¿Qué es la gestión de contratos?
El término gestión de contratos se usa típicamente en departamentos de adquisición o compra. Como parte de las responsabilidades del Departamento de Adquisiciones, el gerente negocia, acepta y firma contratos con proveedores de bienes y servicios a la organización. La gestión de contratos es el proceso de garantizar que el proveedor honre sus términos de contrato negociados. Aunque el papel de la adquisición en el proceso de negociación es una parte esencial de un proceso de gestión de costos, la gestión de contratos es donde los ahorros reales se logran o se pierden. La gestión del contrato incluye garantizar el cumplimiento del contrato, actuar como el contacto principal para los problemas relacionados con la resolución del servicio y las disputas, así como la gestión de cualquier pago o cláusula negociado en el contrato. En general, la gestión de contratos se puede desglosar into Tres áreas principales: umbrales, reembolsos y cláusulas de rendimiento.
El umbral es un término utilizado para definir objetivos específicos de gastos en dólares, transacciones o unidades compradas. Estos umbrales generalmente están vinculados a descuentos en dólares en el precio de compra y a menudo se basan en el número de pedidos recibidos dentro de un período de tiempo específico. Como parte del proceso de negociación, los umbrales a menudo se usan para exigir descuentos aún más profundos de los que el proveedor normalmente proporcionaría. A medida que aumenta el volumen, el proveedor tiene la motivación y la capacidad de reducir el precio, a medida que disminuyen sus costos.
Los reembolsos se utilizan como recompensa o incentivo para el proveedor para cumplir con objetivos específicos. Por ejemplo, una panadería puede negociar para comprar una cantidad específica de harina durante un período de tiempo establecido. Cualquier solicitud adicional no programada que se completen dentro de un período de tiempo específico es elegible para un reembolso al proveedor.La factura es por el monto estándar, pero el reembolso se calcula y se devuelve al proveedor como recompensa por satisfacer una necesidad inmediata. Esta flexibilidad a menudo se encuentra en entornos sensibles al tiempo, donde el contrato es para un programa de entrega estándar, pero se necesita flexibilidad adicional para cumplir con los requisitos comerciales.
Las cláusulas de rendimiento se basan en elementos medibles que son críticos para la operación del negocio. Las cláusulas comunes se basan en la entrega dentro de un marco de tiempo específico, facturación dentro de un rango de fecha establecido, fechas de entrega de referencia y porcentaje de finalización para proyectos de construcción. El propósito de una cláusula de rendimiento es establecer un método de medición aceptado entre el proveedor y el cliente. Estas cláusulas a menudo están vinculadas a sanciones o recompensas, dependiendo de la industria.
La gestión efectiva del contrato implica el seguimiento diario de actividades, la gestión del rendimiento y el seguimiento del proveedor. Solo a través de un contrato activo mEl proceso de anemisión puede la compañía reclamar cualquier beneficio incluido en el contrato. Estos beneficios pueden incluir cláusulas de liberación temprana, reducciones de pagos adicionales y otras multas.