Co robi urzędnik automatyki biurowej?
Urzędnik ds. Automatyki biurowej zapewnia sprawność wszystkich zautomatyzowanych systemów niezbędnych do codziennych operacji biurowych. Na ogół wymaga się od nich znajomości tych systemów w zakresie ich działania, konserwacji i naprawy. W przypadku awarii sprzętu lub maszyny, opinia urzędnika automatyki biurowej, czy jego naprawa lub wymiana jest bardziej logiczna i opłacalna, często jest ceniona ponad innych pracowników biurowych.
Oprócz monitorowania maszyn i urządzeń można się spodziewać, że będzie je obsługiwał również pracownik automatyki biurowej. Często wykonuje regularnie zadania za pomocą komputerów, drukarek i skanerów. Można się spodziewać, że będzie biegły w obsłudze liczników pocztowych, faksów, kopiarek i systemów telekomunikacyjnych. Najlepiej, aby jego wiedza na temat tych systemów była wystarczająco obszerna, aby mógł instruować innych o prawidłowym działaniu.
W niektórych środowiskach biznesowych urzędnik ds. Automatyki biurowej jest zobowiązany do obsługi i konserwacji innych urządzeń, takich jak urządzenia monitorujące bezpieczeństwo i bramki bezpieczeństwa. Jego praca może polegać na sprawdzaniu i weryfikowaniu poświadczeń dostawców, kontrahentów i odwiedzających. W wyjątkowo bezpiecznych warunkach może być wymagane wykonanie skanów ciała za pomocą ręcznego wykrywacza metalu.
Ponieważ konserwacja i obsługa sprzętu biurowego może nie być pracą w pełnym wymiarze godzin w niektórych środowiskach, urzędnik zwykle wykonuje różne zadania związane z obsługą administracyjną. Jego ogólna wiedza i wszechstronność umiejętności zazwyczaj sprawiają, że jest cennym zasobem firmy. Regularnie unosi się między działami, aby pomagać przy projektach, jeśli pozwala na to czas.
Te dodatkowe obowiązki zwykle obejmują utrzymanie i aktualizację instrukcji technicznych i publikacji. Może być również zobowiązany do pomocy przy archiwizowaniu i archiwizowaniu dokumentów. Czasami może zostać wezwany do pomocy w zakresie obsługi klienta i obowiązków recepcyjnych, takich jak odbieranie połączeń przychodzących i powitanie gości. Jeśli zostanie uznany za specjalistę w zakresie komunikacji pisemnej, może zostać poproszony o przejrzenie korespondencji pod względem gramatyki, interpunkcji i treści.
Poczta często korzysta z pomocy urzędnika automatyki biurowej. Jego dyskrecji i osądowi można ogólnie zaufać w celu ustalenia poufności poczty przychodzącej i wychodzącej. Może być konieczne upewnienie się, że poczta jest odpowiednio zaadresowana i umieszczona jest odpowiednia przesyłka. W przypadku skorzystania z usług kurierów zewnętrznych często wzywa się urzędnika ds. Automatyzacji biura, aby zorganizował usługi i monitorował odbiory i dostawy.
Stanowisko urzędnika ds. Automatyzacji biura nie wymaga formalnego wykształcenia, chociaż dyplom licealny lub równoważny jest zwykle warunkiem koniecznym do rozważenia. Cenione jest doświadczenie w pracy biurowej, a także dobre umiejętności w zakresie obsługi i naprawy maszyn biurowych. Pracownicy na tym stanowisku mogą ubiegać się o awans na specjalistę ds. Automatyki biurowej, stanowisko, które zasadniczo płaci wyższe wynagrodzenie i może oferować więcej obowiązków w miejscu pracy, wyzwań i możliwości awansu.