Hur utvecklar jag en kostnadshanteringsplan?
En kostnadshanteringsplan visar detaljerna om förväntade utgifter för ett projekt. Företag kan också utarbeta dessa planer för andra områden i sitt företag, beroende på dess syfte. För att utveckla en kostnadshanteringsplan kommer företagets ledningsgrupp att identifiera aktiviteter som producerar kostnader, lista upp materialet som behövs för projektet, utveckla en tidslinje för projektet och ange de mätvärden som används för att mäta kostnader och eventuella resulterande avvikelser. Andra artiklar kan vara med på planen, beroende på projektets storlek och omfattning.
Att identifiera kostnadsaktiviteter är nödvändigt för att säkerställa att företaget redogör för alla områden som det förväntar sig att få utgifter. På produktionsstilprojekt inkluderar dessa kostnader vanligtvis material och arbetskraft som krävs för att producera varan. Servicebaserade projekt kommer dock att ha ett annat fokus; Företaget måste identifiera områden som kundtjänst, leverans, tillhörande tjänster eller andra indirekta områden som kommer att lägga till kostnader för projektet.
Listmaterial är nödvändigt för en kostnadshanteringsplan eftersom de flesta företag kommer att utarbeta budgetar med denna information. Många kostnadsbaserade projekt genomförs vid specifika tidpunkter under året. Företag har en budgetgräns för dessa projekt och accepterar vanligtvis en eller flera som uppfyller de kostnadsbegränsningar som anges i kostnadshanteringsplanen. Företaget kan också justera planen för att slutföra fler projekt inom den angivna budgeten.
Företag måste också specificera hur de kommer att spåra kostnader i samband med deras plan. Detta kan inkludera att spåra kostnaderna för material och arbetskraft som används i projektet genom att ange faktiska kostnader. Oavsiktliga artiklar kan kräva olika mätmetoder. Till exempel, om ett företag förväntar sig att använda arbetare från en separat avdelning i det nya projektet, kan det använda en procentsats för att beräkna motsvarande kostnad. I kostnadshanteringsplanen kan 25 procent av arbetskraften från IT-avdelningen ange det nya projektet.
Andra poster som ska inkluderas i kostnadshanteringsplanen inkluderar en tidslinje och variansanalys för planen. Tidslinjen hjälper till att undvika kostnadsöverskridanden och se till att projekt förblir lönsamma. i vissa branscher, till exempel byggande, är tidslinjer nödvändiga för att få betalt. Denna process hjälper till att kompensera de tidiga kostnaderna som uppkommer i projektledningsplanen.
Variansmätningar är också nödvändiga för att avgöra varför en kostnadshanteringsplan kan ha en kostnadsöverskridande. Företag kan sedan jämföra planen med faktiska utgifter och bestämma orsaken till eventuella skillnader mellan de två.