Wat is contractbeheer?
De term contractbeheer wordt meestal gebruikt in inkoop- of inkoopafdelingen. Als onderdeel van de verantwoordelijkheden van de inkoopafdeling onderhandelt, accepteert en tekent de manager contracten met leveranciers van goederen en diensten aan de organisatie. Contractbeheer is het proces om ervoor te zorgen dat de leverancier zijn contractvoorwaarden nakomt. Hoewel de rol van inkoop in het onderhandelingsproces een essentieel onderdeel is van een proces voor kostenbeheer, is contractbeheer waar de werkelijke besparingen worden gerealiseerd of gemist.
Effectieve contractmanagementpraktijken resulteren in lagere bedrijfskosten, efficiënte services en een sterkere onderhandelingspositie tijdens de volgende onderhandelingsronde. Contractbeheer omvat het waarborgen van contractnaleving, fungeren als de primaire contactpersoon voor problemen met betrekking tot service en geschillenbeslechting, evenals het beheren van alle betalingen of clausules die in het contract zijn overeengekomen. Over het algemeen kan contractbeheer worden onderverdeeld in drie hoofdgebieden: drempels, kortingen en prestatieclausules.
Drempel is een term die wordt gebruikt om specifieke doelstellingen voor dollaruitgaven, transacties of gekochte eenheden te definiëren. Deze drempels zijn meestal gekoppeld aan dollarkortingen op de aankoopprijs en zijn vaak gebaseerd op het aantal ontvangen orders binnen een specifieke periode. Als onderdeel van het onderhandelingsproces worden drempels vaak gebruikt om nog diepere kortingen te vragen dan de leverancier normaal zou bieden. Naarmate het volume toeneemt, heeft de leverancier de motivatie en het vermogen om de prijs te verlagen, naarmate de kosten dalen.
Kortingen worden gebruikt als beloning of stimulans voor de leverancier om specifieke doelen te bereiken. Een bakkerij kan bijvoorbeeld onderhandelen om een specifieke hoeveelheid bloem te kopen gedurende een bepaalde periode. Eventuele aanvullende, niet-geplande aanvragen die binnen een specifieke periode worden voltooid, komen in aanmerking voor een korting aan de leverancier. De factuur is voor het standaardbedrag, maar de korting wordt berekend en terugbetaald aan de leverancier als beloning voor het voldoen aan een onmiddellijke behoefte. Deze flexibiliteit wordt vaak gevonden in tijdgevoelige omgevingen, waar het contract een standaard leveringsschema betreft, maar extra flexibiliteit is nodig om aan de zakelijke vereisten te voldoen.
Prestatieclausules zijn gebaseerd op meetbare items die cruciaal zijn voor de bedrijfsvoering. Algemene clausules zijn gebaseerd op levering binnen een specifiek tijdsbestek, facturering binnen een bepaald datumbereik, het voldoen aan benchmark leveringsdatums en het voltooiingspercentage voor bouwprojecten. Het doel van een prestatieclausule is het opzetten van een geaccepteerde meetmethode tussen de leverancier en de klant. Deze clausules zijn vaak gekoppeld aan boetes of beloningen, afhankelijk van de branche.
Effectief contractbeheer omvat dagelijks activiteiten volgen, prestatiebeheer en opvolging met de leverancier. Alleen via een actief contractbeheersproces kan het bedrijf alle voordelen claimen die in het contract zijn opgenomen. Deze voordelen kunnen clausules voor vervroegde vrijgave, extra betalingskortingen en andere boetes omvatten.