¿Cómo desarrollo un presupuesto maestro?

Los presupuestos maestros son presupuestos de toda la empresa que abarcan todos los aspectos de la operación comercial, asignando cantidades específicas de recursos a cada departamento o entidad dentro de la estructura de la empresa. La creación de un presupuesto maestro se puede gestionar de varias maneras diferentes, dependiendo de la cultura de la empresa. En algunos casos, el presupuesto se prepara con un aporte mínimo de empleados fuera de la división financiera, mientras que en otras ocasiones cada gerente de departamento es responsable de preparar y presentar un presupuesto que se revisa y finalmente se incluye en el presupuesto maestro. Incluso hay modelos que permiten que una combinación de empleados asalariados y por hora participe en el proceso presupuestario, un enfoque que puede tener el beneficio de hacer que todos se sientan más involucrados en el éxito continuo de la empresa.

Uno de los modelos más comunes para desarrollar un presupuesto maestro implica la creación de un equipo o comité central que pueda identificar los objetivos de la empresa para el próximo período presupuestario. Por lo general, este comité involucrará al oficial financiero corporativo y otros miembros clave del equipo ejecutivo, junto con gerentes clave dentro de la organización de la compañía. La idea es utilizar datos históricos junto con proyecciones de ingresos durante el próximo período presupuestario para desarrollar una idea informada de cuántos ingresos es probable que genere la empresa. A partir de ahí, el comité puede asignar fondos a cada departamento, requiriendo que los jefes de departamento revisen las asignaciones y luego establezcan presupuestos operativos para sus áreas de responsabilidad. Esos presupuestos departamentales se revisan y, si los funcionarios financieros de la compañía lo consideran aceptable, se incluyen dentro del presupuesto corporativo o maestro.

Un segundo enfoque a veces se conoce como el método de arriba hacia abajo. Con este enfoque del presupuesto maestro, solo los miembros clave del equipo ejecutivo participan activamente en la preparación del presupuesto corporativo y la asignación de fondos a cada uno de los departamentos dentro de la estructura organizacional. Esos mismos miembros del equipo ejecutivo también supervisan los planes de presupuesto para cada departamento, determinando efectivamente cómo se gastarán esos fondos en cada área de la operación e informando a los gerentes cómo llevarán a cabo sus departamentos para mantenerse dentro del presupuesto.

Un modelo para desarrollar un presupuesto maestro que a menudo es útil en empresas más pequeñas se conoce como el enfoque de base. En este escenario, la identificación de partidas presupuestarias y la asignación a esas partidas se determina involucrando a los empleados en todos los niveles de la operación. La idea es recopilar aportes e ideas de los empleados por hora, supervisores, gerentes y ejecutivos para crear un presupuesto que sea viable y que refleje las preocupaciones y objetivos de la gama más amplia posible de personas asociadas con la operación. Este nivel de participación, si bien es difícil de administrar, puede hacer que los empleados se sientan más parte de la operación, un factor que a menudo puede inspirar un mayor impulso para ser productivos, evitar el desperdicio de recursos y, en general, estar más conscientes de lo que se puede hacer. para ayudar a mantener la empresa dentro de ese presupuesto maestro final.