Co to jest zarządzanie kontraktami?

Termin zarządzanie umową jest zwykle używany w działach zaopatrzenia lub zakupów. W ramach obowiązków działu zakupów menedżer negocjuje, przyjmuje i podpisuje umowy z dostawcami towarów i usług dla organizacji. Zarządzanie umowami to proces zapewniający, że dostawca dotrzymuje wynegocjowanych warunków umownych. Chociaż rola zamówień publicznych w procesie negocjacji jest istotną częścią procesu zarządzania kosztami, zarządzanie umowami polega na osiągnięciu lub pominięciu faktycznych oszczędności.

Skuteczne praktyki zarządzania umowami skutkują niższymi kosztami operacyjnymi, wydajnymi usługami i silniejszą pozycją przetargową podczas następnej rundy negocjacji. Zarządzanie umową obejmuje zapewnienie zgodności umowy, działanie jako główny kontakt w kwestiach związanych z usługą i rozwiązywaniem sporów, a także zarządzanie wszelkimi płatnościami lub klauzulami negocjowanymi w umowie. Zasadniczo zarządzanie umowami można podzielić na trzy główne obszary: progi, rabaty i klauzule dotyczące wykonania.

Próg to termin używany do definiowania określonych celów wydatków dolara, transakcji lub zakupionych jednostek. Progi te są zwykle powiązane z rabatami w dolarach od ceny zakupu i często są oparte na liczbie zamówień otrzymanych w określonym przedziale czasowym. W ramach procesu negocjacji progi są często stosowane w celu zażądania nawet głębszych rabatów niż zwykle zapewnia dostawca. Wraz ze wzrostem wolumenu dostawca ma motywację i zdolność do obniżenia ceny w miarę spadku kosztów.

Rabaty są wykorzystywane jako nagroda lub zachęta dla dostawcy, aby osiągnąć określone cele. Na przykład piekarnia może negocjować zakup określonej ilości mąki w określonym czasie. Wszelkie dodatkowe, nieplanowane zamówienia, które zostaną zrealizowane w określonym czasie, kwalifikują się do rabatu dla dostawcy. Faktura dotyczy standardowej kwoty, ale rabat jest obliczany i zwracany dostawcy w nagrodę za zaspokojenie pilnej potrzeby. Ta elastyczność często występuje w środowiskach wrażliwych na czas, w których umowa dotyczy standardowego harmonogramu dostaw, ale potrzebna jest dodatkowa elastyczność, aby spełnić wymagania biznesowe.

Klauzule dotyczące wydajności oparte są na mierzalnych elementach, które mają kluczowe znaczenie dla funkcjonowania firmy. Wspólne klauzule opierają się na dostawie w określonym czasie, fakturowaniu w ustalonym zakresie dat, spełnianiu dat dostawy wzorcowych i odsetku ukończenia projektów budowlanych. Celem klauzuli dotyczącej wydajności jest ustanowienie przyjętej metody pomiaru między dostawcą a klientem. Klauzule te są często powiązane z karami lub nagrodami, w zależności od branży.

Skuteczne zarządzanie umowami obejmuje codzienne monitorowanie aktywności, zarządzanie wydajnością i działania następcze z dostawcą. Tylko poprzez aktywny proces zarządzania umową firma może ubiegać się o wszelkie korzyści zawarte w umowie. Korzyści te mogą obejmować klauzule wcześniejszego zwolnienia, dodatkowe ograniczenia płatności i inne kary.