Vad gör en kontorsautomationsföretag?
En kontorsautomationsföretag säkerställer att alla automatiserade system som är avgörande för den dagliga kontorsoperationen är i funktionsdugligt skick. Vanligtvis krävs att han har kunskap om dessa system beträffande deras drift, underhåll och reparation. I händelse av utrustnings- eller maskinfel uppskattas kontorsautomationskontorens bedömning om huruvida reparation eller utbyte är mer logisk och kostnadseffektivt ofta värderas ovanför andra kontorister.
Förutom övervakningsmaskiner och utrustning kan en kontorsautomationskontor förväntas också använda dem. Han tilldelas ofta uppgifter med hjälp av datorer, skrivare och skannrar. Han kan förväntas vara skicklig vid drift av portmätare, faxmaskiner, kopiatorer och telekommunikationssystem. Helst är hans kunskap om dessa system tillräckligt omfattande för att han ska kunna instruera andra om korrekt drift.
I vissa affärsmiljöer krävs kontorsautomationskontoret för att driva och underhålla annan utrustning, till exempel säkerhetsövervakningsenheter och säkerhetsgrindar. Hans jobb kan innebära kontroll och verifiering av leverantörer, entreprenörer och besökare. I exceptionellt säkra atmosfärer kan han behöva utföra kroppsskanningar med en handhållen metalldetektor.
Eftersom underhåll och drift av kontorsutrustning kanske inte är ett heltidsjobb i vissa miljöer, utför kontoristen vanligtvis en mängd olika administrativa stöduppgifter. Hans allmänna kunskap och mångsidighet i färdigheter gör honom vanligtvis till en värdefull företagstillgång. Han flyter regelbundet mellan avdelningar för att hjälpa till med projekt när tiden tillåter.
Dessa ytterligare ansvar inkluderar vanligtvis underhåll och uppdatering av tekniska manualer och publikationer. Han kan också behöva hjälpa till med arkivering och arkivering av dokument. Ibland kan han uppmanas att hjälpa till med kundservice och mottagningsuppgifter, till exempel att svara på inkommande samtal och hälsa besökare. Om han anses vara skicklig i skriftlig kommunikation kan han bli ombedd att granska korrespondens för grammatik, skiljetecken och innehåll.
Postrummet använder ofta hjälp av en kontorsautomation kontorist. Hans diskretion och bedömning kan i allmänhet lita på för att bestämma konfidentialiteten för inkommande och utgående post. Han kan behöva se till att e-postadressen är korrekt adresserad och lämplig porto anbringas. Om externa kurirer används uppmanas ofta kontorsautomationskontoret att ordna tjänsterna och följa upp hämtningar och leveranser.
Placeringen som kontorsautomationsansvarig kräver ingen formell utbildning, även om ett gymnasieexamen eller motsvarande vanligtvis är en förutsättning för övervägande. Erfarenhet av kontorsdrift är högt uppskattad, liksom en god färdighet i drift och reparation av kontorsmaskiner. Arbetstagare i denna position kanske söker en befordran till kontorsautomationsspecialist, en position som generellt betalar en högre lön och kan erbjuda mer arbetsplatsansvar, utmaningar och möjligheter till avancemang.