Wat doet een kantoorautomatiseringsmedewerker?

Een kantoorbediende zorgt ervoor dat alle geautomatiseerde systemen die van vitaal belang zijn voor de dagelijkse kantooractiviteiten, in goede staat zijn. Hij is in het algemeen verplicht kennis te hebben van deze systemen met betrekking tot hun werking, onderhoud en reparatie. In het geval van uitval van apparatuur of machines, wordt de mening van de kantoorbediende over de vraag of reparatie of vervanging logischer en kosteneffectiever is vaak gewaardeerd boven andere bedienden.

Naast het bewaken van machines en apparatuur, kan van een kantoorautomatiseringsmedewerker worden verwacht dat ze deze ook bedienen. Hij krijgt vaak regelmatig taken toegewezen met behulp van computers, printers en scanners. Van hem wordt verwacht dat hij bedreven is in het bedienen van frankeermachines, faxapparaten, kopieermachines en telecommunicatiesystemen. Bij voorkeur is zijn kennis van deze systemen uitgebreid genoeg voor hem om anderen te instrueren over de juiste werking.

In sommige zakelijke omgevingen is de kantoorbediende vereist om andere apparatuur te bedienen en te onderhouden, zoals beveiligingsbewakingsapparatuur en beveiligingspoorten. Zijn taak kan het controleren en verifiëren van referenties van leveranciers, aannemers en bezoekers inhouden. In uitzonderlijk veilige omgevingen kan het zijn dat hij lichaamsscans moet uitvoeren met een draagbare metaaldetector.

Aangezien het onderhoud en de bediening van kantoorapparatuur in sommige omgevingen mogelijk geen voltijdse taak is, voert de bediende meestal een verscheidenheid aan administratieve ondersteuningstaken uit. Zijn algemene kennis en veelzijdigheid van vaardigheden maken hem doorgaans tot een waardevol bedrijfsmiddel. Hij zweeft regelmatig tussen afdelingen om te helpen bij projecten als de tijd het toelaat.

Deze extra verantwoordelijkheden omvatten gewoonlijk het onderhoud en de bijwerking van technische handleidingen en publicaties. Hij kan ook worden gevraagd om te helpen met het archiveren en archiveren van documenten. Af en toe kan er een beroep op hem worden gedaan om te helpen met de klantenservice en ontvangsttaken, zoals het beantwoorden van inkomende oproepen en het begroeten van bezoekers. Als hij wordt beschouwd als bekwaam in schriftelijke communicatie, kan hem worden gevraagd de correspondentie te controleren op grammatica, interpunctie en inhoud.

De postkamer maakt vaak gebruik van de hulp van een kantoorautomatiseringsmedewerker. Zijn discretie en oordeel kunnen in het algemeen worden vertrouwd om de vertrouwelijkheid van inkomende en uitgaande post te bepalen. Mogelijk moet hij ervoor zorgen dat de e-mail correct wordt geadresseerd en dat de juiste verzendkosten worden aangebracht. Als koeriers van buitenaf worden gebruikt, wordt vaak een beroep gedaan op de kantoorbediende om de services te regelen en op te halen en af ​​te halen.

De functie van kantoorbediende vereist geen formeel onderwijs, hoewel een middelbare schooldiploma of gelijkwaardig meestal een voorwaarde is om te overwegen. Ervaring met kantooractiviteiten wordt zeer gewaardeerd, net als een goede aanleg voor bediening en reparatie van kantoormachines. Werknemers in deze functie zijn mogelijk op zoek naar promotie voor een specialist in kantoorautomatisering, een functie die over het algemeen een hoger salaris betaalt en meer verantwoordelijkheden op de werkplek, uitdagingen en doorgroeimogelijkheden kan bieden.