Hvordan utvikler jeg en kostnadsstyringsplan?
En kostnadsstyringsplan viser detaljer om forventede utgifter til et prosjekt. Bedrifter kan også utarbeide disse planene for andre områder i selskapet, avhengig av formålet. For å utvikle en kostnadsstyringsplan, vil selskapets ledergruppe identifisere aktiviteter som produserer kostnader, liste opp materialene som trengs for prosjektet, utvikle en tidslinje for prosjektet og oppgi beregningene som brukes for å måle kostnader og eventuelle resulterende avvik. Andre elementer kan være med på planen, avhengig av prosjektets størrelse og omfang.
Å identifisere kostnadsaktiviteter er nødvendig for å sikre at selskapet detaljerer alle områdene det forventer å medføre utgifter. På produksjonsstilprosjekter inkluderer disse kostnadene typisk materialer og arbeidskraft som er nødvendig for å produsere varene. Tjenestebaserte prosjekter vil imidlertid ha et annet fokus; selskapet må identifisere områder som kundeservice, levering, tilleggstjenester eller andre indirekte områder som vil gi kostnader til prosjektet.
Oppføringsmateriell er nødvendig for en kostnadsstyringsplan, da de fleste selskaper vil utarbeide budsjetter med denne informasjonen. Mange kostnadsbaserte prosjekter blir påtatt til bestemte tidspunkter i løpet av året. Bedrifter vil ha en budsjettramme for disse prosjektene og aksepterer typisk en eller flere som oppfyller kostnadsbegrensningene som er oppført på kostnadsstyringsplanen. Selskapet kan også justere planen for å fullføre flere prosjekter innenfor det oppgitte budsjettet.
Bedrifter vil også måtte detaljere hvordan de vil spore kostnader forbundet med planen deres. Dette kan inkludere sporing av kostnadene for materialer og arbeidskraft brukt på prosjektet ved å oppgi faktiske kostnader. Tilfeldige gjenstander kan kreve forskjellige målingsteknikker. For eksempel, hvis et selskap forventer å bruke arbeidere fra en egen avdeling på det nye prosjektet, kan det bruke en prosentandel for å beregne de tilsvarende kostnadene. Kostnadsstyringsplanen kan opplyse at 25 prosent av arbeidskraften fra IT-avdelingen vil gå mot det nye prosjektet.
Andre elementer som skal inkluderes i kostnadsstyringsplanen inkluderer en tidslinje og variansanalyse for planen. Tidslinjen hjelper deg med å unngå kostnadsoverskridelser og sikre at prosjekter forblir lønnsomme; i noen bransjer, for eksempel bygging, er tidslinjer nødvendig for å få betalt. Denne prosessen bidrar til å oppveie de tidlige kostnadene som påløper i prosjektstyringsplanen.
Variansmålinger er også nødvendig for å bestemme hvorfor en kostnadsstyringsplan kan ha en kostnadsoverskridelse. Bedrifter kan deretter sammenligne planen med faktiske utgifter og bestemme årsaken til eventuelle forskjeller mellom de to.