Co robi asystent wykonawczy?
Asystent wykonawczy poświęca swoją karierę na pomoc urzędnikowi korporacyjnemu, zwykle zapewniając połączenie profesjonalnej porady i wsparcia administracyjnego. Chociaż obowiązki związane z pracą różnią się w zależności od kultury panującej w danej firmie, istnieje kilka podstawowych zadań, które wykonują wszyscy asystenci. Większość z nich dotyczy pracy sekretarskiej, planowania i zarządzania kontaktami. Wielu menedżerów traktuje swoich asystentów jako ludzi, którzy szukają pomysłów, rekomendacji i poufnej pomocy, i pomagają we wszystkim, od kopiowania po briefingi prasowe.
Hierarchia
Firmy z asystentami wykonawczymi zwykle przydzielają jednego asystenta na jednego dyrektora. Asystent jest odpowiedzialny za obsługę zadań przekazanych przez organ wykonawczy, który pełni funkcję jego bezpośredniego przełożonego. W wielu przypadkach asystenci mają biurka tuż poza biurem dyrektora, aby zapewnić jak największą dostępność.
Asystenci wykonawczy zazwyczaj odpowiadają tylko swoim wskazanym przełożonym. Działają jako powiernik i pomocnik tej osoby. Asystent robi wszystko, czego potrzebuje wykonawca. Mogą towarzyszyć swojemu dyrektorowi na spotkaniach biznesowych i odpowiadają za poznanie szczegółów dotyczących innych uczestników. W zależności od potrzeb kierownictwa asystenci mogą również przyjeżdżać na wyjazdy służbowe. Pełniąc tę funkcję, asystent jest zazwyczaj odpowiedzialny za zarządzanie harmonogramem dyrektora, organizowanie spotkań oraz zapewnienie, że przeczytał odpowiedni materiał informacyjny i jest gotowy do przedstawienia potrzebnych prezentacji lub uwag.
Obowiązki urzędnicze
Nie wszystko w pracy jest tak efektowne, jak podróże i głośne spotkania. Wiele codziennych zadań asystenta wykonawczego ma charakter biurowy. Asystenci są zwykle odpowiedzialni za załatwianie dokumentów przełożonego. Obejmuje to pocztę, korespondencję między biurami i podstawowe archiwizowanie. Asystent może być również wezwany do zarządzania kalendarzem, śledzenia godzin spotkań, oficjalnych spotkań i ważnych kontaktów.
Wymagania dotyczące zarządzania
W zależności od struktury i wielkości firmy asystent wykonawczy może mieć jednego lub kilku swoich asystentów, którzy pomagają w obciążeniu pracą. Są to zazwyczaj sekretarze lub więcej podstawowych pracowników biurowych. Asystent wykonawczy jest zwykle odpowiedzialny za zarządzanie swoimi zadaniami i przekazywanie im zadań zgodnie z wymaganiami.
W większości przypadków dyrektor korporacyjny ma niewiele do powiedzenia na temat struktury sekretariatu, którą tworzy jego asystent. Decyzje dotyczące dyscypliny, pochwał i podwyżek są często pozostawione w gestii asystenta, często w porozumieniu z działem zasobów ludzkich firmy.
Szkolenie i doświadczenie
Zapewnienie pracy asystenta wykonawczego zazwyczaj wymaga połączenia szkolenia i doświadczenia praktycznego. Zasadniczo kierownictwo oczekuje, że asystenci będą ekspertami w zakresie zasad i procedur firmy, a także biegli w zakresie podstawowych funkcji biurowych. Nie jest niczym niezwykłym, że pracownik zostaje asystentem wykonawczym po pracy na innym stanowisku w strukturze firmy. Na przykład wielu sekretarek niższego szczebla uzyskuje status asystenta wykonawczego po kilku latach dobrej pracy.
Większość firm woli, aby asystenci mieli pewien stopień. Zajęcia z zarządzania, zasobów ludzkich, a nawet socjologii mogą być korzystne, ale zwykle wystarczy po prostu zdobyć dyplom z czegoś . Menedżerowie ds. Rekrutacji w firmach często postrzegają kształcenie na studiach bardziej jako znak prestiżu i ogólnego intelektu niż jako źródło konkretnej wiedzy na temat pracy.
Nie oznacza to jednak, że aby zostać asystentem wykonawczym, wymagane jest wykształcenie wyższe. W wielu przypadkach doświadczenie jest ważniejsze niż edukacja formalna. Choć zatrudnienie na poziomie kierowniczym może być trudne zaraz po ukończeniu szkoły średniej, najbardziej przekonującym kandydatem może być osoba z dyplomem ukończenia szkoły średniej, która spędziła wiele lat pracując jako członek personelu pomocniczego w środowisku korporacyjnym. Firmy są często bardziej zainteresowane tym, jak dobrze kandydat może wykonać pracę, niż szkoły wymienione w CV.
Prestiż i korzyści
Asystenci wykonawczy są zwykle uważani za elitarnych, przynajmniej jeśli chodzi o personel pomocniczy. Zwykle mają przywileje niepodzielone przez innych asystentów administracyjnych, zarówno pod względem zasobów, jak i wynagrodzenia. W niektórych firmach asystent wykonawczy o długim okresie zatrudnienia może kwalifikować się do uczestnictwa w programach emerytalnych lub innych korzyściach niedostępnych dla pracowników na niższych stanowiskach.
Związek z osobistymi asystentami
W niektórych przypadkach asystenci wykonawczy mogą również wykonywać pewne obowiązki osobiste, takie jak sprzątanie na sucho lub organizowanie wakacji dla rodzinnego zwierzaka. Nie są to jednak normalne obowiązki związane z pracą. Przez większość czasu tego rodzaju prace pozazawodowe są zadaniem osobistego asystenta. Pomieszanie asystentów osobistych i wykonawczych może być łatwe, chociaż ich praca jest technicznie odrębna. Jedyną oficjalną rolą asystenta wykonawczego jest pomaganie przełożonemu w osiągnięciu sukcesu. Z drugiej strony osobisty asystent jest zazwyczaj odpowiedzialny za pomoc ważnej osobie w ogólnym zorganizowaniu swojego życia, zarówno osobiście, jak i zawodowo.