Wie entwickle ich einen Kostenmanagementplan?
Ein Kostenmanagementplan listet die Details der erwarteten Ausgaben für ein Projekt auf. Unternehmen können diese Pläne je nach Zweck auch für andere Bereiche ihres Unternehmens vorbereiten. Um einen Kostenmanagementplan zu entwickeln, identifiziert das Managementteam des Unternehmens kostenwirksame Aktivitäten, listet die für das Projekt benötigten Materialien auf, erstellt einen Zeitplan für das Projekt und gibt die Metriken an, mit denen die Kosten und die daraus resultierenden Abweichungen gemessen werden. Abhängig von der Größe und dem Umfang des Projekts können weitere Elemente im Plan enthalten sein.
Die Ermittlung der Kostenaktivitäten ist erforderlich, um sicherzustellen, dass das Unternehmen alle Bereiche detailliert angibt, für die Ausgaben zu erwarten sind. Bei Projekten im Produktionsstil umfassen diese Kosten in der Regel die für die Herstellung des Produkts erforderlichen Materialien und Arbeitskräfte. Service-basierte Projekte werden jedoch einen anderen Schwerpunkt haben; Das Unternehmen muss Bereiche wie Kundendienst, Lieferung, Nebendienstleistungen oder andere indirekte Bereiche identifizieren, die dem Projekt Kosten hinzufügen.
Das Auflisten von Materialien ist für einen Kostenmanagementplan erforderlich, da die meisten Unternehmen anhand dieser Informationen Budgets erstellen. Viele kostenbasierte Projekte werden zu bestimmten Zeiten im Laufe des Jahres übernommen. Unternehmen haben ein Budgetlimit für diese Projekte und akzeptieren in der Regel eines oder mehrere, die die im Kostenmanagementplan aufgeführten Kostenbeschränkungen erfüllen. Das Unternehmen kann den Plan auch anpassen, um weitere Projekte innerhalb des angegebenen Budgets abzuschließen.
Die Unternehmen müssen auch genau angeben, wie sie die mit ihrem Plan verbundenen Kosten verfolgen. Dies kann die Nachverfolgung der für das Projekt aufgewendeten Material- und Arbeitskosten durch Angabe der tatsächlichen Kosten umfassen. Gelegentliche Dinge erfordern möglicherweise andere Messtechniken. Wenn ein Unternehmen beispielsweise erwartet, dass Mitarbeiter einer separaten Abteilung für das neue Projekt eingesetzt werden, verwendet es möglicherweise einen Prozentsatz, um die entsprechenden Kosten zu berechnen. Der Kostenmanagementplan sieht möglicherweise vor, dass 25 Prozent der Arbeitskräfte der IT-Abteilung für das neue Projekt aufgewendet werden.
Weitere Elemente, die in den Kostenmanagementplan aufgenommen werden sollen, sind eine Zeitachse und eine Abweichungsanalyse für den Plan. Der Zeitplan hilft, Kostenüberschreitungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass Projekte rentabel bleiben. In einigen Branchen wie dem Baugewerbe sind Fristen erforderlich, um bezahlt zu werden. Dieser Prozess hilft dabei, die frühen Kosten des Projektmanagementplans auszugleichen.
Abweichungsmessungen sind auch erforderlich, um festzustellen, warum ein Kostenmanagementplan möglicherweise eine Kostenüberschreitung aufweist. Die Unternehmen können dann den Plan mit den tatsächlichen Ausgaben vergleichen und den Grund für die Unterschiede zwischen beiden ermitteln.