Co je to Správa smluv?
Termín správa smluv se obvykle používá v oddělení nákupu nebo nákupu. V rámci odpovědnosti oddělení nákupu manažer sjednává, přijímá a podepisuje smlouvy s dodavateli zboží a služeb pro organizaci. Správa smluv je proces, který zajistí, že dodavatel dodrží své sjednané smluvní podmínky. Přestože je úloha zadávání zakázek v procesu vyjednávání nezbytnou součástí procesu řízení nákladů, řízení smluv je místem, kde skutečné úspory jsou buď dosaženy, nebo zmeškány.
Účinné postupy správy smluv vedou k nižším provozním nákladům, efektivním službám a silnější pozici při vyjednávání během příštího kola vyjednávání. Správa smluv zahrnuje zajištění souladu se smlouvou, vystupování jako primární kontakt v záležitostech souvisejících se službami a řešením sporů, jakož i správa veškerých plateb nebo ustanovení vyjednaných ve smlouvě. Obecně lze správu smluv rozdělit do tří hlavních oblastí: prahové hodnoty, rabaty a doložky o výkonu.
Prahová hodnota je termín používaný k definování konkrétních cílů utrácení dolaru, transakcí nebo zakoupených jednotek. Tyto prahové hodnoty jsou obvykle spojeny s diskontními slevami z kupní ceny a často jsou založeny na počtu objednávek přijatých v určitém časovém období. V rámci vyjednávacího procesu se prahové hodnoty často používají k požadování ještě hlubších slev, než by dodavatel normálně poskytoval. Se zvyšujícím se objemem má dodavatel motivaci a schopnost snižovat cenu se snižováním nákladů.
Slevy se používají jako odměna nebo pobídka pro dodavatele ke splnění konkrétních cílů. Pekárna může například vyjednávat o nákupu určitého množství mouky za stanovené časové období. Jakékoli další, neplánované žádosti, které jsou dokončeny ve specifickém časovém období, mají nárok na slevu dodavateli. Faktura je za standardní částku, ale sleva se vypočítá a vrátí dodavateli jako odměna za uspokojení okamžité potřeby. Tato flexibilita se často vyskytuje v časově citlivých prostředích, kde je smlouva stanovena na standardní harmonogram dodávek, ale pro splnění obchodních požadavků je nutná další flexibilita.
Výkonnostní doložky jsou založeny na měřitelných položkách, které jsou kritické pro chod podniku. Společné klauzule jsou založeny na dodávce v konkrétním časovém rámci, fakturaci ve stanoveném časovém období, dodacích termínech plnění benchmarku a procentuálním podílu dokončení stavebních projektů. Účelem doložky o výkonu je stanovit akceptovanou metodu měření mezi dodavatelem a zákazníkem. Tato ustanovení jsou často vázána na pokuty nebo odměny v závislosti na odvětví.
Efektivní správa smluv zahrnuje každodenní sledování činností, řízení výkonu a následná opatření s dodavatelem. Společnost si může nárokovat jakékoli výhody obsažené ve smlouvě pouze prostřednictvím aktivního procesu správy smlouvy. Tyto výhody mohou zahrnovat ustanovení o předčasném propuštění, další snížení plateb a další sankce.