Como desenvolvo um orçamento mestre?
Orçamentos principais são orçamentos corporativos que abrangem todos os aspectos da operação comercial, alocando quantidades especificadas de recursos a cada departamento ou entidade dentro da estrutura da empresa. A criação de um orçamento mestre pode ser gerenciada de várias maneiras diferentes, dependendo da cultura da empresa. Em alguns casos, o orçamento é preparado com o mínimo de contribuição de funcionários de fora da divisão financeira, enquanto outras vezes cada gerente de departamento é responsável por preparar e enviar um orçamento que é revisado e eventualmente incluído no orçamento principal. Existem até modelos que permitem que uma combinação de funcionários assalariados e horistas participe do processo orçamentário, uma abordagem que pode ter o benefício de fazer com que todos se sintam mais investidos no sucesso contínuo da empresa.
Um dos modelos mais comuns para o desenvolvimento de um orçamento mestre envolve a criação de uma equipe ou comitê central que possa identificar as metas da empresa para o próximo período orçamentário. Normalmente, esse comitê envolverá o diretor financeiro corporativo e outros membros-chave da equipe executiva, juntamente com os principais gerentes da organização da empresa. A idéia é usar dados históricos juntamente com projeções de receita durante o próximo período orçamentário para desenvolver uma ideia informada de quanto receita a empresa provavelmente irá gerar. A partir daí, o comitê pode alocar fundos para cada departamento, exigindo que os chefes de departamento analisem as alocações e depois estabeleçam orçamentos operacionais para suas áreas de responsabilidade. Esses orçamentos departamentais são revisados e, se considerados aceitáveis pelos diretores financeiros da empresa, são incluídos no orçamento corporativo ou mestre.
Uma segunda abordagem é conhecida como método de cima para baixo. Com essa abordagem do orçamento mestre, apenas os principais membros da equipe executiva participam ativamente da preparação do orçamento corporativo e da alocação de fundos para cada um dos departamentos da estrutura organizacional. Esses mesmos membros da equipe executiva também supervisionam os planos de orçamento para cada departamento, determinando efetivamente como esses fundos serão gastos em cada área da operação e informando os gerentes como eles irão conduzir seus departamentos para permanecer dentro do orçamento.
Um modelo para o desenvolvimento de um orçamento mestre que geralmente é útil em empresas menores é conhecido como abordagem de base. Nesse cenário, a identificação dos itens de linha do orçamento e a alocação para esses itens de linha são determinadas pelo envolvimento de funcionários em todos os níveis da operação. A idéia é coletar informações e idéias de funcionários, supervisores, gerentes e executivos de hora em hora para criar um orçamento que seja viável e reflita as preocupações e os objetivos do maior número possível de pessoas associadas à operação. Esse nível de envolvimento, embora difícil de gerenciar, pode fazer com que os funcionários se sintam mais parte da operação, um fator que muitas vezes pode inspirar uma maior motivação para ser produtivo, evitar o desperdício de recursos e, em geral, estar mais ciente do que pode ser feito para ajudar a manter a empresa dentro desse orçamento mestre final.