Como desenvolvo um plano de gerenciamento de custos?

Um plano de gerenciamento de custos lista os detalhes das despesas esperadas para um projeto. As empresas também podem preparar esses planos para outras áreas da empresa, dependendo de sua finalidade. Para desenvolver um plano de gerenciamento de custos, a equipe de gerenciamento da empresa identificará atividades que produzem custos, listará os materiais necessários para o projeto, desenvolverá um cronograma para o projeto e indicará as métricas usadas para medir custos e quaisquer variações resultantes. Outros itens podem estar no plano, dependendo do tamanho e do escopo do projeto.

É necessário identificar as atividades de custo para garantir que a empresa detalhe todas as áreas que espera incorrer em despesas. Em projetos de estilo de produção, esses custos geralmente incluem os materiais e a mão-de-obra necessários para produzir o bem. Projetos baseados em serviços terão um foco diferente, no entanto; a empresa deve identificar áreas como atendimento ao cliente, entrega, serviços auxiliares ou outras áreas indiretas que adicionarão custos ao projeto.

A listagem de materiais é necessária para um plano de gerenciamento de custos, pois a maioria das empresas prepara orçamentos com essas informações. Muitos projetos baseados em custos são realizados em horários específicos durante o ano. As empresas terão um limite de orçamento para esses projetos e geralmente aceitam uma ou várias que atendem às restrições de custo listadas no plano de gerenciamento de custos. A empresa também pode ajustar o plano para concluir mais projetos dentro do orçamento estabelecido.

As empresas também precisarão detalhar como eles acompanharão os custos associados ao seu plano. Isso pode incluir o rastreamento do custo de materiais e mão de obra usada no projeto, informando os custos reais. Itens incidentais podem exigir diferentes técnicas de medição. Por exemplo, se uma empresa espera usar trabalhadores de um departamento separado no novo projeto, pode usar uma porcentagem para calcular o custo correspondente. O plano de gerenciamento de custos pode indicar que 25% da mão-de-obra do departamento de TI vai contra o novo projeto.

Outros itens a serem incluídos no plano de gerenciamento de custos incluem uma linha do tempo e uma análise de variação para o plano. A linha do tempo ajuda a evitar excedentes de custos e garante que os projetos continuem lucrativos; em alguns setores, como na construção, são necessários prazos para serem pagos. Esse processo ajuda a compensar os custos iniciais incorridos no plano de gerenciamento do projeto.

As medições de variação também são necessárias para determinar por que um plano de gerenciamento de custos pode ter um excedente de custos. As empresas podem então comparar o plano com as despesas reais e determinar o motivo de quaisquer diferenças entre os dois.