Hvad gør en underleverandøradministrator?
Under en bredere kategorisering af indkøbsagenter fører en underleverandøradministrator tilsyn med og administrerer en organisations kontrakter og tilknyttede underentrepriser. Hos små organisationer kan dette omfatte alle kontrakter, mens det i større organisationer kan involvere en portefølje af tildelte kontrakter. Hovedansvaret vil omfatte løbende gennemgang af kontraktmæssige fremskridt ud over styring af både økonomiske og tekniske aspekter af kontrakterne. Andet ansvar involverer forhandling med både underleverandører og slutkunder til afvikling af kontrakten samt udarbejdelse af ordrer til ændringer i indledende kontrakter eller udarbejdelse af ændringer. Under anvendelse af et fast kendskab til indkøb og juridiske procedurer, politikker og regulering sigter underleverandøradministratoren at opretholde kvalitet og forbedre rentabiliteten af sådanne kontrakter.
Opgaver, der udføres med regelmæssighed, vil fokusere på at etablere og gennemføre kontraktgennemgang på et konsekvent grundlag for at måle kontraktens fremskridt. Under denne proces vil en underleverandøradministrator ofte løse konflikter, mægle tvister, finde løsninger på problemer og træffe beslutninger om kontraktmæssige fremskridt eller mangel herpå. Det centrale i gennemgangsprocessen er at sikre, at underleverandører effektivt udfører de originale betingelser og specifikationer for kontrakten, som forhandlet med slutkunden. Efter gennemgang af anmeldelser vil underleverandøradministratoren udarbejde skriftlige rapporter, der beskriver de samlede fremskridt inden for kontraktforhold og kort ledelse med hensyn til disse anmeldelser og eventuelle tilknyttede handlinger.
Bortset fra at udføre ovennævnte opgaver, vil underleverandøradministratoren også forhandle om afvikling af kontrakten samt tilhørende priser på alle ressourcer og forsyninger, der er nødvendige for at opfylde kontrakten. Derudover vil han eller hun også forhandle om originale kontraktvilkår og fastlægge arbejdspolitikker og procedurer. En del af denne proces vil omfatte gennemgang, analyse og evaluering af forslag fra underleverandører. Med henblik på vedligeholdelse af både kontrakter og underentrepriser vil han eller hun også føre tilsyn med produktion og formidling af information for at sikre gensidig forståelse af alle kontraktvilkår og betingelser.
Opfyldelse af disse opgaver effektivt kræver ofte analyse af relaterede markedsdata og økonomiske data samt gennemgang af andre informationskilder for at sikre den bedst mulige prisfastsættelse, kontraktvilkår og serviceniveau. Underleverandørs administratorer vil også forberede og vedligeholde databaser for at spore vigtige data relateret til kontraktforhold. Sporing af sådanne data kan omfatte forsyningspriser, produktydelse, ydelse af underleverandører, tilgængelige varebeholdninger og alle udgifter forbundet med kontraktforhold. I betragtning af det høje ansvar og opmærksomhed på detaljerne kræver jobbet normalt kandidater med en bachelorgrad og flere års relateret erfaring, ud over at have gennemført en læreplads, før de arbejder selvstændigt.