O que um funcionário de automação do Office faz?
Um funcionário de automação de escritório garante que todos os sistemas automatizados vitais para as operações diárias do escritório estejam funcionando corretamente. Geralmente, ele é obrigado a ter conhecimento desses sistemas em relação à operação, manutenção e reparo. No caso de falha do equipamento ou da máquina, a opinião do funcionário de automação de escritório sobre se seu reparo ou substituição é mais lógico e com melhor relação custo-benefício é frequentemente valorizada acima de outros funcionários de escritório.
Além de monitorar máquinas e equipamentos, também pode ser esperado que um funcionário de automação de escritório os opere. Ele geralmente recebe tarefas regularmente usando computadores, impressoras e scanners. Ele pode ser adepto da operação de medidores de correio, aparelhos de fax, copiadoras e sistemas de telecomunicações. De preferência, seu conhecimento desses sistemas é extenso o suficiente para ele instruir outras pessoas sobre a operação adequada.
Em alguns ambientes de negócios, o funcionário de automação de escritório é obrigado a operar e manter outros equipamentos, como dispositivos de monitoramento de segurança e portões de segurança. Seu trabalho pode envolver a verificação e verificação de credenciais de fornecedores, contratados e visitantes. Em atmosferas excepcionalmente seguras, ele pode ser solicitado a realizar exames de corpo com um detector de metais portátil.
Como a manutenção e operação de equipamentos de escritório podem não ser um trabalho de período integral em alguns ambientes, o funcionário geralmente executa uma variedade de tarefas de suporte administrativo. Seu conhecimento geral e versatilidade de habilidades normalmente o tornam um ativo valioso da empresa. Ele flutua regularmente entre os departamentos para ajudar nos projetos conforme o tempo permitir.
Essas responsabilidades adicionais geralmente incluem a manutenção e atualização de manuais e publicações técnicas. Ele também pode ser solicitado a ajudar no arquivamento e arquivamento de documentos. Ocasionalmente, ele pode ser chamado para ajudar nas tarefas de atendimento ao cliente e recepção, como atender chamadas e receber visitantes. Se ele for considerado especializado em comunicações escritas, poderá ser solicitado que reveja a correspondência quanto a gramática, pontuação e conteúdo.
A sala de correspondência costuma usar a assistência de um funcionário de automação de escritório. Sua discrição e julgamento geralmente podem ser confiáveis para determinar a confidencialidade das mensagens recebidas e enviadas. Pode ser necessário garantir que o correio seja endereçado adequadamente e que a postagem apropriada seja afixada. Se forem utilizados correios externos, o atendente de automação de escritório é frequentemente chamado a organizar os serviços e acompanhar as entregas e entregas.
O cargo de auxiliar de automação de escritório não exige educação formal, embora um diploma do ensino médio ou equivalente seja geralmente um pré-requisito para consideração. A experiência em operações de escritório é altamente valorizada, assim como uma boa aptidão na operação e reparo de máquinas de escritório. Os trabalhadores nessa posição podem estar buscando uma promoção para o especialista em automação de escritório, uma posição que geralmente paga um salário mais alto e pode oferecer mais responsabilidades, desafios e oportunidades de trabalho no local de trabalho.