Que fait un administrateur de sous-traitance?
Placé dans une catégorie plus large d’agents d’achat, un administrateur de sous-traitance supervise et gère les contrats de l’organisation et les contrats de sous-traitance associés. Dans le cas des petites organisations, cela peut inclure tous les contrats, alors que dans les plus grandes entreprises, un portefeuille de contrats peut être attribué. Les principales responsabilités comprendront l’étude continue des progrès contractuels, en plus de la gestion des aspects financiers et techniques des contrats. Les autres responsabilités impliqueront la négociation avec les sous-traitants et les clients finaux en vue du règlement du contrat, ainsi que la préparation des commandes de modification des contrats initiaux ou la rédaction des modifications. Appliquant une solide connaissance des procédures d’achat et des procédures légales, des politiques et des réglementations, l’administrateur de sous-traitance a pour objectif de maintenir la qualité et d’améliorer la rentabilité de ces contrats.
Les tâches exécutées avec régularité viseront essentiellement à établir et à mettre en œuvre des examens de contrats sur une base cohérente afin de mesurer l’avancement des contrats. Au cours de ce processus, un administrateur de sous-traitance résout souvent des conflits, intervient dans des litiges, trouve des solutions aux problèmes et prend des décisions concernant l'avancement du contrat ou son absence. Le processus de révision a pour objectif essentiel d’assurer que les sous-traitants appliquent efficacement les conditions et les spécifications originales du contrat, telles que négociées avec le client final. Une fois les examens terminés, l’administrateur de sous-traitance préparera des rapports écrits détaillant l’état d’avancement général de l’exécution du contrat, et informera la direction générale de ces examens et des mesures prises.
Outre le respect des obligations susmentionnées, l’administrateur de sous-traitance négociera également le règlement final du contrat ainsi que les prix correspondants pour toutes les ressources et fournitures nécessaires à l’exécution du contrat. De plus, il négociera les conditions du contrat initial et établira des politiques et des procédures de travail. Une partie de ce processus comprendra l'examen, l'analyse et l'évaluation des propositions des sous-traitants. Assurant le maintien des contrats et des contrats de sous-traitance, il supervisera également la production et la diffusion des informations pour assurer la compréhension mutuelle de toutes les conditions du contrat.
L'accomplissement efficace de ces tâches nécessitera souvent l'analyse de données de marché et de données financières connexes ainsi que l'examen minutieux d'autres sources d'informations afin de garantir les meilleurs prix, conditions de contrat et niveaux de service possibles. Les administrateurs de sous-traitance prépareront et entretiendront également des bases de données pour suivre les données importantes liées à l'exécution du contrat. Le suivi de ces données peut inclure le prix des fournitures, la performance du produit, la performance du sous-traitant, les stocks disponibles et toutes les dépenses associées à l'exécution du contrat. Compte tenu du niveau élevé de responsabilité et d'attention portée aux détails, le poste requiert généralement des candidats titulaires d'un baccalauréat et de plusieurs années d'expérience dans ce domaine, en plus de réussir un apprentissage avant de travailler de manière indépendante.