Hoe ontwikkel ik een masterbudget?
Hoofdbudgetten zijn bedrijfsbrede budgetten die elk aspect van de bedrijfsvoering omvatten, waarbij specifieke hoeveelheden middelen worden toegewezen aan elke afdeling of entiteit binnen de bedrijfsstructuur. Het opstellen van een masterbudget kan op verschillende manieren worden beheerd, afhankelijk van de cultuur van het bedrijf. In sommige gevallen wordt het budget opgesteld met minimale input van medewerkers buiten de financiële afdeling, terwijl op andere momenten elke afdelingsmanager verantwoordelijk is voor het opstellen en indienen van een budget dat wordt herzien en uiteindelijk wordt opgenomen in het hoofdbudget. Er zijn zelfs modellen waarmee een combinatie van werknemers en werknemers per uur kan deelnemen aan het budgetproces, een aanpak die het voordeel kan hebben dat iedereen zich meer geïnvesteerd voelt in het voortdurende succes van het bedrijf.
Een van de meest voorkomende modellen voor het ontwikkelen van een masterbudget betreft de oprichting van een centraal team of comité dat de doelstellingen van het bedrijf voor de komende begrotingsperiode kan identificeren. Meestal zal dit comité de financieel directeur van de onderneming en andere belangrijke leden van het executive team betrekken, samen met belangrijke managers binnen de bedrijfsorganisatie. Het idee is om historische gegevens te gebruiken in combinatie met projecties van inkomsten tijdens de komende budgetperiode om een geïnformeerd idee te ontwikkelen van de inkomsten die het bedrijf waarschijnlijk zal genereren. Van daaruit kan de commissie fondsen toewijzen aan elke afdeling, waarbij afdelingshoofden de toewijzingen moeten herzien en vervolgens operationele begrotingen voor hun verantwoordelijkheidsgebieden moeten opstellen. Deze afdelingsbudgetten worden beoordeeld en, indien aanvaardbaar bevonden door de financiële functionarissen van het bedrijf, opgenomen in het bedrijfs- of masterbudget.
Een tweede benadering wordt soms de top-downmethode genoemd. Met deze benadering van het masterbudget nemen alleen de belangrijkste leden van het executive team actief deel aan de voorbereiding van het bedrijfsbudget en de toewijzing van middelen aan elk van de afdelingen binnen de organisatiestructuur. Diezelfde uitvoerende teamleden houden ook toezicht op de budgetteringsplannen voor elke afdeling, bepalen effectief hoe die fondsen zullen worden besteed in elk gebied van de operatie en informeren managers hoe ze hun afdelingen gaan leiden om binnen het budget te blijven.
Een model voor het ontwikkelen van een masterbudget dat vaak nuttig is in kleinere bedrijven, staat bekend als de grassroots-aanpak. In dit scenario wordt de identificatie van budgetregelitems en de toewijzing aan die regelitems bepaald door medewerkers op elk niveau van de operatie te betrekken. Het idee is om input en ideeën te verzamelen van werknemers, supervisors, managers en leidinggevenden per uur om een budget te creëren dat zowel werkbaar is als de zorgen en doelen van een zo breed mogelijke groep mensen die bij de operatie horen, weerspiegelt. Deze mate van betrokkenheid, hoewel moeilijk te beheren, kan ertoe leiden dat werknemers zich meer onderdeel van de operatie voelen, een factor die vaak kan leiden tot een grotere drive om productief te zijn, verspilling van middelen te voorkomen en in het algemeen meer bewust te zijn van wat er kan worden gedaan om het bedrijf binnen dat laatste masterbudget te houden.