¿Qué hace un empleado de automatización de oficina?
Un empleado de automatización de la oficina garantiza que todos los sistemas automatizados vitales para las operaciones diarias de la oficina estén funcionando. Generalmente se requiere que tenga conocimiento de estos sistemas con respecto a su operación, mantenimiento y reparación. En caso de falla del equipo o la máquina, la opinión del Secretario de Automatización de la Oficina sobre si su reparación o reemplazo es más lógico y rentable a menudo se valora por encima de otros trabajadores administrativos.
Además de monitorear máquinas y equipos, se puede esperar que un empleado de automatización de oficinas los opere también. A menudo se le asignan regularmente tareas utilizando computadoras, impresoras y escáneres. Se puede esperar que sea experto en medidores de franqueo operativos, máquinas de fax, copiadoras y sistemas de telecomunicaciones. Preferiblemente, su conocimiento de estos sistemas es lo suficientemente extenso como para que él instruya a otros sobre el funcionamiento adecuado.
En algunos entornos empresariales, el empleado de automatización de la oficina debe operar y mantener otros equipos, como el monitoreo de seguridad D DEves y puertas de seguridad. Su trabajo puede implicar verificación y verificación de credenciales de proveedores, contratistas y visitantes. En atmósferas excepcionalmente seguras, es posible que deba realizar escaneos corporales con un detector de metales portátiles.
Dado que el mantenimiento y la operación del equipo de oficina pueden no ser un trabajo de tiempo completo en algunos entornos, el empleado comúnmente realiza una variedad de tareas de apoyo administrativo. Su conocimiento general y su versatilidad de las habilidades generalmente lo convierten en un valioso activo de la empresa. Regularmente flota entre los departamentos para ayudar en los proyectos según lo permita el tiempo.
Estas responsabilidades adicionales comúnmente incluyen el mantenimiento y la actualización de manuales y publicaciones técnicas. También se le puede exigir que ayude a presentar y archivar documentos. Ocasionalmente, se le puede pedir que ayuden con el servicio al cliente y las tareas de recepción, como responder llamadas entrantes y visitantes de saludos. Si se lo considera experto en comunicaciones escritas, se le puede pedir que revise la correspondencia de gramática, puntuación y contenido.
La sala de correo a menudo utiliza la asistencia de un empleado de automatización de oficinas. En general, se puede confiar en su discreción y juicio para determinar la confidencialidad del correo entrante y saliente. Es posible que deba asegurarse de que el correo se aborde correctamente y se fije el franqueo apropiado. Si se usan correos externos, a menudo se le pide al empleado de automatización de la oficina para organizar los servicios y hacer un seguimiento de las recogidas y las entregas.
El puesto de empleado de automatización de oficinas no requiere ninguna educación formal, aunque un diploma o equivalente de la escuela secundaria suele ser un requisito previo para su consideración. La experiencia en operaciones de oficina es muy valorada, al igual que una buena aptitud en la operación y reparación de la máquina de oficina. Los trabajadores en este puesto pueden estar buscando un ascenso al especialista en automatización de oficinas, un puesto que generalmente paga unsalario y puede ofrecer más responsabilidades en el lugar de trabajo, desafíos y oportunidades de avance.