Comment développer un plan de gestion des coûts?
Un plan de gestion des coûts énumère les détails des dépenses prévues pour un projet. Les entreprises peuvent également préparer ces plans pour d’autres domaines de leur entreprise, en fonction de leur objectif. Pour élaborer un plan de gestion des coûts, l’équipe de gestion de la société identifiera les activités générant des coûts, dressera la liste du matériel nécessaire au projet, élaborera un calendrier pour le projet et exposera les paramètres utilisés pour mesurer les coûts et les écarts éventuels. D'autres éléments peuvent être sur le plan, en fonction de la taille et de la portée du projet.
L'identification des activités de coûts est nécessaire pour que l'entreprise détaille tous les domaines dans lesquels elle prévoit d'engager des dépenses. Sur les projets de type production, ces coûts incluent généralement les matériaux et la main-d'œuvre nécessaires à la production du produit. Les projets basés sur les services auront cependant un objectif différent; l'entreprise doit identifier des domaines tels que le service client, la livraison, les services auxiliaires ou d'autres domaines indirects qui ajouteront des coûts au projet.
La liste des matériaux est nécessaire pour un plan de gestion des coûts car la plupart des entreprises prépareront des budgets avec ces informations. De nombreux projets basés sur les coûts sont entrepris à des moments spécifiques au cours de l'année. Les entreprises auront un budget limité pour ces projets et en accepteront généralement un ou plusieurs qui respectent les contraintes de coûts énumérées dans le plan de gestion des coûts. La société peut également ajuster le plan afin de mener à bien davantage de projets dans les limites du budget indiqué.
Les entreprises devront également préciser comment elles vont suivre les coûts associés à leur plan. Cela peut inclure le suivi du coût des matériaux et de la main-d'œuvre utilisée dans le projet en indiquant les coûts réels. Les articles accessoires peuvent nécessiter différentes techniques de mesure. Par exemple, si une entreprise s'attend à utiliser des ouvriers d'un département distinct pour le nouveau projet, elle peut utiliser un pourcentage pour calculer le coût correspondant. Le plan de gestion des coûts peut indiquer que 25% de la main-d'œuvre du service informatique ira à l'encontre du nouveau projet.
Les autres éléments à inclure dans le plan de gestion des coûts comprennent un calendrier et une analyse des écarts pour le plan. Le calendrier permet d'éviter les dépassements de coûts et de garantir la rentabilité des projets; dans certaines industries, telles que la construction, des délais sont nécessaires pour être payé. Ce processus permet de compenser les coûts initiaux engagés dans le plan de gestion de projet.
Des mesures de la variance sont également nécessaires pour déterminer pourquoi un plan de gestion des coûts peut entraîner un dépassement des coûts. Les entreprises peuvent ensuite comparer le plan aux dépenses réelles et déterminer la raison de toute différence entre les deux.