Co robi administrator podwykonawstwa?

Administrator podwykonawców, objęty szerszą kategoryzacją agentów zakupowych, nadzoruje i zarządza umowami organizacji i powiązanymi podwykonawcami. W małych organizacjach może to obejmować wszystkie umowy, podczas gdy w większych organizacjach może to obejmować portfel przydzielonych umów. Podstawowe obowiązki będą obejmowały bieżący przegląd postępów w umowie, oprócz zarządzania zarówno finansowymi, jak i technicznymi aspektami umów. Inne obowiązki będą obejmować negocjacje zarówno z podwykonawcami, jak i klientami końcowymi w celu rozliczenia umowy, a także przygotowanie wszelkich zamówień na zmiany w pierwotnych umowach lub opracowanie poprawek. Stosując solidną wiedzę na temat procedur udzielania zamówień i procedur prawnych, polityk i regulacji, administrator podwykonawców dąży do utrzymania jakości i poprawy rentowności takich umów.

Obowiązki wykonywane regularnie będą koncentrować się na ustanawianiu i wdrażaniu przeglądów umów w spójny sposób w celu oceny postępów umów. Podczas tego procesu administrator podwykonawcy często rozwiązuje konflikty, mediuje spory, znajduje rozwiązania problemów i podejmuje decyzje dotyczące postępu w umowie lub jej braku. Najważniejsze w procesie przeglądu jest zapewnienie skutecznego wykonania przez podwykonawców oryginalnych warunków i specyfikacji umowy wynegocjowanych z klientem końcowym. Po zakończeniu przeglądów administrator podwykonawstwa przygotuje pisemne raporty szczegółowo opisujące ogólny postęp realizacji umowy i krótkie kierownictwo wykonawcze dotyczące tych przeglądów i wszelkich podjętych z nimi działań.

Oprócz wypełnienia wyżej wymienionych obowiązków administrator podwykonawcy będzie również negocjował końcowe rozliczenia umowy, a także związane z nią ceny wszystkich zasobów i dostaw niezbędnych do wykonania umowy. Ponadto będzie on negocjował oryginalne warunki umowy oraz ustanowi zasady i procedury pracy. Część tego procesu obejmie przegląd, analizę i ocenę propozycji podwykonawców. Dbając o utrzymanie zarówno umów, jak i umów podwykonawczych, będzie on również nadzorował produkcję i rozpowszechnianie informacji w celu zapewnienia wzajemnego zrozumienia wszystkich warunków umowy.

Skuteczne wykonanie tych obowiązków często będzie wymagało analizy powiązanych danych rynkowych i danych finansowych, a także analizy innych źródeł informacji w celu zapewnienia najlepszych możliwych cen, warunków umownych i poziomów usług. Administratorzy podwykonawców będą również przygotowywać i utrzymywać bazy danych w celu śledzenia ważnych danych związanych z realizacją umowy. Śledzenie takich danych może obejmować ceny dostaw, wydajność produktu, wydajność podwykonawcy, dostępne zapasy i wszystkie wydatki związane z realizacją umowy. Biorąc pod uwagę wysoki poziom odpowiedzialności i dbałości o szczegóły, praca zwykle wymaga kandydatów z tytułem licencjata i kilkuletnim doświadczeniem, oprócz pomyślnego ukończenia praktyki przed samodzielną pracą.