Jak opracować budżet główny?
Budżety główne to budżety obejmujące całą korporację, które obejmują każdy aspekt operacji biznesowej, alokując określone ilości zasobów do każdego działu lub jednostki w strukturze firmy. Utworzeniem budżetu głównego można zarządzać na kilka różnych sposobów, w zależności od kultury firmy. W niektórych przypadkach budżet jest przygotowywany przy minimalnym wkładzie pracowników spoza działu finansowego, podczas gdy w innych przypadkach każdy kierownik działu jest odpowiedzialny za przygotowanie i przesłanie budżetu, który jest sprawdzany i ewentualnie włączony do budżetu głównego. Istnieją nawet modele, które pozwalają kombinacji pracowników najemnych i pracowników na godzinę uczestniczyć w procesie budżetowym, co może przynieść korzyść, sprawiając, że wszyscy poczują się bardziej zainwestowani w ciągły sukces firmy.
Jednym z bardziej powszechnych modeli opracowywania budżetu głównego jest utworzenie centralnego zespołu lub komitetu, który może zidentyfikować cele firmy na nadchodzący okres budżetowy. Zazwyczaj w tym komitecie będą uczestniczyć korporacyjny dyrektor finansowy i inni kluczowi członkowie zespołu wykonawczego, a także kluczowi menedżerowie w organizacji firmy. Chodzi o wykorzystanie danych historycznych wraz z prognozami dochodów w nadchodzącym okresie budżetowym, aby opracować świadomy pomysł na temat tego, ile przychodów firma może wygenerować. Stamtąd komitet może przydzielić fundusze każdemu departamentowi, wymagając od szefów departamentów przeglądu alokacji, a następnie ustalenia budżetów operacyjnych dla ich obszarów odpowiedzialności. Te budżety działów są sprawdzane i, jeśli zostaną zaakceptowane przez dyrektorów finansowych firmy, są uwzględnione w budżecie korporacyjnym lub głównym.
Drugie podejście jest czasem znane jako metoda odgórna. Dzięki takiemu podejściu do budżetu głównego tylko kluczowi członkowie zespołu wykonawczego biorą czynny udział w przygotowywaniu budżetu korporacyjnego i alokacji środków do każdego z działów w strukturze organizacyjnej. Ci sami członkowie zespołu wykonawczego nadzorują również plany budżetowe dla każdego działu, skutecznie określając, w jaki sposób fundusze te zostaną wydane w każdym obszarze operacji i informują menedżerów, w jaki sposób zajmą się prowadzeniem swoich działów w celu utrzymania się w budżecie.
Jeden model opracowania budżetu głównego, który jest często pomocny w mniejszych firmach, znany jest jako podejście oddolne. W tym scenariuszu identyfikacja pozycji w budżecie i alokacja do tych pozycji jest ustalana poprzez zaangażowanie pracowników na każdym poziomie operacji. Chodzi o zebranie wkładu i pomysłów od cogodzinnych pracowników, przełożonych, menedżerów i kadry kierowniczej, aby stworzyć budżet, który jest zarówno wykonalny, jak i odzwierciedla obawy i cele jak najszerszego grona osób związanych z operacją. Ten poziom zaangażowania, choć trudny do zarządzania, może sprawić, że pracownicy poczują się bardziej częścią operacji, co często może zainspirować większy wysiłek do produktywności, uniknąć marnowania zasobów i ogólnie być bardziej świadomym tego, co można zrobić aby pomóc firmie utrzymać ten ostateczny budżet główny.