Que fait un commis à la bureautique?
Un commis à la bureautique s'assure que tous les systèmes automatisés essentiels aux activités quotidiennes du bureau sont en état de fonctionnement. Il est généralement tenu de connaître ces systèmes en ce qui concerne leur fonctionnement, leur maintenance et leur réparation. En cas de défaillance de l'équipement ou de la machine, l'opinion du commis de bureautique sur le point de savoir si sa réparation ou son remplacement est plus logique et plus rentable est souvent plus importante que celle des autres employés de bureau.
En plus de surveiller les machines et les équipements, un commis à la bureautique peut également les utiliser. Il se voit souvent confier des tâches à l'aide d'ordinateurs, d'imprimantes et de scanners. On peut s’attendre à ce qu’il soit habitué à utiliser des machines à affranchir, des télécopieurs, des photocopieuses et des systèmes de télécommunication. De préférence, sa connaissance de ces systèmes est suffisamment étendue pour qu'il puisse renseigner les autres sur le fonctionnement correct.
Dans certains environnements professionnels, le commis à la bureautique est tenu de faire fonctionner et d'entretenir d'autres équipements, tels que des dispositifs de surveillance de la sécurité et des barrières de sécurité. Son travail peut impliquer la vérification et la vérification des informations d'identification des fournisseurs, des entrepreneurs et des visiteurs. Dans des atmosphères exceptionnellement sécurisées, il peut être amené à effectuer des scanners corporels avec un détecteur de métal portatif.
Étant donné que la maintenance et le fonctionnement du matériel de bureau peuvent ne pas être des tâches à plein temps dans certains environnements, le commis effectue généralement diverses tâches de soutien administratif. Ses connaissances générales et sa polyvalence font de lui un atout précieux pour l'entreprise. Il navigue régulièrement entre les départements pour aider aux projets lorsque le temps le permet.
Ces responsabilités supplémentaires incluent généralement la maintenance et la mise à jour des manuels techniques et des publications. Il peut également être appelé à aider au classement et à l'archivage des documents. Parfois, il peut être appelé à aider au service à la clientèle et à la réception, par exemple en répondant aux appels et en accueillant les visiteurs. S'il est considéré comme compétent en communication écrite, il peut être invité à examiner la correspondance pour la grammaire, la ponctuation et le contenu.
La salle du courrier utilise souvent l’assistance d’un commis à la bureautique. On peut généralement se fier à sa discrétion et à son jugement pour déterminer la confidentialité du courrier entrant et sortant. Il peut être tenu de s’assurer que le courrier est correctement adressé et que l’affranchissement approprié est apposé. Si des services de messagerie externes sont utilisés, le commis à la bureautique est souvent appelé à organiser les services et à effectuer le suivi des enlèvements et des livraisons.
Le poste de commis à la bureautique ne nécessite aucune éducation formelle, bien qu'un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent soit généralement une condition préalable à la prise en compte. L’expérience des opérations de bureau est très appréciée, de même que les bonnes aptitudes en matière d’exploitation et de réparation de machines de bureau. Les travailleurs qui occupent ce poste peuvent rechercher une promotion en tant que spécialiste en bureautique, un poste qui verse généralement un salaire plus élevé et peut offrir davantage de responsabilités, de défis et de possibilités d'avancement sur le lieu de travail.