Jak vytvořím plán řízení nákladů?

Plán řízení nákladů uvádí podrobnosti o očekávaných výdajích na projekt. Společnosti mohou tyto plány připravit i pro další oblasti ve své společnosti, v závislosti na jejich účelu. Pro vypracování plánu řízení nákladů bude řídící tým společnosti identifikovat činnosti, které produkují náklady, vypsat materiály potřebné pro projekt, rozvrhnout časový plán projektu a uvést metriky použité k měření nákladů a případné výsledné odchylky. Další položky mohou být v plánu, v závislosti na velikosti a rozsahu projektu.

Identifikace nákladových činností je nezbytná, aby společnost zajistila podrobné informace o všech oblastech, u nichž očekává, že jim vzniknou výdaje. U projektů ve stylu výroby tyto náklady obvykle zahrnují materiál a práci potřebnou k produkci zboží. Projekty založené na službách však budou mít jiné zaměření; společnost musí určit oblasti, jako jsou zákaznický servis, dodávky, pomocné služby nebo jiné nepřímé oblasti, které zvýší náklady projektu.

Pro plán řízení nákladů jsou nezbytné materiály, protože většina společností připraví rozpočty s těmito informacemi. Mnoho projektů založených na nákladech se přijímá v konkrétních obdobích roku. Společnosti budou mít na tyto projekty rozpočtový limit a obvykle akceptují jeden nebo několik, které splňují omezení nákladů uvedená v plánu řízení nákladů. Společnost může také plán upravit tak, aby dokončil více projektů v rámci uvedeného rozpočtu.

Společnosti budou také muset podrobně vysvětlit, jak budou sledovat náklady spojené s jejich plánem. To může zahrnovat sledování nákladů na materiál a práci používanou v projektu uvedením skutečných nákladů. Náhodné položky mohou vyžadovat různé techniky měření. Pokud například společnost očekává, že na novém projektu budou využívat pracovníky z odděleného oddělení, může pro výpočet odpovídajících nákladů použít procento. Plán řízení nákladů může uvést, že 25 procent práce z oddělení IT půjde proti novému projektu.

Mezi další položky, které mají být zahrnuty do plánu řízení nákladů, patří časová osa a analýza rozptylu pro plán. Časový plán pomáhá vyhnout se překročení nákladů a zajišťuje, aby projekty zůstaly ziskové; v některých odvětvích, jako je stavebnictví, jsou časové harmonogramy nezbytné k tomu, aby byly zaplaceny. Tento proces pomáhá kompenzovat časné náklady vzniklé v plánu řízení projektu.

Měření odchylek je rovněž nezbytné k určení, proč může plán řízení nákladů překročit náklady. Společnosti pak mohou plán porovnat se skutečnými výdaji a určit důvod jakýchkoli rozdílů mezi nimi.