Hvad er kontraktstyring?

Udtrykket kontraktstyring bruges typisk i indkøb eller indkøb afdelinger. Som en del af indkøbsafdelingens ansvar forhandler manageren, accepterer og underskriver kontrakter med leverandører af varer og tjenester til organisationen. Kontrakthåndtering er processen med at sikre, at leverandøren overholder deres forhandlede aftalevilkår. Selvom indkøbets rolle i forhandlingsprocessen er en væsentlig del af en omkostningsstyringsproces, er kontraktstyring her, hvor de faktiske besparelser enten opnås eller savnes.

Effektiv kontraktstyringspraksis resulterer i lavere driftsomkostninger, effektive tjenester og en stærkere forhandlingsposition under den næste forhandlingsrunde. Kontrakthåndtering inkluderer sikring af kontraktens overholdelse, fungerer som den primære kontaktperson i spørgsmål, der er relateret til service og tvistbilæggelse, samt styring af betalinger eller klausuler, der er forhandlet i kontrakten. Generelt kan kontraktstyring opdeles i tre hovedområder: tærskler, rabatter og resultatklausuler.

Tærskel er et udtryk, der bruges til at definere specifikke mål for dollarforbrug, transaktioner eller købte enheder. Disse tærskler er normalt bundet til dollarrabatter på købsprisen og er ofte baseret på antallet af ordrer, der er modtaget inden for en bestemt tidsperiode. Som en del af forhandlingsprocessen bruges tærskler ofte til at kræve endnu dybere rabatter, end leverandøren normalt ville give. Når volumen stiger, har leverandøren motivation og kapacitet til at reducere prisen, da omkostningerne falder.

Rabatter bruges som en belønning eller incitament til leverandøren til at opfylde specifikke mål. For eksempel kan et bageri forhandle om at købe en bestemt mængde mel over en bestemt periode. Eventuelle yderligere, ikke-planlagte anmodninger, der gennemføres inden for en bestemt periode, er berettigede til en rabat til leverandøren. Fakturaen er for standardbeløbet, men rabatten beregnes og tilbagebetales til leverandøren som en belønning for at imødekomme et øjeblikkeligt behov. Denne fleksibilitet findes ofte i tidsfølsomme miljøer, hvor kontrakten gælder en standard leveringsplan, men der er behov for yderligere fleksibilitet for at imødekomme forretningskrav.

Ydelsesklausuler er baseret på målbare poster, der er kritiske for driften af ​​virksomheden. Almindelige klausuler er baseret på levering inden for en bestemt tidsramme, fakturering inden for et bestemt datointerval, møde benchmarkleveringsdatoer og procentdel af færdiggørelse for byggeprojekter. Formålet med en ydelsesklausul er at oprette en accepteret målemetode mellem leverandøren og kunden. Disse klausuler er ofte bundet til sanktioner eller belønninger, afhængigt af branchen.

Effektiv kontraktstyring involverer daglig aktivitetssporing, præstationsstyring og opfølgning med leverandøren. Kun gennem en aktiv kontraktstyringsproces kan virksomheden kræve fordele inkluderet i kontrakten. Disse fordele kan omfatte klausuler om tidlig frigivelse, yderligere betalingsreduktioner og andre sanktioner.