Jak opracować plan zarządzania kosztami?
Plan zarządzania kosztami zawiera szczegółowe informacje dotyczące przewidywanych wydatków na projekt. Firmy mogą przygotowywać te plany także w innych obszarach swojej firmy, w zależności od ich celu. Aby opracować plan zarządzania kosztami, zespół zarządzający firmy określi działania, które generują koszty, sporządzi listę materiałów potrzebnych do projektu, opracuje harmonogram projektu i poda wskaźniki zastosowane do pomiaru kosztów i wszelkich wynikających z nich odchyleń. Inne elementy mogą znajdować się na planie, w zależności od wielkości i zakresu projektu.
Identyfikacja działań związanych z kosztami jest konieczna, aby firma szczegółowo opisała wszystkie obszary, w których spodziewa się ponieść wydatki. W przypadku projektów w stylu produkcyjnym koszty te zazwyczaj obejmują materiały i robociznę niezbędną do wyprodukowania towaru. Jednak projekty oparte na usługach będą się koncentrować w inny sposób; firma musi zidentyfikować obszary takie jak obsługa klienta, dostawa, usługi pomocnicze lub inne obszary pośrednie, które zwiększą koszty projektu.
Materiały z wykazu są niezbędne do opracowania planu zarządzania kosztami, ponieważ większość firm przygotuje budżety na podstawie tych informacji. Wiele projektów opartych na kosztach jest podejmowanych w określonych porach roku. Firmy będą miały limit budżetowy na te projekty i zazwyczaj akceptują jeden lub kilka, które spełniają ograniczenia kosztów wymienione w planie zarządzania kosztami. Firma może również dostosować plan, aby zrealizować więcej projektów w ramach określonego budżetu.
Firmy będą musiały również szczegółowo opisać, w jaki sposób będą śledzić koszty związane z planem. Może to obejmować śledzenie kosztów materiałów i robocizny wykorzystanych w projekcie poprzez określenie rzeczywistych kosztów. Przypadkowe przedmioty mogą wymagać różnych technik pomiarowych. Na przykład, jeśli firma spodziewa się użyć pracowników z oddzielnego działu w nowym projekcie, może użyć wartości procentowej do obliczenia odpowiedniego kosztu. Plan zarządzania kosztami może stanowić, że 25 procent siły roboczej z działu IT pójdzie przeciwko nowemu projektowi.
Inne elementy do uwzględnienia w planie zarządzania kosztami obejmują oś czasu i analizę wariancji dla planu. Oś czasu pomaga uniknąć przekroczenia kosztów i zapewnia utrzymanie rentowności projektów; w niektórych branżach, takich jak budownictwo, terminy są konieczne, aby otrzymać zapłatę. Ten proces pomaga zrównoważyć początkowe koszty poniesione w planie zarządzania projektem.
Pomiary rozbieżności są również konieczne w celu ustalenia, dlaczego plan zarządzania kosztami może mieć przekroczenie kosztów. Firmy mogą następnie porównać plan z faktycznymi wydatkami i ustalić przyczynę różnic między nimi.