Hva gjør en kontorautomatiseringskontor?

En kontorautomatiseringsansvarlig sikrer at alle automatiserte systemer som er viktige for den daglige kontoroperasjonen, er i orden. Han kreves generelt å ha kunnskap om disse systemene angående drift, vedlikehold og reparasjon. I tilfelle utstyr eller maskinfeil, vurderes kontorautomatiseringens mening om reparasjon eller utskifting av dem er mer logisk og kostnadseffektivt ofte verdsatt over andre funksjonærer.

I tillegg til å overvåke maskiner og utstyr, kan det også forventes at en kontorautomatiseringsleder skal betjene dem. Han blir ofte tildelt oppgaver ved bruk av datamaskiner, skrivere og skannere. Det kan forventes at han er dyktig til å betjene portomålere, faksmaskiner, kopimaskiner og telekommunikasjonssystemer. Helst er kunnskapen om disse systemene omfattende nok til at han kan instruere andre om riktig drift.

I noen virksomhetsmiljøer er kontorautomatiseringsansvarlig pålagt å betjene og vedlikeholde annet utstyr, for eksempel sikkerhetsovervåkingsenheter og sikkerhetsporter. Jobben hans kan innebære å sjekke og verifisere legitimasjon av leverandører, entreprenører og besøkende. I eksepsjonelt sikre omgivelser kan det hende at han må utføre kroppsskanninger med en håndholdt metalldetektor.

Siden vedlikehold og drift av kontorutstyr kanskje ikke er en heltidsjobb i noen miljøer, utfører kontoristen ofte en rekke administrative støtteoppgaver. Hans generelle kunnskap og allsidighet i ferdigheter gjør ham vanligvis til et verdifullt selskap. Han flyter jevnlig mellom avdelingene for å hjelpe på prosjekter etter hvert som tiden tillater det.

Disse ekstra ansvarene inkluderer vanligvis vedlikehold og oppdatering av tekniske manualer og publikasjoner. Han kan også bli pålagt å hjelpe til med arkivering og arkivering av dokumenter. Noen ganger kan han bli bedt om å hjelpe til med kundeservice og mottak, som å svare på innkommende samtaler og hilse til besøkende. Hvis han anses for å være dyktig i skriftlig kommunikasjon, kan han bli bedt om å gjennomgå korrespondanse for grammatikk, tegnsetting og innhold.

Mailroom bruker ofte hjelp fra en kontorautomatiseringskontor. Hans skjønn og skjønn kan generelt klareres for å bestemme konfidensialiteten til innkommende og utgående post. Det kan hende at han blir pålagt å sørge for at e-postadressen er korrekt adressert og at riktig porto er påført. Brukes utenfor kurerer, blir kontorautomatiseringsleder ofte oppfordret til å ordne tjenestene og følge opp hentinger og leveranser.

Stillingen som kontorautomatiseringspersonell krever ingen formell utdanning, selv om et videregående vitnemål eller tilsvarende er vanligvis en forutsetning for vurdering. Erfaring med kontordrift er høyt verdsatt, og det er en god evne til drift og reparasjon av kontormaskiner. Arbeidstakere i denne stillingen kan være på jakt etter en forfremmelse til kontorautomatiseringsspesialist, en stilling som generelt betaler høyere lønn og kan tilby mer arbeidsplassansvar, utfordringer og muligheter for avansement.