¿Qué es un empleado de contabilidad?

Un empleado contable es responsable de ingresar información en los libros contables en nombre de una empresa u organización. Las leyes en muchos países requieren que los dueños de negocios mantengan registros financieros detallados de ingresos y gastos y estos registros se revisan durante la preparación de impuestos y las auditorías de la compañía. El empleado del libro mayor tiene que asegurarse de que la información financiera se registre con precisión y que los libros de la compañía se equilibren diariamente, semanalmente o mensualmente.

Muchas compañías mantienen libros contables separados para diferentes tipos de gastos, como nómina o inventario. Antes de depositar o retirar fondos de estas cuentas, el empleado del libro mayor puede pasar todas las transacciones a través de un libro mayor. Los depósitos se registran en el libro mayor y luego se debitan de esa cuenta y se vuelven a depositar en el libro mayor apropiado. El empleado utiliza números de cuenta del libro mayor para rastrear estos depósitos y retiros, pero el libro de cuentas del libro mayor contiene detalles de todos los débitos y créditos de la empresa.

Al final de cada día, el saldo final del libro mayor debe reflejar el total combinado del saldo inicial del día más todos los créditos y menos todos los débitos. Por lo general, las empresas requieren que el secretario equilibre el libro mayor diariamente. Si se encuentran discrepancias, el empleado del libro mayor debe revisar cuidadosamente todas las transacciones y recibos para identificar la fuente del problema. El secretario debe corregir el error y asegurarse de que el saldo final sea exacto. En algunas naciones, los empleados no están obligados a auditar los libros de contabilidad diariamente, pero cuanto más se revisen los libros de contabilidad, más fácilmente los empleados pueden detectar y resolver problemas.

Los empleados de contabilidad a veces son responsables de preparar informes financieros y de hacer presentaciones a los directores o propietarios de la empresa. Pueden responder preguntas sobre el desempeño financiero de la empresa haciendo referencia a los datos contenidos en los libros de contabilidad. Cuando las autoridades fiscales realizan auditorías, el empleado del libro mayor es responsable de responder las preguntas del auditor y de proporcionar copias de los recibos y la información financiera que soliciten los auditores.

Algunas compañías contratan contadores públicos certificados para trabajar como empleados contables. Estas personas generalmente tienen un título universitario en contabilidad, finanzas o un campo relacionado y tienen licencia para trabajar como contadores. Las principales empresas pueden emplear a un gran número de empleados para supervisar las finanzas de varias divisiones diferentes de la empresa. Las pequeñas empresas a veces contratan a contables que no tienen capacitación formal en contabilidad para trabajar como empleados contables. Estas personas pueden o no tener títulos universitarios, pero generalmente tienen cierta experiencia como administradores de oficina, secretarios o tesoreros.