Was ist ein Sachbearbeiter?
Ein Sachbearbeiter ist für die Eingabe von Informationen in Kontenbücher für ein Unternehmen oder eine Organisation verantwortlich. In vielen Ländern ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass Geschäftsinhaber detaillierte finanzielle Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben führen müssen. Diese Aufzeichnungen werden während der Steuererstellung und der Betriebsprüfung überprüft. Der Sachbearbeiter muss sicherstellen, dass die Finanzinformationen korrekt erfasst und die Bücher des Unternehmens täglich, wöchentlich oder monatlich ausgeglichen werden.
Viele Unternehmen führen separate Ledger für verschiedene Arten von Ausgaben wie Gehaltsabrechnung oder Inventar. Bevor Gelder von diesen Konten eingezahlt oder abgezogen werden, kann der Sachbearbeiter zunächst alle Transaktionen durch ein Hauptbuch führen. Einzahlungen werden im Hauptbuch erfasst und dann von diesem Konto abgebucht und erneut in das entsprechende Nebenbuch eingezahlt. Der Sachbearbeiter verwendet Nebenbuchkontonummern, um diese Ein- und Auszahlungen zu verfolgen, aber das Hauptbuchkontobuch enthält Details zu allen Belastungen und Gutschriften des Unternehmens.
Am Ende eines jeden Tages sollte der Endsaldo des Hauptbuchs die Gesamtsumme des Anfangssaldos des Tages plus aller Gutschriften und minus aller Belastungen widerspiegeln. In der Regel muss der Sachbearbeiter das Hauptbuch täglich ausgleichen. Wenn Unstimmigkeiten festgestellt werden, muss der Sachbearbeiter alle Transaktionen und Belege sorgfältig prüfen, um die Ursache des Problems zu ermitteln. Der Sachbearbeiter muss den Fehler korrigieren und sicherstellen, dass der Endsaldo korrekt ist. In einigen Ländern sind Sachbearbeiter nicht verpflichtet, Sachbücher täglich zu prüfen. Je häufiger Sachbücher überprüft werden, desto leichter können Sachbearbeiter Probleme erkennen und lösen.
Sachbearbeiter sind manchmal für die Erstellung von Finanzberichten und für Präsentationen vor Geschäftsführern oder Eigentümern verantwortlich. Sie können Fragen zur finanziellen Leistung des Unternehmens unter Bezugnahme auf die in den Geschäftsbüchern enthaltenen Daten beantworten. Wenn die Steuerbehörden Prüfungen durchführen, ist der Sachbearbeiter dafür verantwortlich, die Fragen des Abschlussprüfers zu beantworten und Kopien der vom Abschlussprüfer angeforderten Belege und Finanzinformationen bereitzustellen.
Einige Unternehmen stellen Wirtschaftsprüfer als Sachbearbeiter ein. Diese Personen haben in der Regel einen Hochschulabschluss in Buchhaltung, Finanzen oder einem verwandten Bereich und sind lizenziert, um als Buchhalter zu arbeiten. Große Unternehmen können eine große Anzahl von Angestellten beschäftigen, um die Finanzen verschiedener Unternehmensbereiche zu überwachen. Kleine Firmen stellen manchmal Buchhalter ein, die keine Ausbildung zum Buchhalter haben, um als Sachbearbeiter zu arbeiten. Diese Personen können einen Hochschulabschluss haben oder nicht, haben jedoch in der Regel Erfahrung als Bürokauffrau, Sekretärin oder Schatzmeisterin.