Come sviluppo un piano di gestione dei costi?
Un piano di gestione dei costi elenca i dettagli delle spese previste per un progetto. Le aziende possono preparare questi piani anche per altre aree della propria azienda, a seconda del suo scopo. Per sviluppare un piano di gestione dei costi, il team di gestione dell'azienda identificherà le attività che producono costi, elencherà i materiali necessari per il progetto, svilupperà una sequenza temporale per il progetto e indicherà le metriche utilizzate per misurare i costi e le eventuali variazioni risultanti. Altri elementi potrebbero essere sul piano, a seconda delle dimensioni e dell'ambito del progetto.
L'identificazione delle attività di costo è necessaria per garantire all'azienda i dettagli di tutte le aree che prevede di sostenere spese. Nei progetti di tipo produttivo, questi costi includono tipicamente i materiali e la manodopera necessari per produrre il bene. I progetti basati sui servizi avranno tuttavia un focus diverso; l'azienda deve identificare aree come il servizio clienti, la consegna, i servizi ausiliari o altre aree indirette che aggiungeranno costi al progetto.
È necessario elencare materiali per un piano di gestione dei costi poiché la maggior parte delle aziende preparerà budget con queste informazioni. Molti progetti basati sui costi vengono svolti in momenti specifici durante l'anno. Le aziende avranno un limite di budget per questi progetti e in genere accettano uno o più che soddisfano le restrizioni di costo elencate nel piano di gestione dei costi. La società può anche adattare il piano al fine di completare più progetti nel budget indicato.
Le aziende dovranno inoltre descrivere in dettaglio come seguiranno i costi associati al loro piano. Ciò può includere il monitoraggio del costo dei materiali e della manodopera utilizzati nel progetto indicando i costi effettivi. Gli articoli accidentali possono richiedere tecniche di misurazione diverse. Ad esempio, se una società prevede di utilizzare lavoratori di un reparto separato nel nuovo progetto, può utilizzare una percentuale per calcolare il costo corrispondente. Il piano di gestione dei costi potrebbe indicare che il 25% della manodopera del dipartimento IT andrà contro il nuovo progetto.
Altri elementi da includere nel piano di gestione dei costi includono una sequenza temporale e un'analisi della varianza per il piano. La tempistica aiuta a evitare il superamento dei costi e garantisce che i progetti rimangano redditizi; in alcuni settori, come l'edilizia, sono necessarie tempistiche per essere pagati. Questo processo aiuta a compensare i costi iniziali sostenuti nel piano di gestione del progetto.
Le misurazioni della varianza sono anche necessarie per determinare il motivo per cui un piano di gestione dei costi può avere un superamento dei costi. Le aziende possono quindi confrontare il piano con le spese effettive e determinare il motivo di eventuali differenze tra i due.