Hoe ontwikkel ik een kostenbeheersplan?

Een kostenbeheersplan bevat de details van de verwachte uitgaven voor een project. Bedrijven kunnen deze plannen ook voor andere gebieden in hun bedrijf voorbereiden, afhankelijk van het doel. Om een ​​kostenbeheersplan te ontwikkelen, zal het managementteam van het bedrijf activiteiten identificeren die kosten opleveren, een lijst maken van de benodigde materialen voor het project, een tijdlijn voor het project ontwikkelen en de metrieken gebruiken die worden gebruikt om de kosten en eventuele resulterende afwijkingen te meten. Andere items kunnen op het plan staan, afhankelijk van de grootte en de reikwijdte van het project.

Het identificeren van kostenactiviteiten is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat het bedrijf alle gebieden detailleert die het verwacht uitgaven te doen. Bij projecten in productiestijl omvatten deze kosten doorgaans de materialen en arbeid die nodig zijn om het goed te produceren. Servicegebaseerde projecten zullen echter een andere focus hebben; het bedrijf moet gebieden identificeren zoals klantenservice, levering, ondersteunende diensten of andere indirecte gebieden die kosten aan het project zullen toevoegen.

Vermelding van materialen is noodzakelijk voor een kostenbeheersplan, aangezien de meeste bedrijven met deze informatie budgetten opstellen. Veel op kosten gebaseerde projecten worden op specifieke tijdstippen gedurende het jaar aangenomen. Bedrijven hebben een budgetlimiet voor deze projecten en accepteren doorgaans een of meerdere die voldoen aan de kostenbeperkingen die staan ​​vermeld in het kostenbeheersplan. Het bedrijf kan het plan ook aanpassen om meer projecten binnen het opgegeven budget te voltooien.

Bedrijven moeten ook aangeven hoe ze de kosten van hun plan bijhouden. Dit kan het volgen van de kosten van materialen en arbeid die in het project worden gebruikt, omvatten door de werkelijke kosten te vermelden. Incidentele items kunnen verschillende meettechnieken vereisen. Als een bedrijf bijvoorbeeld werknemers van een aparte afdeling voor het nieuwe project verwacht te gebruiken, kan het een percentage gebruiken om de bijbehorende kosten te berekenen. Volgens het kostenbeheersplan zal 25 procent van de arbeid van de IT-afdeling tegen het nieuwe project ingaan.

Andere items die in het kostenbeheersplan moeten worden opgenomen, zijn een tijdlijn en variantieanalyse voor het plan. De tijdlijn helpt kostenoverschrijdingen te voorkomen en ervoor te zorgen dat projecten winstgevend blijven; in sommige industrieën, zoals de bouw, zijn tijdlijnen nodig om betaald te krijgen. Dit proces helpt de vroege kosten in het projectmanagementplan te compenseren.

Variantiemetingen zijn ook noodzakelijk om te bepalen waarom een ​​kostenbeheersplan een kostenoverschrijding kan hebben. Bedrijven kunnen het plan vervolgens vergelijken met de werkelijke uitgaven en de reden voor eventuele verschillen tussen de twee bepalen.