Qu'est-ce qu'un commis au grand livre?
Un commis au grand livre est responsable de la saisie des informations dans les grands comptes au nom d’une entreprise ou d’une organisation. Dans de nombreux pays, les lois exigent que les propriétaires d’entreprises tiennent des registres financiers détaillés de leurs revenus et de leurs dépenses; ces registres sont examinés et utilisés lors de la préparation des déclarations de revenus et des audits des entreprises. Le commis au grand livre doit s'assurer que les informations financières sont correctement enregistrées et que les livres de la société sont équilibrés sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
De nombreuses entreprises tiennent des registres séparés pour différents types de dépenses telles que la masse salariale ou les stocks. Avant que les fonds ne soient déposés ou retirés de ces comptes, le commis au grand livre peut d'abord passer toutes les transactions dans un grand livre. Les dépôts sont enregistrés dans le grand livre général, puis débités de ce compte et redéposés dans le grand livre approprié. Le greffier utilise les numéros de compte du grand livre pour suivre ces dépôts et retraits, mais le livre de comptes du grand livre contient des détails sur tous les débits et les crédits de la société.
À la fin de chaque journée, le solde final du grand livre doit correspondre au total combiné du solde initial du jour, majoré de tous les crédits et diminué de tous les débits. En règle générale, les entreprises exigent du greffier qu’il équilibre quotidiennement le grand livre. Si des anomalies sont détectées, le commis au grand livre doit examiner attentivement toutes les transactions et tous les reçus pour identifier la source du problème. Le greffier doit corriger l'erreur et s'assurer que le solde final est exact. Dans certains pays, les commis ne sont pas obligés de vérifier quotidiennement les grands livres, mais plus ils sont consultés fréquemment, plus ils peuvent facilement détecter et résoudre les problèmes.
Les commis au grand livre ont parfois la responsabilité de préparer des rapports financiers et de faire des présentations aux dirigeants ou aux propriétaires d’entreprise. Ils peuvent répondre aux questions concernant les performances financières de l'entreprise en se référant aux données contenues dans les grands livres. Lorsque les autorités fiscales effectuent des audits, le greffier du grand livre est chargé de répondre aux questions de l'auditeur et de fournir des copies des reçus et des informations financières demandées par l'auditeur.
Certaines entreprises embauchent des experts-comptables pour travailler comme commis au grand livre. Ces personnes ont généralement un diplôme universitaire en comptabilité, en finance ou dans un domaine connexe et sont autorisées à exercer la profession de comptable. Les grandes entreprises peuvent employer un grand nombre d'employés pour superviser les finances de différentes divisions de l'entreprise. Les petites entreprises engagent parfois des comptables qui n’ont aucune formation en comptabilité pour travailler comme commis au grand livre. Ces personnes peuvent ou non avoir un diplôme universitaire, mais ont généralement une certaine expérience en tant qu'administrateurs de bureau, secrétaires ou trésoriers.