Hvad er en Ledger kontorist?
En hovedbogskontor er ansvarlig for at indtaste oplysninger til kontohovedbøger på vegne af en virksomhed eller organisation. Lover i mange lande kræver, at virksomhedsejere skal føre detaljerede økonomiske poster over indtægter og udgifter, og disse poster gennemgås under skatteforberedelse og virksomhedsrevisioner. Hovedbogskontoret skal sikre, at de økonomiske oplysninger registreres nøjagtigt, og at virksomhedens bøger afbalanceres dagligt, ugentligt eller månedligt.
Mange virksomheder opretholder separate hovedbøger til forskellige typer udgifter såsom lønningsliste eller varebeholdning. Før midlerne deponeres eller trækkes tilbage fra disse konti, kan hovedkontorpræsteren først overføre alle transaktioner gennem en hovedbok. Indskud registreres i hovedbogen og debiteres derefter fra den konto og deponeres igen i den relevante underbok. Kontoristen bruger kontonumre til hovedbok til at spore disse indskud og udbetalinger, men hovedbokskontoen indeholder oplysninger om alle firmaets debiteringer og kreditter.
Ved udgangen af hver dag skal hovedbogens slutningsbalance afspejle det samlede samlede af dagens startbalance plus alle kreditter og minus alle debiteringer. Virksomheder kræver typisk, at kontorfunktionen dagligt skal afbalancere hovedbogen. Hvis der konstateres uoverensstemmelser, skal hovedkontorens kontorist nøje gennemgå alle transaktioner og kvitteringer for at identificere kilden til problemet. Kontoristen skal korrigere fejlen og sikre, at afslutningsbalancen er nøjagtig. I nogle nationer kræves det ikke, at kontorister hver dag skal kontrollere hovedbøger, men jo hyppigere, som hovedbokerne gennemgås, desto lettere kan kontorister registrere og løse problemer.
Kontorer i hovedbogen er undertiden ansvarlige for at udarbejde økonomiske rapporter og for at præsentere for selskabets direktører eller ejere. De kan besvare spørgsmål om virksomhedens økonomiske resultater ved at henvise til data indeholdt i hovedbøgerne. Når skattemyndighederne foretager revisioner, er hovedkontorens ansvar for at besvare revisorens spørgsmål og for at fremskaffe kopier af kvitteringer og økonomiske oplysninger, som revisorerne anmoder om.
Nogle virksomheder lejer certificerede revisorer til at arbejde som hovedbokspræster. Disse personer har normalt en college grad i regnskab, finans eller et beslægtet felt og har licens til at arbejde som regnskabsfolk. Store virksomheder kan ansætte et stort antal embedsmænd for at føre tilsyn med økonomien i forskellige forskellige afdelinger af virksomheden. Små virksomheder ansætter undertiden bogholdere, der ikke har nogen formel regnskabsuddannelse til at arbejde som hovedbøger. Disse personer har måske ikke universitetsgrader, men har normalt en vis erfaring som kontoradministratorer, sekretærer eller kasserer.