¿Cómo desarrollo un plan de gestión de costos?
Un plan de gestión de costos enumera los detalles de los gastos esperados para un proyecto. Las compañías también pueden preparar estos planes para otras áreas de su compañía, dependiendo de su propósito. Para desarrollar un plan de gestión de costos, el equipo de gestión de la compañía identificará actividades que producen costos, enumerará los materiales necesarios para el proyecto, desarrollará un cronograma para el proyecto y establecerá las métricas utilizadas para medir los costos y las variaciones resultantes. Otros elementos pueden estar en el plan, dependiendo del tamaño y el alcance del proyecto.
Es necesario identificar las actividades de costos para garantizar que la compañía detalla todas las áreas en las que espera incurrir en gastos. En proyectos de estilo de producción, estos costos generalmente incluyen los materiales y la mano de obra necesarios para producir el bien. Sin embargo, los proyectos basados en servicios tendrán un enfoque diferente; la compañía debe identificar áreas como servicio al cliente, entrega, servicios auxiliares u otras áreas indirectas que agregarán costos al proyecto.
El listado de materiales es necesario para un plan de administración de costos ya que la mayoría de las compañías prepararán presupuestos con esta información. Muchos proyectos basados en costos se llevan a cabo en momentos específicos durante el año. Las empresas tendrán un límite de presupuesto para estos proyectos y, por lo general, aceptan uno o varios que cumplan con las restricciones de costos enumeradas en el plan de administración de costos. La compañía también puede ajustar el plan para completar más proyectos dentro del presupuesto establecido.
Las compañías también deberán detallar cómo rastrearán los costos asociados con su plan. Esto puede incluir el seguimiento del costo de los materiales y la mano de obra utilizada en el proyecto al indicar los costos reales. Los elementos incidentales pueden requerir diferentes técnicas de medición. Por ejemplo, si una compañía espera usar trabajadores de un departamento separado en el nuevo proyecto, puede usar un porcentaje para calcular el costo correspondiente. El plan de administración de costos puede indicar que el 25 por ciento de la mano de obra del departamento de TI irá en contra del nuevo proyecto.
Otros elementos para incluir en el plan de gestión de costos incluyen un análisis de línea de tiempo y variación para el plan. La línea de tiempo ayuda a evitar sobrecostos y asegurar que los proyectos sigan siendo rentables; En algunas industrias, como la construcción, los plazos son necesarios para recibir el pago. Este proceso ayuda a compensar los costos iniciales incurridos en el plan de gestión del proyecto.
Las mediciones de variación también son necesarias para determinar por qué un plan de gestión de costos puede tener un sobrecosto. Luego, las empresas pueden comparar el plan con los gastos reales y determinar la razón de cualquier diferencia entre ambos.