Hvordan utvikler jeg en kostnadsstyringsplan?
En kostnadsstyringsplan viser detaljene om forventede utgifter for et prosjekt. Bedrifter kan utarbeide disse planene for andre områder i selskapet deres også, avhengig av dets formål. For å utvikle en kostnadsstyringsplan vil selskapets lederteam identifisere aktiviteter som produserer kostnader, liste opp materialene som trengs for prosjektet, utvikle en tidslinje for prosjektet og oppgi beregningene som brukes til å måle kostnader og eventuelle resulterende avvik. Andre elementer kan være på planen, avhengig av prosjektets størrelse og omfang.
Å identifisere kostnadsaktiviteter er nødvendig for å sikre at selskapet beskriver alle områder det forventer å pådra seg utgifter. På prosjekter i produksjonsstil inkluderer disse kostnadene typisk materialer og arbeidskraft som er nødvendig for å produsere det gode. Tjenestebaserte prosjekter vil imidlertid ha et annet fokus; Selskapet må identifisere områder som kundeservice, levering, tilleggstjenester eller andre indirekte områder som vil legge til kostnader til prosjektet.
Oppføringsmateriell er NECEssary for en kostnadsstyringsplan ettersom de fleste selskaper vil utarbeide budsjetter med denne informasjonen. Mange kostnadsbaserte prosjekter blir tatt på bestemte tider i løpet av året. Bedrifter vil ha en budsjettgrense for disse prosjektene og aksepterer vanligvis en eller flere som oppfyller kostnadsbegrensningene som er oppført i kostnadsstyringsplanen. Selskapet kan også justere planen for å fullføre flere prosjekter innen det uttalte budsjettet.
Bedrifter vil også trenge å detaljere hvordan de vil spore kostnader forbundet med planen. Dette kan omfatte å spore kostnadene for materialer og arbeidskraft som brukes på prosjektet ved å oppgi faktiske kostnader. Tilfeldige elementer kan kreve forskjellige måleteknikker. For eksempel, hvis et selskap forventer å bruke arbeidere fra en egen avdeling på det nye prosjektet, kan det bruke en prosentandel til å beregne de tilsvarende kostnadene. Kostnadsstyringsplanen kan oppgi 25 prosent av arbeidskraften fra IT DEPArtment vil gå mot det nye prosjektet.
Andre elementer som skal inkluderes på kostnadsstyringsplanen inkluderer en tidslinje og variansanalyse for planen. Tidslinjen hjelper til med å unngå kostnadsoverskridelser og sikre at prosjekter forblir lønnsomme; I noen bransjer, for eksempel bygging, er tidslinjer nødvendige for å få betalt. Denne prosessen hjelper til med å oppveie de tidlige kostnadene som påløper i prosjektstyringsplanen.
Variansmålinger er også nødvendige for å bestemme hvorfor en kostnadsstyringsplan kan ha en kostnadsoverskridelse. Bedrifter kan deretter sammenligne planen mot faktiske utgifter og bestemme årsaken til eventuelle forskjeller mellom de to.