Hvordan udvikler jeg en omkostningsstyringsplan?
En omkostningsstyringsplan viser detaljerne om forventede udgifter til et projekt. Virksomheder kan også udarbejde disse planer til andre områder i deres virksomhed, afhængigt af dens formål. For at udvikle en omkostningsstyringsplan, vil virksomhedens ledelsesteam identificere aktiviteter, der producerer omkostninger, anføre de nødvendige materialer til projektet, udvikle en tidslinje for projektet og angive de målinger, der bruges til at måle omkostninger og eventuelle resulterende afvigelser. Andre genstande kan være på planen, afhængigt af projektets størrelse og omfang.
Det er nødvendigt at identificere omkostningsaktiviteter for at sikre, at virksomheden specificerer alle områder, det forventer at afholde udgifter. På produktionsstilprojekter inkluderer disse omkostninger typisk de materialer og arbejdskraft, der er nødvendig for at producere varen. Tjenestebaserede projekter vil dog have et andet fokus; Virksomheden skal identificere områder som kundeservice, levering, hjælpetjenester eller andre indirekte områder, der vil tilføje omkostninger til projektet.
Liste over materialer er nødvendigt for en omkostningsstyringsplan, da de fleste virksomheder vil udarbejde budgetter med denne information. Mange omkostningsbaserede projekter påtages på bestemte tidspunkter i løbet af året. Virksomheder vil have en budgetgrænse for disse projekter og typisk acceptere en eller flere, der opfylder de omkostningsbegrænsninger, der er anført i omkostningsstyringsplanen. Virksomheden kan også justere planen for at afslutte flere projekter inden for det anførte budget.
Virksomheder bliver også nødt til at specificere, hvordan de sporer omkostninger forbundet med deres plan. Dette kan omfatte sporing af omkostningerne til materialer og arbejdskraft, der bruges på projektet ved at angive de faktiske omkostninger. Tilfældige genstande kan kræve forskellige målingsteknikker. For eksempel, hvis en virksomhed forventer at bruge arbejdstagere fra en separat afdeling til det nye projekt, kan det bruge en procentdel til at beregne de tilsvarende omkostninger. Omkostningsstyringsplanen angiver muligvis, at 25 procent af arbejdskraften fra IT-afdelingen vil gå mod det nye projekt.
Andre poster, der skal medtages i omkostningsstyringsplanen, inkluderer en tidslinje og variansanalyse for planen. Tidslinjen hjælper med at undgå omkostningsoverskridelser og sikre, at projekter forbliver rentable; i nogle brancher, såsom byggeri, er tidsplaner nødvendige for at få betalt. Denne proces hjælper med at udligne de tidlige omkostninger, der er afholdt i projektstyringsplanen.
Variansmålinger er også nødvendige for at bestemme, hvorfor en omkostningsstyringsplan kan have en omkostningsoverskridelse. Virksomheder kan derefter sammenligne planen med de faktiske udgifter og bestemme årsagen til eventuelle forskelle mellem de to.