eine Kombination aus Schulungen und praktischen Erfahrungen. Im GenFührungskräfte erwarten, dass ihre Assistenten Experten für Unternehmensrichtlinien und -verfahren sowie Kompetenz mit grundlegenden Bürofunktionen sind. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Mitarbeiter nach der Arbeit in einer anderen Position innerhalb der Unternehmensstruktur ein Executive Assistant wird. Viele Sekretäre mit niedrigerer Ebene beispielsweise erreichen nach mehreren Jahren starker Arbeitsleistung den Status des Executive Assistant.
Die meisten Unternehmen bevorzugen, dass Assistenten einen gewissen Grad von irgendeiner Art haben. Kursarbeit in Management, Humanressourcen oder sogar Soziologie kann von Vorteil sein, aber normalerweise reicht nur einen Abschluss in etwas aus. Corporate Hiring Manager betrachten die Hochschulausbildung häufig eher als Zeichen des Prestige und des Gesamtverteidigung als als Quelle spezifischer berufsbezogener Kenntnisse.
Das heißt nicht, dass ein Hochschulabschluss jedoch eine Assistentin der Executive werden muss. In vielen Fällen ist Erfahrung wichtiger als formale Bildung. Während es schwierig sein kann, sich am e einzustellenDas Xecutive -Level unmittelbar nach der High School, jemand mit nur einem High -School -Diplom, der mehrere Jahre als Mitglied des Support -Mitarbeiter in einer Unternehmensumgebung gearbeitet hat, ist möglicherweise der überzeugendste Kandidat. Unternehmen sind oft mehr daran interessiert, wie gut ein Kandidat den Job ausführen kann als die in einem Lebenslauf genannten Schulen.
Prestige und Vorteile
Executive Assistants gelten normalerweise als etwas Elite, zumindest wenn es um Support -Mitarbeiter geht. Sie haben tendenziell Privilegien, die nicht von anderen Verwaltungsassistenten geteilt werden, sowohl in Bezug auf Ressourcen als auch in Bezug auf das Gehalt. In einigen Unternehmen kann ein Executive Assistant mit einer langen Amtszeit für die Teilnahme an Pensionsprogrammen oder anderen Vergünstigungen berechtigt sein, die den Mitarbeitern in geringerer Positionen nicht zur Verfügung stehen.
Beziehung zu persönlichen Assistenten
In einigen Fällen können Executive Assistenten auch bestimmte persönliche Aufgaben erfüllen, z. B. das Aufnehmen von trockener Reinigung oder das Erreichen von Urlaubsregelungen für ein Haustier in der Familie. Das sind kein normaler JoB Verpflichtungen jedoch. In den meisten Fällen sind diese Art von Arbeitsplätzen nicht in der Lage, die Aufgaben eines persönlichen Assistenten. Es kann einfach sein, persönliche und leitende Assistenten zu verwirren, obwohl die Arbeit, die sie leisten, technisch unterschiedlich ist. Die einzige offizielle Aufgabe eines Executive Assistenten ist es, einem Vorgesetzten bei der Arbeit zu helfen. Ein persönlicher Assistent hingegen ist in der Regel dafür verantwortlich, einer wichtigen Person zu helfen, ihr Leben im Allgemeinen sowohl persönlich als auch beruflich zu organisieren.