Co dělá úředník pro automatizaci kanceláře?
Úředník pro automatizaci kanceláří zajišťuje, aby všechny automatizované systémy důležité pro každodenní kancelářské operace byly funkční. Obecně se požaduje, aby měl tyto systémy znalosti o jejich provozu, údržbě a opravách. V případě selhání zařízení nebo stroje je názor úředníka pro automatizaci kanceláří na to, zda je jeho oprava nebo výměna logičtější a nákladově efektivnější, často oceňován nad ostatními úředníky.
Kromě monitorovacích strojů a zařízení lze očekávat, že je bude obsluhovat i úředník pro automatizaci kanceláře. Často je pravidelně přidělován pomocí počítačů, tiskáren a skenerů. Lze očekávat, že bude zběhlý v provozování poštovních měřičů, faxů, kopírek a telekomunikačních systémů. Výhodně je jeho znalost těchto systémů natolik rozsáhlá, aby mohl poučit ostatní o správném fungování.
V některých podnikových prostředích je úředník pro automatizaci kanceláře povinen provozovat a udržovat další zařízení, jako jsou zařízení pro sledování zabezpečení a bezpečnostní brány. Jeho práce může zahrnovat kontrolu a ověření pověřovacích údajů prodejců, dodavatelů a návštěvníků. Ve výjimečně bezpečném ovzduší může být požádán, aby provedl snímání těla pomocí ručního detektoru kovů.
Vzhledem k tomu, že údržba a provoz kancelářského vybavení nemusí být v některých prostředích práce na plný úvazek, úředník obvykle provádí řadu úkolů administrativní podpory. Jeho všeobecné znalosti a všestrannost dovedností z něj obvykle činí cenný firemní majetek. Pravidelně pluje mezi odděleními, aby pomáhal s projekty, jak to čas dovolí.
Tyto další odpovědnosti obvykle zahrnují údržbu a aktualizaci technických příruček a publikací. Může být rovněž požádán, aby pomáhal při archivaci a archivaci dokumentů. Příležitostně může být vyzván, aby pomohl s poskytováním služeb zákazníkům a přijímacími povinnostmi, jako je přijímání příchozích hovorů a pozdrav návštěvníků. Je-li považován za zkušeného v písemné komunikaci, může být požádán o přezkoumání korespondence z hlediska gramatiky, interpunkce a obsahu.
V poštovní místnosti se často používá pomoc úředníka pro automatizaci kanceláře. Jeho diskrétnosti a úsudku lze obecně věřit při určování důvěrnosti příchozí a odchozí pošty. Může se od něj vyžadovat, aby se ujistil, že je pošta správně adresována a že je připojen vhodný poštovné. Jsou-li používány externí kurýři, je úředník pro automatizaci kanceláří často vyzýván, aby zajistil služby a sledoval dodávky a dodávky.
Postavení úředníka pro automatizaci kanceláří nevyžaduje žádné formální vzdělání, i když diplom o střední škole nebo ekvivalent je obvykle předpokladem pro zvážení. Zkušenosti s kancelářským provozem jsou vysoce ceněny, stejně jako dobrá vybavenost v provozu a opravách kancelářských strojů. Pracovníci v této pozici mohou hledat povýšení na specialistu na automatizaci kanceláří, pozici, která obecně platí vyšší plat a může nabídnout více povinností na pracovišti, výzvy a příležitosti k postupu.