契約管理とは

通常、契約管理という用語は、調達部門または購買部門で使用されます。 調達部門の責任の一部として、マネージャーは、組織への商品およびサービスのサプライヤーとの交渉、契約の締結、署名を行います。 契約管理は、サプライヤーが交渉した契約条件を遵守することを保証するプロセスです。 交渉プロセスでの調達の役割はコスト管理プロセスの重要な部分ですが、契約管理では実際の節約が達成されるか見逃されます。

効果的な契約管理慣行により、次の交渉で運用コストが削減され、効率的なサービスが提供され、交渉の立場が強化されます。 契約管理には、契約順守の確保、サービスおよび紛争解決に関連する問題の主な連絡先としての役割、および契約で交渉された支払いまたは条項の管理が含まれます。 一般に、契約管理は、しきい値、リベート、およびパフォーマンス条項の3つの主要な領域に分類できます。

しきい値は、ドル支出、トランザクション、または購入単位の特定のターゲットを定義するために使用される用語です。 これらのしきい値は通常、購入価格のドル割引に関連付けられており、特定の期間内に受け取った注文数に基づいていることがよくあります。 交渉プロセスの一環として、通常、サプライヤーが通常提供するよりもさらに深い割引を要求するためにしきい値が使用されます。 量が増えると、サプライヤはコストが減少するため、価格を下げる意欲と能力を持ちます。

リベートは、特定の目標を達成するためのサプライヤーへの報酬またはインセンティブとして使用されます。 たとえば、ベーカリーは、設定された期間にわたって特定の量の小麦粉を購入するよう交渉する場合があります。 特定の期間内に完了する予定外の追加のリクエストは、サプライヤーへのリベートの対象となります。 請求書は標準額に対するものですが、差し戻しが計算され、差し迫ったニーズを満たすための報酬としてサプライヤに払い戻されます。 この柔軟性は、契約が標準的な配送スケジュールに基づいているが、ビジネス要件を満たすために追加の柔軟性が必要な、時間に敏感な環境でよく見られます。

パフォーマンス条項は、ビジネスの運営に不可欠な測定可能な項目に基づいています。 一般的な条項は、特定の時間枠内での納品、設定された日付範囲内での請求、基準納期の達成、および建設プロジェクトの完了率に基づいています。 パフォーマンス条項の目的は、サプライヤーと顧客の間で受け入れられている測定方法を設定することです。 これらの条項は、多くの場合、業界に応じて罰則または報酬に結び付けられています。

効果的な契約管理には、毎日の活動追跡、パフォーマンス管理、およびサプライヤーとのフォローアップが含まれます。 アクティブな契約管理プロセスを通じてのみ、会社は契約に含まれる利益を請求できます。 これらの利点には、早期リリース条項、追加の支払い削減、およびその他の罰則が含まれる場合があります。