Was macht ein Büroautomationskaufmann?
Ein Angestellter für Büroautomatisierung stellt sicher, dass alle für den täglichen Bürobetrieb wichtigen automatisierten Systeme funktionsfähig sind. Er muss in der Regel Kenntnisse über diese Systeme in Bezug auf Betrieb, Wartung und Reparatur haben. Im Falle eines Geräte- oder Maschinenausfalls wird die Meinung des Büroautomationsmitarbeiters, ob die Reparatur oder der Austausch logischer und kostengünstiger ist, häufig vor anderen Büroangestellten geschätzt.
Zusätzlich zur Überwachung von Maschinen und Geräten kann von einem Büroautomationsmitarbeiter erwartet werden, dass er diese auch bedient. Er wird regelmäßig mit Computern, Druckern und Scannern beauftragt. Es ist zu erwarten, dass er sich in der Bedienung von Frankiermaschinen, Faxgeräten, Kopierern und Telekommunikationssystemen auskennt. Vorzugsweise ist sein Wissen über diese Systeme so umfangreich, dass er andere in den ordnungsgemäßen Betrieb einweisen kann.
In einigen Geschäftsumgebungen muss der Büroautomationsangestellte andere Geräte bedienen und warten, z. B. Sicherheitsüberwachungsgeräte und Sicherheitstore. Zu seinen Aufgaben gehört möglicherweise die Überprüfung und Verifizierung der Anmeldeinformationen von Anbietern, Auftragnehmern und Besuchern. In besonders sicheren Umgebungen kann es erforderlich sein, dass er Körperscans mit einem tragbaren Metalldetektor durchführt.
Da die Wartung und der Betrieb von Bürogeräten in einigen Umgebungen möglicherweise keine Vollzeitbeschäftigung sind, führt der Sachbearbeiter in der Regel verschiedene administrative Unterstützungsaufgaben aus. Sein allgemeines Wissen und seine vielseitigen Fähigkeiten machen ihn in der Regel zu einem wertvollen Wirtschaftsgut. Er wechselt regelmäßig zwischen Abteilungen, um bei Projekten zu helfen, wenn es die Zeit erlaubt.
Diese zusätzlichen Verantwortlichkeiten umfassen in der Regel die Wartung und Aktualisierung von technischen Handbüchern und Veröffentlichungen. Er kann auch aufgefordert werden, beim Ablegen und Archivieren von Dokumenten behilflich zu sein. Gelegentlich kann es vorkommen, dass er beim Kundendienst und bei Empfangsaufgaben, z. B. bei der Beantwortung eingehender Anrufe und der Begrüßung von Besuchern, Hilfe benötigt. Wenn er sich mit schriftlicher Kommunikation auskennt, kann er gebeten werden, die Korrespondenz auf Grammatik, Zeichensetzung und Inhalt zu überprüfen.
Die Poststelle nutzt häufig die Unterstützung eines Büroautomationsangestellten. Bei der Bestimmung der Vertraulichkeit eingehender und ausgehender Post kann allgemein auf sein Ermessen und Urteilsvermögen vertraut werden. Er muss möglicherweise sicherstellen, dass die Post ordnungsgemäß adressiert und das entsprechende Porto angebracht ist. Wenn externe Kuriere eingesetzt werden, wird der Büroautomationsangestellte häufig gebeten, die Dienstleistungen zu arrangieren und Abholungen und Zustellungen zu verfolgen.
Die Position des Bürokaufmanns erfordert keine formelle Ausbildung, obwohl ein Abitur oder ein gleichwertiges Zeugnis in der Regel eine Voraussetzung für die Prüfung ist. Erfahrung im Bürobetrieb wird ebenso geschätzt wie eine gute Eignung für den Betrieb und die Reparatur von Büromaschinen. Arbeitnehmer in dieser Position streben möglicherweise eine Beförderung zum Spezialisten für Büroautomation an, eine Position, die im Allgemeinen ein höheres Gehalt zahlt und mehr Verantwortlichkeiten, Herausforderungen und Aufstiegschancen am Arbeitsplatz bietet.