Cosa fa un assistente esecutivo?
Un assistente esecutivo dedica la sua carriera all'assistenza di un funzionario aziendale, generalmente fornendo una combinazione di consulenza professionale e supporto amministrativo. Mentre le responsabilità associate al lavoro variano a seconda della cultura prevalente in una determinata azienda, ci sono alcuni compiti di base che tutti gli assistenti svolgono. La maggior parte di questi sono legati al lavoro di segreteria, alla pianificazione e alla gestione dei contatti. Molti dirigenti trattano i loro assistenti come persone di riferimento per idee, raccomandazioni e aiuto riservato e assistono in tutto, dalla fotocopia ai briefing stampa.
Gerarchia
Le aziende con assistente esecutivo in genere assegnano un assistente per dirigente. L'assistente è responsabile della gestione delle attività delegate dall'esecutivo che funge da supervisore immediato. In molti casi, gli assistenti hanno delle scrivanie appena fuori dagli uffici dei loro dirigenti, in modo da essere il più accessibili possibile.
Gli assistenti esecutivi in genere rispondono solo al loro superiore nominato. Agiscono come confidenti di questa persona e aiutanti d'ufficio. Tutto ciò che l'esecutivo ha bisogno di fare, l'assistente lo fa. Possono accompagnare il proprio dirigente alle riunioni di lavoro e sono incaricati di conoscere i dettagli degli altri partecipanti. A seconda delle esigenze del dirigente, gli assistenti possono anche accompagnare viaggi aziendali. In tale veste, l'assistente è di solito responsabile della gestione del programma del dirigente, dell'organizzazione delle riunioni e della garanzia di aver letto il giusto materiale informativo e di essere pronto a fare le presentazioni o le osservazioni necessarie.
Doveri clericali
Non tutto è così affascinante come il viaggio e le riunioni di alto profilo. Molte delle attività quotidiane di un assistente esecutivo sono di natura clericale. Gli assistenti sono generalmente responsabili della gestione delle scartoffie del loro superiore. Ciò include posta, corrispondenze tra uffici e archiviazione di base. L'assistente può anche essere chiamato a gestire un calendario, tenendo traccia degli orari delle riunioni, degli appuntamenti ufficiali e dei contatti importanti.
Requisiti di gestione
A seconda della struttura e delle dimensioni dell'azienda, un assistente esecutivo può avere uno o più assistenti propri per aiutare con il carico di lavoro. Si tratta in genere di segretari o di altri impiegati di livello base. L'assistente esecutivo di solito è responsabile della gestione dei compiti e della delega degli incarichi secondo necessità.
Nella maggior parte dei casi, il dirigente aziendale non ha quasi nulla da dire sulla struttura di segreteria istituita dal suo assistente. Le decisioni su disciplina, encomi e rilanci sono spesso lasciate alla discrezione dell'assistente, spesso in consultazione con il dipartimento delle risorse umane dell'azienda.
Formazione ed esperienza
Assicurare un posto di assistente esecutivo in genere richiede una combinazione di formazione ed esperienza pratica. In generale, i dirigenti si aspettano che i loro assistenti siano esperti nelle politiche e procedure aziendali, oltre che competenti nelle funzioni di base dell'ufficio. Non è insolito che un dipendente diventi un assistente esecutivo dopo aver lavorato in un'altra posizione all'interno della struttura aziendale. Molti segretari di livello inferiore, ad esempio, passano allo stato di assistente esecutivo dopo diversi anni di ottime prestazioni lavorative.
La maggior parte delle aziende preferisce che gli assistenti possiedano un certo grado di qualifica. I corsi di gestione, risorse umane o persino sociologia possono essere utili, ma di solito è sufficiente tenere una laurea in qualcosa . I responsabili delle assunzioni aziendali spesso considerano l'educazione universitaria più un segno di prestigio e intelletto generale che una fonte di conoscenze specifiche relative al lavoro.
Questo non vuol dire che è necessario un diploma universitario per diventare un assistente esecutivo. In molti casi, l'esperienza è più importante dell'istruzione formale. Mentre può essere difficile essere assunto a livello esecutivo immediatamente dopo il liceo, qualcuno con solo un diploma di scuola superiore che ha trascorso un certo numero di anni lavorando come membro del personale di supporto in un ambiente aziendale può essere il candidato più convincente. Le aziende sono spesso più interessate a quanto un candidato può svolgere il lavoro rispetto alle scuole nominate in un curriculum.
Prestigio e benefici
Gli assistenti esecutivi sono generalmente considerati piuttosto elitari, almeno quando si tratta di supportare il personale. Tendono ad avere privilegi non condivisi da altri assistenti amministrativi, sia in termini di risorse che di salario. In alcune società, un assistente esecutivo con un mandato di lunga durata può essere idoneo a partecipare a programmi pensionistici o altri vantaggi non disponibili per i dipendenti in posizioni minori.
Rapporto con gli assistenti personali
In alcuni casi, gli assistenti esecutivi possono anche svolgere determinati compiti personali, come raccogliere il lavaggio a secco o organizzare le vacanze per un animale domestico di famiglia. Questi non sono normali impegni lavorativi, tuttavia. La maggior parte delle volte, questo tipo di lavori fuori sede sono compiti di un assistente personale. Può essere facile confondere gli assistenti personali ed esecutivi, sebbene il lavoro che svolgono sia tecnicamente distinto. L'unico ruolo ufficiale di un assistente esecutivo è quello di aiutare un superiore ad avere successo nel lavoro. Un assistente personale, d'altra parte, è generalmente responsabile dell'aiutare una persona importante a organizzare la propria vita in generale, sia a livello personale che professionale.