¿Qué hace un empleado de automatización de oficina?
Un empleado de automatización de oficina garantiza que todos los sistemas automatizados vitales para las operaciones diarias de la oficina estén funcionando correctamente. En general, se requiere que tenga conocimiento de estos sistemas con respecto a su operación, mantenimiento y reparación. En caso de falla del equipo o de la máquina, la opinión del empleado de automatización de oficina sobre si su reparación o reemplazo es más lógica y rentable a menudo se valora por encima de otros trabajadores administrativos.
Además de monitorear máquinas y equipos, se puede esperar que un empleado de automatización de oficina los opere también. A menudo se le asignan tareas regularmente usando computadoras, impresoras y escáneres. Es de esperar que sea experto en operar medidores de correo, máquinas de fax, fotocopiadoras y sistemas de telecomunicaciones. Preferiblemente, su conocimiento de estos sistemas es lo suficientemente extenso como para instruir a otros sobre el funcionamiento adecuado.
En algunos entornos comerciales, se requiere que el empleado de automatización de oficina opere y mantenga otros equipos, como dispositivos de monitoreo de seguridad y puertas de seguridad. Su trabajo puede implicar la verificación y verificación de credenciales de vendedores, contratistas y visitantes. En atmósferas excepcionalmente seguras, es posible que deba realizar exploraciones corporales con un detector de metales portátil.
Dado que el mantenimiento y la operación del equipo de oficina pueden no ser un trabajo de tiempo completo en algunos entornos, el empleado generalmente realiza una variedad de tareas de soporte administrativo. Su conocimiento general y versatilidad de habilidades lo convierten en un activo valioso de la compañía. Regularmente flota entre los departamentos para ayudar en proyectos según lo permita el tiempo.
Estas responsabilidades adicionales comúnmente incluyen el mantenimiento y la actualización de manuales técnicos y publicaciones. También se le puede solicitar que ayude con la presentación y el archivo de documentos. Ocasionalmente, se le puede pedir que ayude con el servicio al cliente y las tareas de recepción, como responder llamadas entrantes y saludar a los visitantes. Si se considera que es experto en comunicaciones escritas, se le puede pedir que revise la correspondencia de gramática, puntuación y contenido.
La sala de correo a menudo utiliza la asistencia de un empleado de automatización de oficina. En general, se puede confiar en su discreción y criterio para determinar la confidencialidad del correo entrante y saliente. Es posible que se le solicite que se asegure de que el correo esté correctamente dirigido y que se coloque el franqueo correspondiente. Si se utilizan mensajeros externos, a menudo se solicita al empleado de automatización de la oficina que organice los servicios y haga un seguimiento de las recogidas y entregas.
El puesto de empleado de automatización de oficina no requiere ninguna educación formal, aunque un diploma de escuela secundaria o equivalente suele ser un requisito previo para su consideración. La experiencia en operaciones de oficina es muy valorada, al igual que una buena aptitud en la operación y reparación de máquinas de oficina. Los trabajadores en este puesto pueden estar buscando un ascenso a especialista en automatización de oficinas, un puesto que generalmente paga un salario más alto y puede ofrecer más responsabilidades en el lugar de trabajo, desafíos y oportunidades de ascenso.