Hvad gør en kontorautomationskontor?
En kontorautomationskontor sikrer, at alle automatiserede systemer, der er afgørende for den daglige kontoroperation, er i funktionsdygtig tilstand. Det kræves normalt, at han har kendskab til disse systemer vedrørende deres drift, vedligeholdelse og reparation. I tilfælde af udstyr eller maskinfejl, vurderes kontorautomationskontorets mening om, hvorvidt reparation eller udskiftning heraf er mere logisk og omkostningseffektiv, værdsættes over andre kontorister.
Ud over at overvåge maskiner og udstyr kan det også forventes, at en kontorautomatiseringsleder skal betjene dem. Han tildeles ofte regelmæssigt opgaver ved hjælp af computere, printere og scannere. Han kan forventes at være dygtig til at betjene portomålere, faxmaskiner, kopimaskiner og telekommunikationssystemer. Fortrinsvis er hans viden om disse systemer omfattende nok til, at han kan instruere andre om korrekt drift.
I nogle forretningsmiljøer kræves det kontorautomationskontor, der skal betjene og vedligeholde andet udstyr, såsom sikkerhedsovervågningsenheder og sikkerhedsporte. Hans job kan omfatte kontrol og verificering af legitimationsoplysninger for leverandører, entreprenører og besøgende. I usædvanligt sikre atmosfærer kan det være nødvendigt, at han udfører kropsscanninger med en håndholdt metaldetektor.
Da vedligeholdelse og betjening af kontorudstyr muligvis ikke er et fuldtidsjob i nogle miljøer, udfører kontoristen ofte en række administrative supportopgaver. Hans generelle viden og alsidighed i færdigheder gør ham typisk til et værdifuldt virksomhedsaktiver. Han flyder regelmæssigt mellem afdelingerne for at hjælpe med projekter, som tiden tillader.
Disse yderligere opgaver inkluderer normalt vedligeholdelse og opdatering af tekniske manualer og publikationer. Det kan også være nødvendigt, at han hjælper med arkivering og arkivering af dokumenter. Lejlighedsvis kan han blive bedt om at hjælpe med kundeservice og modtagelsesopgaver, såsom at besvare indgående opkald og hilse besøgende. Hvis han anses for at være dygtig i skriftlig kommunikation, kan han blive bedt om at gennemgå korrespondance for grammatik, tegnsætning og indhold.
Postrummet bruger ofte hjælp fra en kontorautomationskontor. Hans skøn og skøn kan generelt tillid til at bestemme fortroligheden af indgående og udgående post. Det kan være nødvendigt, at han sørger for, at posten er korrekt adresseret, og at der er påført passende porto. Hvis der benyttes udvendige kurerer, opfordres kontoret til automatisering af kontorer ofte til at arrangere tjenesterne og følge op på afhentninger og levering.
Stillingen som kontorautomatiseringsansvarlig kræver ingen formel uddannelse, selvom et gymnasiumseksamen eller tilsvarende er normalt en forudsætning for overvejelse. Erfaring med kontordrift er meget værdsat, ligesom det er en god evne til drift og reparation af kontormaskiner. Arbejdstagere i denne stilling søger muligvis en forfremmelse til specialist i kontorautomation, en position, der generelt betaler en højere løn og kan tilbyde mere arbejdspladsansvar, udfordringer og muligheder for udvikling.